Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что нужно знать бухгалтеру?

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы по общему правилу должны быть оформлены в электронном виде (Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Важно! Новшество касается не только транспортных компаний. Если организация отправляет или получает товар и при этом заключает договор на перевозку с транспортной компанией и экспедитором, ей тоже придётся участвовать в электронном документообороте. Разберёмся, как работает новая система и что теперь потребуется контролировать бухгалтеру.

Что такое ЭПД и ЭТрН?

Зачастую пользователи не понимают разницы между понятиями ЭПД и ЭТрН, считая, что это одно и тоже. Но это не сосем так.

ЭПД — это общий термин для всех электронных перевозочных документов.

ЭТрН — это электронная транспортная накладная, используемая в автоперевозках. Это один конкретный вид документа в рамках ЭПД. Она подтверждает факт заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом. То есть ЭТрН — хоть и центральный, но не единственный документ в системе ЭПД.

Какие перевозочные документы стали электронными?

С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны быть оформлены:

• транспортные накладные (ЭТрН);
• заказ-заявки;
• железнодорожные накладные;
• авианакладные.

Если, помимо этого, заключен договор с экспедитором, то дополнительно в электронном виде оформляются:

• экспедиторские расписки;
• складские расписки;
• поручения экспедитору.

Напомним, что ранее компании могли пользоваться электронными перевозочными документами добровольно, а теперь бумажная форма сохраняется только в установленных случаях (перечислим их ниже).

Обратите внимание: электронный документ — это не скан бумажной накладной. Он создаётся в утверждённом формате, подписывается электронной подписью и передаётся в государственную систему через уполномоченного оператора.

Кого касается переход на ЭПД?

Главное заблуждение — считать, что переходить должны только перевозчики. В системе электронного документооборота задействованы несколько участников:

• грузоотправитель;
• лицо, осуществляющее погрузку;
• перевозчик;
• экспедитор;
• грузополучатель.

Поэтому торговая компания может не иметь ни одного грузового автомобиля, но всё равно будет обязана работать с ЭПД.

Когда нужно оформить ЭТрН?

Нововведение касается всех, у кого заключен договор на перевозку. Дополнительно может быть заключен договор с экспедитором. Если такого договора нет и в перевозке не принимает участия привлеченный перевозчик, транспортная накладная не оформляется (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). При этом название договора не является решающим: проверять нужно фактические обязанности сторон.

Ниже приведем некоторые ситуации, когда обойтись без ЭТрН не получится, а когда можно её не оформлять.

Есть ли отсрочка перехода на ЭПД?

Как такового переходного периода не предусмотрено. При этом все же есть некоторые послабления. Минтранс объявил нештрафуемый период до 1 марта 2027 года. Так, при остановке транспорта инспектор ГИБДД не будет выписывать штраф, а выдаст устное замечание, если участник перевозки предъявит бумажный документ вместо электронного. Но поскольку сама обязанность уже действует с 1 сентября 2026 года, этот срок лучше использовать для исправления технических ошибок и отладки процессов, а не воспринимать как отсрочку перехода.

Когда можно оформить перевозочные документы на бумаге?

Исключения перечислены в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Бумажная транспортная накладная, заказ-заявка оформляются:

• при перевозках военных грузов, в которых грузополучателем или грузоотправителем является Министерство обороны РФ;
• если грузоотправителем или грузополучателем является определённая категория иностранных юридических лиц;
• при перевозке для личных и семейных нужд физического лица;
• при техническом сбое в государственной информационной системе (ГИС ЭПД);
• при отсутствии доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах, где не оказываются услуги передачи данных;
• если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• при перевозке драгоценных металлов и камней.

В приказе есть и другие специальные случаи, для которых установлено обязательное применение бумажных документов. Поэтому основание для бумажной формы лучше проверять применительно к конкретной перевозке.

Важно! Неоплаченный доступ к интернету, неисправный компьютер или отсутствие ответственного сотрудника сами по себе не означают, что организация вправе перейти на бумагу. Необходимо зафиксировать причину технической невозможности и сохранить подтверждающие документы.

Принцип работы c ЭПД

Все электронные перевозочные документы от участников грузоперевозки поступают в ГИС ЭПД — государственную информационную систему, оператором которой является Минтранс России. Участникам отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД и напрямую передавать туда файлы не нужно.

Обмен происходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД. Проще говоря, участники процесса формируют и подписывают документы в привычной учётной программе или сервисе оператора, а тот проверяет формат и направляет сведения в государственную систему.

Не все операторы ЭДО поддерживают транспортный документооборот. Перед подключением проверьте, включён ли он в реестр операторов ИС ЭПД (со списком можно также ознакомиться на сайте Минтранса). Участники вправе выбрать разных операторов: документы передаются между ними в роуминге.

Как формируется ЭТрН?

ЭТрН не появляется одним готовым файлом в конце поездки. Каждый участник последовательно добавляет и подписывает свою часть сведений. Такие файлы обмена на практике называют титулами.

Обычная перевозка проходит четыре основных этапа:

1. Грузоотправитель создаёт сведения об участниках, грузе, сопроводительных документах, водителе и транспортном средстве.
2. Перевозчик подтверждает, что принял груз и фиксирует его состояние на момент погрузки. После оформления сведений водителю становится доступен QR-код для проверки в пути.
3. Грузополучатель отражает результат приёмки: количество, состояние груза, замечания, частичный или полный отказ.
4. Перевозчик подтверждает выдачу груза и закрывает документооборот.

Это четыре обязательных титула.

Если по пути меняется автомобиль, водитель или адрес доставки, формируют отдельные сведения об изменении. Первоначальные данные задним числом не переписывают. Стоимостные файлы используются, когда стороны хотят включить в ЭТрН данные о цене транспортной услуги и её согласовании.

Таким образом, при изменении условий поставки участники оформляют дополнительные (опциональные) титулы:

1. Грузоперевозчик фиксирует изменение стоимости перевозки.

2. Грузоотправитель подтверждает изменение стоимости перевозки либо оспаривает её.

3. Грузоперевозчик фиксирует изменение условий поставки (смену грузополучателя, адреса доставки), указывает сведения о частичной приемке или отказе от груза.

4. Грузоперевозчик фиксирует данные о замене водителя или транспорта.

Кто подписывает ЭПД и зачем нужна МЧД?

Руководитель организации или ИП подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью. Если от имени компании действует сотрудник, ему требуется личная электронная подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД) с подходящими полномочиями. Для отдельных действий законом и форматом могут быть предусмотрены «Госключ» или простая электронная подпись водителя.

Не стоит назначать бухгалтерию единственным подписантом. Бухгалтер не видит, в каком состоянии приехал груз, сколько мест приняли на складе и повреждена ли упаковка. Эти сведения должен подтверждать работник, который участвует в отгрузке или приёмке. Задача бухгалтера — проверить, завершён ли обмен и согласуются ли данные ЭПД с остальной первичкой.

Все стороны перевозки должны применять УКЭП (сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи).

Что учесть при работе с экспедитором?

Если помимо перевозки требуется сопровождение груза, охрана, страхование, упаковка и другие дополнительные услуги, заключается договор транспортной экспедиции.

По договору с экспедитором кроме ЭТрН могут понадобиться поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. С 1 сентября 2026 года их по общему правилу тоже оформляют электронно.

Поручение фиксирует задание клиента. Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор получил груз, а складская — что груз принят на хранение. ЭТрН не заменяет эти документы: она относится к договору перевозки между грузоотправителем и перевозчиком.

Роль экспедитора зависит от условий договора. Если он не принимает груз во владение, а занимается только поиском перевозчика и координацией доставки, он не имеет права подписывать экспедиторскую расписку. Если же экспедитор принимает груз во владение, значит, он сможет подписать экспедиторскую расписку и принять участие в оформлении ЭТрН.

Заменяет ли ЭТрН акт, счёт-фактуру или УПД?

Эти документы подтверждают разные факты, имеют разные цели и правовую природу. ЭТрН является перевозочным документом. Его роль: зафиксировать процесс перемещения груза, сведения о перевозчике, грузополучателе, транспортном средстве и водителе.

Для признания в расходах по налоговому учету суммы доставки и применения вычета по НДС наличие оформленной ЭТрН недостаточно. Перед отражением операции сопоставьте ЭТрН, договор, документ на перевозку товара, акт, счёт-фактуру или УПД. Не забывайте об общих правилах включения сумм в расходы в налоговом учете: затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Что сделать организации после перехода на ЭПД

1. Составьте перечень всех перевозок: входящих, исходящих и внутренних. По каждой схеме определите договор, участников и их роль.

2. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД и проверьте интеграцию с учётной программой, роуминг и мобильное приложение для водителей.

3. Назначьте ответственных за отгрузку, перевозку, приёмку и контроль. Предусмотрите резервных сотрудников для ночных и выходных поставок.

4. Проверьте наличие квалифицированных подписей и оформите МЧД с нужными полномочиями.

5. Актуализируйте сведения о контрагентах, адресах, грузах, водителях и автомобилях в учётной системе.

6. Внесите в договоры условия об электронном обмене, сроках подписания, подтверждении стоимости, расхождениях и технических сбоях.

7. Проведите тестовые перевозки, включая приёмку с расхождениями, замену автомобиля и доставку в нерабочее время.

Что проверить бухгалтеру?

1. Есть ли ЭПД по операциям, для которых электронная форма обязательна.

2. Завершены ли все необходимые этапы документооборота.

3. Отражены ли недостача, повреждение, частичная приёмка или переадресовка.

4. Подтверждены ли полномочия сотрудников и действуют ли МЧД.

5. Совпадают ли контрагенты, даты и суммы в ЭТрН, договоре, УПД, акте и счёте-фактуре.

6. Есть ли законное основание и подтверждение, если документ оформлен на бумаге.

Подведём итоги

Переход на электронные перевозочные документы — не просто замена бумажной накладной электронным файлом. В оформлении участвуют склад, логист, водитель, грузополучатель и бухгалтерия. Если хотя бы один участник не готов, документ может остаться незавершённым.

Бухгалтеру важно начать с реальной схемы движения товара. Нужно понимать, кто нанимает перевозчика, кто передаёт и принимает груз, какие документы подтверждают стоимость и кто вправе их подписывать. После этого можно настраивать программу, выдавать полномочия и закреплять порядок в договорах.