Как начислить зарплату в 1С — правильная последовательность действий

Наверно, эта статья будет полезна в первую очередь тем, кто только начинается работать в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8», однако, я надеюсь, что и те, кто уже давно рассчитывает зарплату в 1С, смогут почерпнуть немного важной информации или проверить и обобщить уже имеющиеся знания. Итак, давайте разбираться, как всё-таки правильно начислить зарплату, чтобы в последствии не возникало проблем в расчетах с персоналом и формированием отчетности в фонды.

Итак, первым делом, после того, как мы приняли на работу всех, устроившихся в этом месяце, и уволили всех уволившихся, нам необходимо ввести информацию о неявках. К оплачиваемым неявкам в 1С относятся:

- отпуска (очередные, дополнительные, учебные, по уходу за ребенком и т.д.);

- больничные;

- командировки.

К числу неоплачиваемых неявок относятся:

- отсутствие по невыясненной причине;

- прогул;

- отпуск за свой счет.

Сначала несколько слов о документах, расположенных на закладке «Кадровый учет». Эти документы необходимо вводить в программу в том случае, если Вы распечатываете из 1С приказы на отпуск и командировку, для механизма расчета заработной платы они особой роли не играют и этот этап можно пропустить в случае недостатка времени.

А вот документы, расположенные на закладке «Расчет зарплаты», нужно вводить обязательно. Думаю, что в случае начисления отпускных, командировочных или больничных, вопросов, каким документом их отразить, возникать не должно, а вот на отпуске за свой счет мне бы хотелось остановиться поподробнее. Для регистрации такого вида отпуска, а также прогулов и отсутствия по невыясненной причине, предназначен документ «Невыходы».

Если вводить этот документ в случае отпуска за свой счет, то кроме всего прочего, при формировании индивидуальных сведений в ПФР стаж будет заполняться корректно и периоды отсутствия на работе будут выделяться и помечаться нужным кодом.

После того, как больничные, отпускные и командировочные рассчитаны, необходимо ввести информацию о работе в праздники и выходные, в случае если эти дни оплачиваются дополнительно. Для этих целей предназначен документ «Оплата праздничных и выходных», расположенный в первой колонке на закладке «Расчет зарплаты».

Теперь можно переходить к заполнению табеля учета рабочего времени, который позволяет обобщить и проверить введенную информацию. В некоторых ситуациях, можно отказаться от использования документа «Табель учета рабочего времени», программа 1С и при его отсутствии начислит зарплату, однако, я бы рекомендовала всё-таки потратить несколько минут на его формирование, чтобы избежать лишних ошибок.

В том случае, если в этом месяце появились новые исполнительные листы, то их необходимо внести в программу до расчета основных начислений. Для этого предназначен документ «Исполнительные листы», расположенный в левом нижнем углу закладки «Расчет зарплаты».

Затем можно переходить непосредственно к начислениям. Первым делом необходимо выполнить расчет разовых начислений, которые отражаются документом «Регистрация разовых начислений». Это желательно сделать перед тем, как вводить документ «Начисление зарплаты», потому что в этом документе осуществляется расчет районного коэффициента и НДФЛ, а значит, он должен быть введен позже всех остальных, чтобы расчет был верным и учел все начисления сотрудников. В том случае, если уже после окончательного расчета вносятся какие-то изменения в оплату разовых начислений или неявок, то необходимо выполнить перерасчет в документе «Начисление зарплаты».

Ну и затем уже можно создавать ведомости на выплату зарплаты, начислять страховые взносы и заполнять документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете», который в последствии будет выгружаться в «1С: Бухгалтерию предприятия» и формировать проводки.

Конечно, в статье приведен очень общий алгоритм, не учитывающий особенности отдельных организаций, в следующих материалах я постараюсь разобрать каждый из этапов начисления зарплаты в 1С более подробно и обратить Ваше внимание на самые распространенные ошибки пользователей.  

Автор статьи: Ольга Шулова