Как заменить ежегодный основной отпуск денежной компенсацией в 1С: ЗУП?

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией?

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Это же правило применяется при суммировании отпусков, переносе их на следующий год, а также в отношении дополнительных отпусков, положенных сотруднику.

Когда нельзя заменить отпуск денежной компенсацией?

Важно: основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней нельзя заменить денежной выплатой, за исключением компенсации, выплачиваемой при увольнении (ст. 127 ТК РФ, Конвенция МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках»).

Статьи 117, 126 ТК РФ устанавливают категории работников, которым отпуск нельзя заменять денежной компенсацией:

• беременным женщинам (нельзя заменять ни основной, ни дополнительный отпуск);

• работникам в возрасте до 18 лет (нельзя заменять ни основной, ни дополнительный отпуск);

• работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (нельзя заменять ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый за работу в таких условиях, в части минимальной продолжительности — 7 календарных дней).

Следует помнить, что указанный запрет не действует при выплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Порядок оформления и расчета

Как уже было отмечено ранее, компенсация выплачивается только по письменному заявлению работника. При этом замена отпуска на денежную компенсацию является правом, а не обязанностью работодателя.

Размер компенсации рассчитывается исходя из среднего заработка работника за каждый календарный день отпуска и не отличается от расчета компенсации при увольнении. Расчет среднего заработка производится в соответствии со статьей 139 ТК РФ. Порядок исчисления средней заработной платы установлен Положением, утв. Постановлением Правительства № 540 от 24.04.2025.

Компенсации за неиспользованный отпуск облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.

Пошаговый алгоритм в 1С: ЗУП

Условия примера:

Сотрудник Тестов Т.Т. имеет право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 дней в год, а также на дополнительный отпуск за интенсивный труд и ответственность продолжительностью 7 дней в год. Сотруднику предоставляется основной отпуск в количестве 28 дней (с 02.11.2026 по 30.11.2026). За остальные 7 дней выплачивается компенсация. Также выплачивается компенсация за 3 дня дополнительного отпуска.

Получить сведения о правах работника на отпуск можно в карточке сотрудника. Для этого нужно выбрать команду «Печать» — «Справка по отпускам сотрудника».

Внешний вид карточки представлен ниже.

Суммы компенсации за отпуск при продолжении трудовой деятельности рассчитываются в документе «Отпуск».

Документ «Отпуск» можно ввести в журнале «Кадры» — «Отпуска». Для того, чтобы начислить компенсацию за основной ежегодный отпуск, нужно на вкладке «Основной отпуск» поднять флаг «Компенсация отпуска» и указать количество дней для компенсации.

Если в вашем случае, как и в нашем примере, сотруднику предоставляется основной отпуск, нужно поставить галочку «Отпуск с… по…" и указать даты начала и окончания отпуска. Инструкция по расчету отпускных в программе 1С: ЗУП доступна по ссылке.

Если сотрудник не уходит в основной отпуск и требуется начислить только компенсацию, то галочку «Отпуск с… по…" устанавливать не нужно.

По условиям примера отпуск начинается в ноябре 2026 года, но выплата будет произведена в октябре, а именно 29 октября (поле «Планируемая дата выплаты»). Следовательно, в поле «Месяц» выбираем «Октябрь».

В нашем примере отпуск начинается в первых числах месяца до выплаты заработной платы за прошлый месяц. В такой ситуации можно установить галочку «Рассчитать зарплату за Октябрь 2026», чтобы в период расчета среднего заработка был включен месяц, предшествующий месяцу отпуска. О нюансах расчета и выплаты отпуска с первого числа в 1С: ЗУП читайте в отдельной публикации.

Если требуется начислить компенсацию за дополнительные отпуска, то на вкладке «Дополнительные отпуска» нужно установить флаг «Предоставить дополнительный отпуск». Это даст возможность добавлять строки в таблицу под флагом. Далее нужно добавить строку, выбрать вид дополнительного отпуска и в колонке «Дн. комп." указать количество дней для компенсации. Подробная инструкция по начислению дополнительного отпуска в программе 1С: ЗУП здесь.

Если за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, у сотрудника были начисления, составляющие базу среднего заработка, то система автоматически рассчитает среднедневной заработок и суммы компенсаций за отпуск.

Как рассчитать сумму отпускных, если в расчетном периоде нет среднего заработка, читайте в отдельной статье.

Увидеть суммы всех начислений можно на вкладке «Начислено (подробно)». Для отражения показателей, участвовавших в расчете отпускных сумм, нужно нажать кнопку «Подробно».

Видим, что в документе присутствуют следующие начисления: оклад за октябрь 2026 года, оплата основного отпуска, а также компенсации за основной и дополнительный отпуска. Для расчета был использован среднедневной заработок в размере 2 718,17.

Для выплаты начисленных сумм можно воспользоваться командой «Выплатить» вверху документа.