Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях с 2024 г. в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В прошлой публикации мы разбирали нюансы учета такой компенсации в 1С: ЗУП ред. 3.1. Сегодня же поговорим о начислении компенсации за использование личного автомобиля у тех организаций и ИП, кто зарплату считает в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
Подробно нормативное регулирование этого вопроса описано в прошлой публикации, кратко пробежимся по основным моментам.
Размер и порядок выплаты компенсации установите трудовым договором или отдельным соглашением. Кроме того, вам понадобятся копия свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие расходы на ГСМ (Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3−11/8304@).
НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03−04−06/94977).
Для налога на прибыль компенсацию и расходы на ГСМ можно учесть лишь в пределах лимита: 2 400 руб. в месяц за автомобиль с двигателем 2 000 куб. см и меньше, 3 000 руб. — с двигателем больше 2 000 куб. см (Письмо Минфина от 27.01.2023 N 03−03−06/1/6339).
Перейдем к рассмотрению практического примера в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
Условия примера
Сотрудник использует личный автомобиль для служебных целей в организации, занимающейся оптовой торговлей. В соответствии с технической документацией объем двигателя автомобиля равен 1.8 куб см. Фиксированный ежемесячный размер компенсации закреплён приказом руководителя в сумме 10 000 рублей, при условии, что сотрудник отработал месяц полностью. В этой сумме затрат учтены расходы на парковку, ГСМ, износ автомобиля. Для получения компенсации сотрудником были предоставлены: копия технического паспорта ТС, свидетельство о регистрации ТС, кассовые чеки, путевые листы. В апреле сотрудник находился в отпуске 7 дней.
Шаг 1 — Начисление компенсации ручной операцией
Компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда. Мы отразим их по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
К сожалению, в 1С: Бухгалтерии предприятия не предусмотрено специального документа, поэтому воспользуемся ручной операцией.
Для этого перейдем в раздел «Операции», выберем пункт «Операции, введенные вручную».
Создадим новый документ «Операция».
Поскольку организация занимается торговлей, отнесем затраты на счет 44.
Для корректного отражения расходов создадим две новые статьи затрат: «Компенсация за использование личного автомобиля» в пределах и сверх нормы.
Обратите внимание на настройки статей затрат! Компенсация в пределах норм отнесена к прочим расходам, она будет учитываться при исчислении налога на прибыль.
Вид расхода для компенсации сверх нормы определен как «Не учитываемые в целях налогообложения». Это значит, что расходы, отнесенные на данную статью затрат, не будут уменьшать базу для расчета налога на прибыль.
Руководствуясь нормами, установленными законодательством, мы указали сумму для компенсации в пределах и сверх норм — 2 400 и 7 600 соответственно. Если сотрудник отработал бы весь месяц, операция начисления компенсации выглядела бы так.
Но поскольку по условиям примера наш сотрудник находился в отпуске 7 дней, мы должны произвести расчет суммы компенсации с учетом этих обстоятельств.
Считаем вручную сумму компенсации в пределах нормы с учетом отработанных сотрудником дней.
2400 / 21 * 16 = 1828,57, где
2 400 — сумма компенсации за полный рабочий месяц в пределах нормы,
21 — всего рабочих дней в апреле,
16 — количество отработанных сотрудником дней.
Произведем расчет суммы компенсации сверх нормы с учетом отработанных сотрудником дней.
7600 / 21 * 16 = 5 790,48, где
7 600 — сумма компенсации за полный рабочий месяц сверх нормы,
21 — всего рабочих дней в апреле,
16 — количество отработанных сотрудником дней.
Таким образом операция по начислению сумм компенсаций с учетом отработанных дней будет выглядеть так.
Шаг 2 — Операция учета взносов
Для корректного отражения в отчетности по страховым взносам данного дохода необходимо его зарегистрировать. Для этого в программе предусмотрен документ «Операция учета взносов». Перейдем в раздел «Зарплата и кадры» и создадим новый одноименный документ.
Укажем нужного сотрудника в шапке документа и месяц, в котором была начислена компенсация.
На вкладке «Сведения о доходах» выберем вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих», сумму и проведем документ.
Шаг 3 — Проверка начисления компенсации в отчетности
Теперь давайте проверим, корректно ли компенсационные начисления попадут в формы отчетности.
Перейдем в раздел «Отчеты» и выберем «Регламентированные отчеты».
Заполним раздел 2 отчета «ЕФС-1» (в программе отчет называется «ЕФС-1: Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний»).
Общая сумма начислений по сотруднику за апрель составила 37 619,05 из них 7 619,05 — сумма компенсаций, не облагаемая взносами. Все верно.
Аналогичная ситуация с отчетом «Расчет по страховым взносам».
В отчете «Персонифицированные сведения» также отражена сумма с учетом компенсаций.
Однако в отчет «6-НДФЛ» сумма компенсаций не попадает.
В строки 120 и 131 попала только сумма заработной платы без учета компенсаций. Все корректно.
Шаг 4 — Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях
Последним действием станет выплата компенсации сотруднику. Такие выплаты должны быть зарегистрированы отдельным документом, они не должны фигурировать в зарплатных ведомостях.
Перейдем в раздел «Банк и касса», «Кассовые документы».
Создадим новый документ «Выдача».
Заполним необходимые поля, уделив особое вниманию виду операции — «Прочий расход», счету учета «73.03″. Проведем документ.
В случае, если вы производите выплату через банк, создайте списание с расчетного счета с видом операции «Прочее списание».
Для проверки корректности операции дополнительно проверим оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 в разделе «Отчеты».
Итак, задолженность перед сотрудником после выдачи денежных средств отсутствует.
Автор статьи: Ольга Бердечникова
