Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С: ЗУП

Если на момент увольнения у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска, частью окончательного расчета будет являться денежная компенсация за этот период. Рассмотрим, как отразить начисление и выплату компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в программе 1С: Зарплата и управление персоналом.

Кому положена компенсация?

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). Право на нее возникает, невзирая на причину увольнения. Компенсация положена даже тем, кто проработал в компании менее 6 месяцев. Тогда расчет производится пропорционально отработанному времени.

Когда выплатить компенсацию?

Все расчеты с работником производятся в день увольнения (последний рабочий день). Если сотрудник в этот день не работал, суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете (ст. 140 ТК РФ). При этом есть некоторые особенности при выплатах, если сотрудник увольняется в выходной день, или, если сотрудник идет в отпуск с последующим увольнением.

Как рассчитать сумму компенсации?

Для расчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск нужно умножить количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок. Подробную информацию о том, как определить стаж для отпуска, количество неиспользованных дней и средний заработок, читайте в нашей статье (раздел «Расчет компенсации»).

Налоговый учет

В отличие от выходных пособий (которые не облагаются взносами и НДФЛ в пределах трех или шести средних заработков), компенсация за неиспользованный отпуск полностью облагается НДФЛ и страховыми взносами (за исключением увольнения в связи со смертью работника).
Суммы компенсации могут быть учтены при расчете налога на прибыль и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН (при объекте «доходы минус расходы»).

Пошаговый алгоритм в 1С: ЗУП

Условия примера:

Сотрудник Тестов Т.Т. увольняется по собственной инициативе 08.07.2026. Сотрудник был принят 09.02.2026, имеет право на основной ежегодный отпуск 28 дней в год и отпуск за интенсивный труд и ответственность 7 дней в год. С 20.04.2026 по 24.04.2026 был в отпуске за свой счет.

(Обратите внимание! Особенности начисления и выплаты окончательного расчета при увольнении не рассматриваются в данной инструкции. Подробный алгоритм — от кадровых документов до отчетности есть в нашей отдельной публикации.)

Шаг 1 — Проверка остатков отпусков

Распространенная причина ошибок в расчете — некорректные остатки отпусков в системе. Посмотреть остатки отпусков можно в разделе «Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков».

Также посмотреть остатки отпусков конкретного сотрудника можно, если в его карточке выполнить команду «Печать → Справка по отпускам сотрудника».

Таким образом, на момент увольнения сотруднику полагается компенсация за 11,67 дней по ежегодному основному отпуску и 2,92 дня по дополнительному отпуску.

Право на отпуск сотрудника в программе 1С: ЗУП было зарегистрировано в документе «Прием на работу». С помощью команды «Редактировать» можно увидеть детализацию.

В документ приема на работу право на отпуск попадает из настроек штатной единицы при ее подборе.

Право сотрудника на отпуск можно редактировать не только в документе приема на работу, но и в кадровом переводе.

Виды отпусков, предоставляемых сотрудникам, можно посмотреть в разделе «Настройка  Виды отпусков». Этот список является расширяемым.

Если фактический остаток отпусков сотрудника отличается от того, что показывает 1С, можно воспользоваться документом «Ввод остатков отпусков», прежде чем создавать документ увольнения.

Шаг 2 — Заполнение документа «Увольнение»

Создать документ увольнения можно в разделе «Кадры → Все кадровые документы».

Заполняем обязательные поля на закладке «Условия увольнения».

После указания сотрудника и даты увольнения система автоматически рассчитает количество дней, подлежащих компенсации. Алгоритм 1С прост: берется количество положенных дней отпуска за год (обычно 28 дней), делится на 12 месяцев (получаем 2,33 дня за месяц) и умножается на количество полных отработанных месяцев. При этом программа автоматически вычтет из стажа прогулы, дни нахождения сотрудника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, отпуска без сохранения оплаты свыше 14 дней.

Если сотруднику полагаются отпуска, помимо основного, то остатки по ним также можно увидеть на закладке «Компенсации отпуска».

Проверим расчет программы.

1. Стаж для отпуска: берем период с 09.02.2026 по 08.07.2026. Отпуск без сохранения оплаты (5 дн.) не исключается из отпускного стажа, поскольку он не превышает лимит в 14 дней.

2. Количество месяцев: в расчет идут только полные месяцы. Февраль (отработано более 15 дней) — включаем в расчет. Июль (отработано менее 15 дней) — не включаем.

3. Считаем дни:

Основной отпуск = 28/12 * 5 = 11,67, где:

28 — количество положенных отпускных дней в году,

12 — месяцев в году;

5 — количество полных месяцев работы

Дополнительный отпуск = 7/12 * 5 = 2,92, где:

7 — количество положенных отпускных дней в году,

12 — месяцев в году;

5 — количество полных месяцев работы.

Также на закладке «Компенсации отпуска» можно вручную округлить количество дней компенсации, и программа автоматически пересчитает их в соответствии с внесенными изменениями.

ТК РФ не обязывает работодателей округлять дни отпуска до целых значений. Однако, если в вашей компании принято решение об округлении, делать это нужно исключительно в пользу работника (Письмо Минтруда РФ от 18.07.2023 № 14–6/ООГ-4763).

Рассчитанные суммы компенсаций за отпуска можно увидеть на закладке «Начисления и удержания».

После проверки всех начислений сотрудника необходимо произвести выплату. Для формирования платежной ведомости можно нажать кнопку «Выплатить» в документе увольнения.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск будет отражена в расчетном листке увольняемого работника за последний месяц работы. Сформировать расчетный листок можно в разделе «Зарплата →Отчеты по зарплате → Расчетный листок».

Компенсация при внутреннем совместительстве

Если сотрудник работает по нескольким трудовым договорам (оформил внутреннее совместительство либо заключил договор с несколькими организациями, учет которых ведется в одной программе) и уходит со всех мест работы, то расчет производится отдельно для каждого рабочего места. То есть необходимо оформить отдельные документы увольнения, в которых будет произведен расчет компенсации. Это связано с тем, что в системе 1С: ЗУП для каждого трудового договора создается отдельная карточка сотрудника.

Компенсация при отсутствии среднего заработка за 12 месяцев

В случае отсутствия у увольняемого фактической зарплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих дате увольнения, программа не сможет автоматически рассчитать средний дневной заработок. Такая ситуация может возникнуть, если, например, сотрудник увольняется, не выходя из отпуска по уходу за ребенком. В таких случаях период расчета среднего заработка определяется п. 6, 7, 8 Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 N 540.

Тогда чтобы программа смогла рассчитать суммы компенсаций за неиспользованные отпуска, нужно вручную указать в документе увольнения расчетный период среднего заработка. Сделать это можно, нажав на зеленый карандаш, справа от суммы среднего заработка.

В появившемся окне нужно поставить переключатель в положение «Задается вручную» и указать правильный период. После нажатия кнопки «Перечитать» появятся сведения для расчета среднего заработка в соответствии с указанным периодом.

После нажатия кнопки «ОК» суммы компенсаций за неиспользованные отпуска будут автоматически пересчитаны с учетом нового среднего заработка.