Переход на обмен электронными перевозочными документами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
С
Законодательный фундамент
Главным нормативным документом, который регулирует переход на электронные перевозочные документы, является Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025.
Он вносит изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и устанавливает четкие сроки цифровизации документооборота для всей транспортной отрасли.
Ключевые даты, которые нельзя пропустить
Какие документы должны оформляться в электронной форме с 1 сентября 2026 года?
- транспортные накладные;
- заказы (заявки) на перевозку;
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).
Как выглядит жизненный цикл ЭТрН: от создания до хранения?
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это не просто файл, который подписывают два раза, как, к примеру, УПД. Это многоэтапный документ, отражающий всю жизнь перевозки.
В стандартной перевозке без экспедитора документ проходит четыре стадии подписания, а значит, ЭТрН имеет четыре обязательных титула:
- Титул 1 (Оформление) — создает грузоотправитель. Вносит данные о грузе, маршруте, участниках. Подписывает своей квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Титул 2 (Погрузка) — подтверждает перевозчик (водитель). Сверяет фактический груз с заявленным, фиксирует дату и время принятия груза, подписывает (водитель может использовать простую электронную подпись с последующим подписанием УКЭП компании).
- Титул 3 (Приемка) — подписывает грузополучатель. Подтверждает, что груз доставлен, проверен, принят. Фиксирует возможные замечания.
- Титул 4 (Разгрузка/Выдача груза) — завершает перевозчик (водитель). Подтверждает, что груз передан получателю, обязательства выполнены.
- Создание. Документ формируется в учетной системе (например, 1С) или в личном кабинете оператора ЭДО.
- Подписание участниками. Каждый участник в своей очереди получает уведомление, проверяет данные и подписывает свой титул.
- Отправка в ГИС ЭПД. После каждого подписания информация по документу уходит в государственную информационную систему.
- Хранение. ЭПД хранится у оператора ЭДО, в ГИС ЭПД и в учетной системе компании. Срок хранения — не менее 3 лет (как и для бумажных документов).
- Предъявление контролерам. Водитель через мобильное приложение оператора показывает QR-код документа инспектору ГИБДД. Даже при отсутствии интернета QR-код позволяет проверить документ.
Как определить свою роль в ЭПД?
В электронных перевозках важно точно понимать свою роль — от этого зависит, какие титулы вы подписываете и какие документы формируете.
Основные роли участников
Важно понимать! Оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) не нужно в следующих случаях:
- Нет договора перевозки: например, при доставке товара покупателю собственным транспортом продавца или при самовывозе товара покупателем.
- Перевозка для себя: при перемещении грузов между своими подразделениями (филиалами) на собственном транспорте.
Переход на электронные транспортные накладные с 1С-ЭПД
Сервис 1С-ЭПД — это встроенный функционал в решениях 1С (Бухгалтерия предприятия, ERP тд.), позволяющий создавать, подписывать и обмениваться электронными перевозочными документами прямо из привычного интерфейса.
Для настройки обмена электронными перевозочными документами в 1С необходимо:- Быть подключенным к сервису 1С-ЭДО
- С контрагентами согласовать переход на ЭПД
- Настроить обмен между всеми участниками перевозки
- В настройках обмена указать виды перевозочных документов
Важно! В сервисе 1С-ЭПД реализован роуминг, это значит, что участники могут обмениваться документами с любыми контрагентами через удобные им сервисы, без привязки к одному оператору/сервису.
Далее рассмотрим, как проходит работа с перевозочными документами на каждом из этапов в интерфейсе 1С.
Грузополучатель — создание и отправка электронной транспортной накладной в 1С.
Для создания ЭТрН необходимо перейти в раздел меню «Продажи» — «Электронные перевозочныедокументы».
Далее по кнопке «Создать» выбираем пункт «Электронная транспортная накладная».
В открывшейся форме заполняется вся необходимая информация по всем участникам перевозки и грузу. После этого документ можно отправить по соответствующей кнопке.
Перевозчик — подписание ЭТрН на этапах погрузки и разгрузки
После получения накладной перевозчик проверяет данные. При отсутствии замечаний он подтверждает прием груза, используя переключатель «Без замечаний».
При обнаружении несоответствий (время прибытия/убытия, состояние, масса или количество груза) перевозчик подтверждает прием с замечаниями, установив переключатель «Есть замечания». Для отказа от перевозки или корректировки данных используется кнопка «Отказаться от перевозки» на верхней панели.
Грузополучатель — подписание документа на этапе приемки груза.
До приемки груза грузополучатель видит данные грузоотправителя и перевозчика. После приемки он фиксирует результат переключателем «Принят» и направляет подтверждение контрагентам. При отказе выбирается положение «Не принят» с обязательным указанием причины.
Дополнительно протестировать сервис 1С-ЭПД можно даже без подключения в удобном тренажере.
Что бухгалтеру важно учесть и запланировать при переходе на ЭПД в 1С?
С 1 сентября 2026 года перевозочные документы станут обязательными в электронном виде. Чтобы войти в новый этап без сбоев, бухгалтеру важно учесть несколько ключевых моментов.
-
Организация и контрагенты
- Проведите аудит: как сейчас выглядит путь бумажной накладной, кто участники и где возникают сложности?
- Проверьте контрагентов: есть ли у них ЭДО. Без этого обмен невозможен.
- Закрепите в договорах: согласуйте с партнерами сроки перехода и подпишите дополнительное соглашение.
- Проверка готовности и настройка в 1С Этот этап самый объемный и требует взаимодействия с разработчиками или специалистами по внедрению.
- Обновите конфигурацию: убедитесь, что ваша версия 1С поддерживает ЭПД.
- Настройте обмен: отправьте приглашения контрагентам и включите в настройках нужные типы документов.
- Подписи и МЧД: УКЭП понадобится всем, кто подписывает документы (руководитель, бухгалтер, логист). Оформить подписи и МЧД на сотрудника можно прямо из 1С.
- Новые бизнес-процессы и роли Бухгалтеру важно понимать, что теперь документ проходит многоэтапный путь, и ответственность за его оформление распределена.
- Маршрут документа: ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов, каждый из которых подписывается разными лицами на разных этапах.
- QR-код вместо бумаг: Водитель предъявляет инспектору ГИБДД не папку с бумагами, а QR-код из приложения, который содержит все сведения о перевозке.
- Обучение сотрудников: Вам придется обучить работе в новых условиях не только бухгалтерию, но и логистов, диспетчеров.
- Финансовый аспект и выгоды
- Дешевле документ: себестоимость одной бумажной ТН — около 700 ₽, электронной — до 7 ₽ в сервисах 1С.
- Снижение ошибок: система автоматически проверяет заполнение обязательных полей, ошибок становится меньше.
- Отсутствие или нарушение оформления ЭПД (ЭТрН):
- Для экспедиторов отсутствие регистрации в реестре экспедиторов «ГосЛог» после 1 марта 2026 года:
Переход на ЭПД процесс, общая задача бухгалтерии, логистов и IT. Назначьте ответственного и распределите роли.
Переход на электронные перевозочные документы — не только требование закона, но и ощутимая экономия.
ЭПД меняет всю логистическую цепочку, но для пользователей 1С этот путь проще. Встроенные сервисы берут на себя техническую рутину, оставляя бухгалтеру главное — контроль и анализ.
Риски и штрафы
Штрафы за отсутствие ЭПД (электронных перевозочных документов) после 1 сентября 2026 года и за нарушения при работе с реестром экспедиторов «ГосЛог» значительно ужесточаются.
Должностные лица: 25 000 — 50 000 руб.
ИП: 3 000 — 5 000 руб.
Юрлица: 100 000 — 300 000 руб.
Пока что за ошибки и отсутствие ЭПД не штрафуют, поэтому за оставшееся время можно успеть выявить слабые места в процессах и исправить частые ошибки. Затем можно масштабировать внедрение.
Чтобы ничего не упустить, мы подготовили удобный
Компания «АСП Электронные сервисы»
Авторы телеграм-канала о сервисах 1С
