Почему меняется сумма ранее начисленных отпускных при продлении отпуска

Кристина Саввина

Автор статей

Когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск могут произойти различные ситуации, которые приводят к изменению даты его окончания. Например, временная нетрудоспособность сотрудника, т. е. болезнь именно самого отдыхающего. Мы знаем, что сдвиг окончания отпуска не влияет на изменение выплаты, ведь длительность отдыха сохраняется, как и средний заработок. Пересматривание выплаты становится нужным, когда отпуск переносится на другие числа, именно в этом случае передвигается расчетный период, задействованный для расчета среднего заработка. Однако бывают ситуации, когда при перерасчете отпускных сумма ранее начисленных отпускных изменяется. Почему так происходит рассмотрим сегодня на практическом примере в 1С: ЗУП ред. 3.1.

Итак, сотрудник Власов А.К. уходит в отпуск с 12 января по 8 февраля (28 дней). Расчет произведен, выплата прошла. Сумма начисленных отпускных составила 31586,69 руб.

В период отпуска сотрудник заболевает: с 28 января у него начинается больничный, который длится 15 дней (28.01.2026 — 11.02.2026). Оформляем документ «Больничный лист» в программе.

Так как в разделе меню «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов» флажок отсутствует, значит программа функционирует по рекомендуемому алгоритму, а именно перерасчет отпускных осуществляется в документе-исправлении отпуска.

Документ «Больничный лист» подсказывает, что требуется корректировка документа «Отпуск», потому что интервалы в документах частично совпадают. Есть возможность отразить изменение отпуска сразу по ссылке из документа Больничного. Причем Больничный лист не рассчитается пока мы не исправим отпуск.

Когда будем создавать документ-исправление ранее оформленного отпуска, программа предоставит два варианта на выбор: продлевать отпуск или нет. В текущих событиях принимается решение о продлении отпуска. Помним, что в таком случае средний заработок не пересматривается для нового промежутка отпуска. Исходная сумма отпускных сторнируется, вместе с тем начисляется такая же сумма, но за иной период, и НДФЛ соответственно при этом равен 0.

Однако в этом примере мы видим совсем другую картину: программа сторнирует сумму первоначального отпуска и начисляет его в меньшем размере, чем ранее и поэтому появляется отрицательный НДФЛ. Напрашивается вопрос «Почему?». Ведь в среднем заработке та же цифра, что и в изначальном документе, количество дней отпуска не изменилось.

Обратите внимание, в документах отпуска стоит галочка об учете МРОТ, то есть если среднемесячный заработок меньше МРОТ, при подсчете будет использоваться МРОТ взамен исчисленного среднего заработка.

Условия вычисления суммы отпускных из МРОТ законодательство не предусматривает. В программе, когда откроем карточку начисления «Отпуск основной» можем увидеть, что в расчете задействованы календарные дни без учета праздничных дней. А вот такие показатели как районный коэффициент и доля неполного времени в формуле отсутствуют. Поэтому если согласовано учитывать этот момент, то потребуется прибегнуть к редактированию формулы самостоятельно. В рассматриваемом примере используется типовая формула без изменений.

Итак, первое — это сравнение среднемесячного заработка с МРОТ. Не забываем, что при сравнении, как и при расчете, учитывается на какой месяц выпадает отпуск. Для полной картины освещается именно такой случай. Отпуск сотрудника Власова А.К. захватывает два месяца, поэтому сравнивается МРОТ отдельно за каждый месяц. Начнем со среднего заработка сотрудника. Он остается неизменным при продлении, рассчитывается за 12 предыдущих месяцев. Удобно анализировать с помощью печатной формы «Расчет среднего заработка».

Берется сумма заработка за расчетный период 282 455 руб. и делится на количество учтенных дней за этот же период — 298,04 дней, в результате получается среднедневной заработок 947,67 руб.

Далее посмотрим какая сумма оплаты получится из среднего заработка сотрудника, в расчете за полный месяц. Первая часть отдыха приходится на январь, в котором 31 календарный день и 8 нерабочих праздничных дней, то есть для расчета берется 31–8=23 дня.

Значит 947,67 * 23 = 21 796,41 руб.

Вспоминаем какой федеральный МРОТ был на дату начала отпуска — 27 093 руб. Как можем заметить он однозначно больше, чем сумма, полученная из среднего заработка сотрудника.

Вторая часть отпуска затронула февраль, в котором 28 календарных дней, а праздничных дней всего один. Соответственно в расчете за полный месяц выйдет 947,67 * 27 = 25 587,09 руб., что все также меньше федерального МРОТ. Таким образом дальнейший расчет отпуска и его продления будет происходить полностью из МРОТ.

Второй этап — это расчет первичного отпуска из МРОТ.

Найдем среднедневной заработок из МРОТ.

История с переходящим из месяца в месяц отпуском сохраняется, поэтому будет два среднедневных заработка. В январе — 27 093/23=1 177,96 и в феврале — 27 093/27=1 003,44.

Федеральный МРОТ в размере 27 093 вопросов не вызывает, как и количество дней, на которое мы его делим. Чуть выше мы рассказали, что из календарных дней отнимаем нерабочие праздничные дни.

Теперь выясним, сколько дней отпуска приходится на каждый месяц и умножаем на соответствующий среднедневной заработок.

С 12 по 31 января — 20 дней отпуска — 1 177,96*20 = 23 559,13.

С 1 по 8 февраля — 8 дней отпуска — 1 003,44*8 = 8 027,56.

Складываем эти суммы и вот наши первые отпускные: 31 586,69.

Третий этап — это расчет отпуска из МРОТ при продлении его больничным. Мы специально усложнили ситуацию тем, что больничный тоже пересекает оба месяца.

Получается при начислении продленного отпуска: в январе остается 16 дней отпуска 27 093/23*16 = 18 847,30 руб., а в феврале становится 12 дней: 27 093/27*12 = 12 041,33 руб. Складываем и получаем: 30 888,63 руб.

Получилось меньше, чем в первоначальном, так как январских дней получилось в продленном отпуске меньше, а февральских больше. А из МРОТ средний в январе больше, чем в феврале из-за праздничных дней.

По итогу получилась переплата отпускных и НДФЛ с этой суммы 89 руб., излишне удержанный, поэтому с минусом.

Такую же корректировку выплаты наблюдаем при расчете больничного, после проведения отпуска-исправления.

Проверим расчетный листок, после выплаты суммы по больничному с учетом переплаты отпускных.

Все закрывается, проходит зачет излишне удержанного НДФЛ. Дополнительно сформируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», чтобы проанализировать, как такая корректировка скажется на регистрах НДФЛ.

Можем заметить, что сторно дохода и исчисленного НДФЛ проходит январем и это верно. Автоматически сторнированный в документе-исправлении доход отнесен к тому месяцу, где в учете НДФЛ он первоначально был учтен, а начисленный по планируемой дате выплаты из документа-исправления. Точнее сторнированные доходы в учете НДФЛ всегда относятся к первоначальной дате получения дохода.