Почему не зачитываются авансы в 1С?

В ходе анализа расчетов с контрагентами мы можем обнаружить «перекрестное сальдо» в оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 или 62. В такой ситуации в бухгалтерском учёте по одному и тому же контрагенту одновременно числится и дебиторская, и кредиторская задолженность. В этом случае бухгалтеру важно разобраться, является ли такая ситуация реальной либо в программе допущены ошибки, которые препятствуют зачету авансов.

Ниже приведены основные причины, из-за которых авансы ошибочно не зачлись в программе.

Разные договоры

Для ведения учета расчетов с контрагентами в разрезе договоров в программе должна быть установлена настройка. Она доступна в разделе «Главное» — «Функциональность». На вкладке «Учет по договорам» должен быть установлен соответствующий флаг.

Пример: «Наша компания» оказала услуги в 3 квартале ООО «Ромашка» по двум договорам: № 1 от 10.07.2026 на сумму 50 000 руб., № 2 от 10.08.2026 на сумму 20 000 руб. На момент анализа расчетов оплата по договору № 1 произведена 14.08.2026 в полном объёме (50 000 руб.), оплата по договору № 2 не производилась.

Для проверки расчетов с контрагентом рекомендуем формировать ОСВ по счетам 60 и 62 с максимальной детализацией (по контрагентам, договорам, документам расчётов).

Видим, что задолженность по договору № 1 в программе оказалась незакрытой. По договору № 2 видим, что произведенная оплата в размере 50 000 руб. полностью закрыла реализацию и сформировала сальдо по счету 62.02 по Договору № 1. Отражение в учете не соответствует действительности.

Почему так произошло? В документе «Поступление на расчетный счет» от 14.08.2026 неверно выбран договор расчетов: расчеты «разъехались», информация в учете отразилась некорректно. Поступление от покупателя фактически должно было стать постоплатой, а из-за неверного оформления документа в программе стало незачтенным авансом.

После исправления договора в документе поступления расчеты закрываются корректно.

Таким образом, если для одного контрагента в программе зарегистрировано несколько договоров, важно следить, чтобы расчеты были корректно проведены по каждому из них.

Способы зачета авансов и погашения задолженности

По умолчанию в 1С: Бухгалтерии предприятия автоматический зачёт применяется для всех документов. Если в разделе «Главное» — «Функциональность» на закладке «Расчёты» установлен флаг «Управление зачётом авансов и погашением задолженности», то в документах реализации, поступления, списания с расчетного счета и поступления на расчетный счет, поступления и выдачи наличных появятся реквизиты «Способ зачёта аванса» и «Погашение задолженности».

Таким образом, в документах появится возможность выбора параметра «Погашение задолженности»

или «Способ зачёта аванса».

Важно! В общих случаях мы всегда рекомендуем устанавливать значение «Автоматически».

Пример: 31.07.26 ООО «Ромашка» перечислило аванс на расчетный счет ООО «Наша компания» в счет будущей поставки в размере 50 000 руб. 14.08.26 г. ООО «Наша компания» оказало услуги на сумму внесенного аванса.

Если при отражении данной ситуации в программе в документе реализации выбрать вариант «Не зачитывать»,

то в оборотно-сальдовой ведомости снова увидим необоснованное перекрестное сальдо.

В исключительных случаях, если того требуют обстоятельства (например, определенные условия договора с контрагентом), при выборе способа зачета аванса или погашения задолженности в документах допускается установить значение «Не погашать» или «По документу». При этом очень важно внимательно вручную подобрать нужный документ. Неверный подбор ведёт к аналогичным описанным выше ошибкам.

Нарушение хронологической последовательности документов

Часто документы вводятся в программу без соблюдения хронологической последовательности — задним числом. Это мешает программе проводить зачет авансов.

Пример: 31.07.26 ООО «Ромашка» перечислило аванс на расчетный счет ООО «Наша компания» в счет будущей поставки в размере 50 000 руб. После этого задним числом в программе провели реализацию 30.07.2026 на сумму 50 000 руб.

При отражении примера в программе в оборотно-сальдовой ведомости снова видим незачтенный аванс.

Для того чтобы восстановить последовательность в программе, необходимо воспользоваться перепроведением документов в процедуре «Закрытие месяца» (раздел «Операции» — «Закрытие месяца»).

Кроме этого, в программе есть отдельная обработка, расположенная в разделе «Операции» — «Групповое перепроведение документов». Здесь можно выбрать период для перепроведения и остановить процедуру, если программа обнаружит ошибки.

После перепроведения документов расчеты будут отражены корректно и произойдет зачет аванса.

Момент выполнения расчетов

В 1С: Бухгалтерии предприятия есть настройка, определяющая в какой момент будет осуществляться зачет авансов и погашение задолженности контрагентов. Она находится в разделе «Администрирование» — «Проведение документов».

Если в программе не происходит зачет аванса, проверьте: возможно, в вашей учетной системе установлен вариант «При закрытии месяца». В этом случае зачет аванса будет происходить только после проведения процедуры закрытия месяца.

В общем случае для оперативного зачета авансов используется настройка «При проведении документов».

Ручные операции

Важно! Мы не рекомендуем использовать ручные операции по счетам учета расчетов с контрагентами. Большинство операций в программе автоматизировано и применение ручных операций необоснованно.

Пример: ООО «Наша компания» в расчетах с ООО «Ромашка» имеет кредиторскую задолженность по Договору № 1 и дебиторскую задолженность по Договору № 2 на сумму 50 000 руб.

14.08.2026 ООО «Ромашка» и ООО «Наша компания» проводят зачет взаимных требований. Несмотря на то, что для этих целей в программе есть специализированный документ «Корректировка долга», бухгалтер решил оформить ручную операцию (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»).

При оформлении ручных проводок велик риск заполнить документ неверно. Например, здесь неправильно выбран договор, не указан документ расчетов.

Это привело к некорректному отражению зачета в программе.

Таким образом, старайтесь минимизировать применение ручных проводок в программе. Помните: большинство операций в программе 1С: Бухгалтерия предприятия автоматизировано.

Почему важно следить за зачетом авансов?

Следить за зачетом авансов в программе важно и для налогового, и для бухгалтерского учета.

Риски существенны:

1. Ошибки в расчете НДС.

Незачтенный аванс покупателя приводит к ошибкам при начислении НДС с аванса, а также при зачете в момент отгрузки.

2. Недостоверная информация в бухгалтерской отчетности (такие остатки показываются отдельно в активах и пассивах).

3. Для компаний на УСН с объектом «доходы минус расходы» незачтенный аванс поставщику приведет к завышению налоговой базы — затраты не будут учтены в расходах.

Как минимизировать риски?

Важно своевременно сверять расчеты с контрагентами и анализировать их корректное отражение в программе 1С. Для этих целей, как мы и говорили ранее, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 с максимальной детализацией.

Кроме этого, будет полезен отчет «Анализ субконто» (раздел «Отчеты») по субконто «Контрагенты», который поможет выявить ошибки.