Предоставление сотруднику отгула за работу в выходной день в программах 1С
В кадровой и бухгалтерской практике термин «отгул» широко применяется, однако он не имеет самостоятельного закрепления в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ). В правовом смысле под «отгулом» понимаются различные формы предоставления времени отдыха, которые выступают либо как компенсация за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, либо как реализация права работника на отдых. В этой публикации разберем нюансы предоставления отгулов в 1С: ЗУП ред. 3.1, а также поговорим об изменениях в законодательстве по этой теме с
Виды отгулов
В зависимости от основания предоставления «отгул» может квалифицироваться как:
- дополнительное время отдыха (компенсация за переработку или работу в выходные дни);
- гарантия и компенсация, установленная законом (например, для доноров);
- отпуск без сохранения заработной платы.
Таким образом, правовой режим «отгула» определяется конкретной нормой ТК РФ, регулирующей соответствующий вид времени отдыха.
Поговорим о каждой такой квалификации отгула отдельно.
1. Дополнительный день отдыха за работу в выходной или нерабочий праздничный день
В соответствии со статьёй 153 ТК РФ работа в выходной или праздничный день компенсируется:
-либо оплатой не менее чем в двойном размере;
-либо оплатой в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха (при выборе дня отдыха сам день отдыха не подлежит оплате).
Выбор работником соответствующего способа компенсации подлежит обязательному письменному оформлению.
2. Отгул за сверхурочную работу
Согласно статье 152 ТК РФ сверхурочная работа может компенсироваться:
-повышенной оплатой (за первые два часа не менее чем в полуторном, за последующие часы — не менее чем в двойном размере);
-либо предоставлением дополнительного времени отдыха (продолжительность отдыха — не менее отработанного сверхурочного времени), оплата производится в одинарном размере.
3. Дни отдыха донорам
В силу статьи 186 ТК РФ
4. Отпуск без сохранения заработной платы
Согласно статье 128 ТК РФ такой отпуск предоставляется по заявлению работника;
как правило, по соглашению сторон; а в ряде случаев он обязателен для работодателя (например, при семейных обстоятельствах).
В практике часто рассматривается как «неоплачиваемый отгул».
5. Дополнительные дни отдыха по локальным нормативным актам
Работодатель вправе предусмотреть дополнительные дни отдыха в коллективном договоре; в правилах внутреннего трудового распорядка; в иных локальных актах.
Такие дни могут носить как компенсационный, так и стимулирующий характер.
Порядок предоставления отгулов
Предоставление дней отдыха требует соблюдения установленной процедуры создания необходимых документов.
1. Указание основания предоставления отгула: например, привлечение к работе в выходной или праздничный день; учет сверхурочной работы; наличие иных подтверждающих документов.
2. Наличие обязательного заявления работника, в котором указывается дата предоставления дня отдыха; основание и, при необходимости, форма компенсации.
3. Наличие распорядительного документа работодателя — оформляется приказ, и работник знакомится с ним под подпись.
4. Отражение в учете бухгалтером расчетчиком зарплаты: производится необходимая настройка в программе 1С: ЗУП ред. 3.1 для автоматического расчета отгулов, проверяется отражение отгулов в табеле учета рабочего времени и корректность расчета заработной платы.
Сразу предупредим, что в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 такой автоматизации оплаты прогулов нет. В этой конфигурации оплату отгула придется считать вручную.
Изменения законодательства по отгулам работников с 1 марта 2025 года
Существенные изменения порядка предоставления и оплаты дней отдыха внесены Федеральным законом от
Данный закон направлен на устранение правовой неопределённости и формирование единообразного подхода к компенсации работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Нововведениями установлено, что с
Ранее законодательство не содержало такого ограничения.
Размер компенсации определяется как разница между оплатой труда в повышенном размере и фактически произведённой оплатой в одинарном размере.
Важный нюанс! Дни отдыха, возникшие до 1 марта 2025 года, до сих используются без ограничения срока,
Правовые риски и практические аспекты отгулов
Неправильное оформление и учет отгулов может повлечь негативные последствия такие как:
- самовольное использование дней отдыха квалифицируется как прогул;
- отказ в предоставлении законных гарантий является нарушением трудового законодательства;
- не корректный учёт неиспользованных дней отдыха при увольнении может привести к судебным спорам и финансовым потерям.
Рекомендации работодателям
В целях соблюдения трудового законодательства и минимизации рисков рекомендуется:
- закрепить порядок предоставления дней отдыха в локальных нормативных актах;
- вести детальный учет рабочего времени и переработок;
- контролировать сроки использования отгулов;
- документально фиксировать выбор работником формы компенсации;
- обеспечивать корректный расчет выплат при увольнении или при предоставлении дня отдыха.
Порядок предоставления отгулов в программе 1С: ЗУП, ред. 3.1
В разделе меню «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» необходимо включить флажок «Отгулы» на вкладке «Учет отсутствий».
При включенной настройке в программе будет доступно начисление «Отгул». В табеле вид времени будет отображаться как НВ.
Право на отгул регистрируется документами «Работа в выходные и праздники», «Сверхурочные, переработка» в разделе меню «Кадры». В поле «Способ компенсации» выбираем «Отгул».
Для регистрации отгула в программе используются документы «Отгул» и «Отгул списком» (в разделе меню «Кадры» — «Отгул», либо «Все кадровые документы» — «Создать» — «Отгул»/ «Отгул списком»).
Для суммированного учета рабочего времени при переработках также можно предоставить отгул, воспользовавшись документом «Регистрация переработок», выбрав способ компенсации «Отгул».
Информация о движении дней и часов по отгулам хранится в Регистре накопления «Дни часы отгулов». В нем фиксируются:
- право на отгул (вид движения «Приход», зеленый плюс);
- использованные отгулы (вид движения «Расход», красный минус).
Накопленные отгулы по сотруднику можно увидеть в отчетах «Остатки отпусков» и «Остатки отпусков (кратко)».
Основные настройки отгулов введены, перейдем к практическим примерам.
Пример 1: Сотрудник Иванов П.С. отработал в выходной день 17 января 2026 г., хочет взять отгул в пятницу 23 января 2026 г.
В документе «Отгул» заполняем период, из справочника «Сотрудники» выбираем сотрудника. Программа автоматически подсчитает количество дней отгула. В поле «В счет отработанных дней» нужно выбрать дни работы, за которые предоставляется день отдыха. Так как сотрудник Иванов П.С. заработал один отгул после
В табеле учета рабочего времени у нас такая картина:
Пример 2: У сотрудницы Габровской С.М. имеются накопленные отгулы за
Так как у сотрудника Бальцер Г.Э. отгулы заработаны после
По сотруднику Габровской С.М. накопленные отгулы до
В табеле учета рабочего времени у нас такая картина:
Если при предоставлении отгула будет недостаточно количества заработанных дней/часов для предоставления отгула, то при проведении документа программа выдаст ошибку:
Как добавить день отгула к отпуску?
Если работник решает добавить дни или часы отгула к своему отпуску, это оформляется документом «Отпуск».
На вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы» информация заполняется автоматически всеми накопленными отгулами сотрудника. При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную.
Порядок начисления заработной платы в месяце предоставления отгула
В ст. 153 ТК РФ указано, что «…день отдыха оплате не подлежит».
В программе учет фактического отгула и его влияние на расчет заработной платы реализованы также, как и для отпуска без сохранения заработной платы. В том месяце, когда отгул зарегистрирован, фактически отработанное время уменьшается на продолжительность отгула, при этом норма времени остается прежней. Если ничего не настраивать в программе, то при начислении зарплаты сотрудник потеряет в зарплате за месяц с отгулом.
Пример 3: У сотрудника Иванова П.С. оклад 30 000 руб. В январе норма дней 15, отработано 14 (с учетом отгула).
30 000 /15 * 14 = 28 000 руб.
При подсчете нормы рабочих часов за учетный период исключается время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей. Поэтому день отдыха (отгул), предоставленный в соответствии со ст. 153 ТК РФ, должен исключаться из нормы рабочего времени (см. письма Минтруда России от
В любом случае размер оклада за месяц, в котором предоставлен отгул, не уменьшается (письмо Минтруда от
При этом не имеют значения:
- режим рабочего времени (пятидневная рабочая неделя, сменная работа
и т. д. ); - месяц, в котором работник берет день отдыха, — текущий или последующий (ни в том, ни в другом случае оклад не уменьшается).
Таким образом, в ситуации, когда за работу в выходной (праздничный) день сотрудник берет отгул за месяц, в котором он отработал этот день, ему нужно выплатить заработную плату в полном объеме и одинарную дневную часть заработной платы (включая компенсационные и стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда). В месяце, когда сотрудник берет отгул, он получает заработную плату полностью, но отрабатывает на день меньше нормы.
Чтобы не уменьшать заработную плату и не ухудшать положение работника, необходимо донастроить программу.
Сделать это можно двумя способами.
Способ 1: ввод в месяце с отгулом индивидуального графика — уменьшаем норму времени в месяце с отгулом.
Зарегистрируем документ «Отгул» для сотрудника Федорова Ф.Ф.
Создадим для сотрудника Федорова Ф.Ф. индивидуальный график, где укажем, что
Создадим начисление зарплаты за февраль:
Выбор такого варианта приводит к следующим последствиям:
- Различие в начислении общего заработка у сотрудников с разными системами оплаты. Для сотрудников на окладе использование отгула не влияет на размер выплаты за месяц — они получают полный оклад. Для сдельщиков и поденщиков сумма заработка всегда соответствует только фактически выполненной работе.
- Влияние количества отгулов на доход «окладника». Если в месяце, например, 20 рабочих дней и у сотрудника накоплено 20 отгулов, то при использовании 19 отгулов он получит полный оклад, отработав всего один день. Если же отгулять все 20, заработок за месяц будет равен нулю, так как норма рабочего времени уменьшится до нуля.
- Завышение среднего заработка. При сохранении оклада и одновременном уменьшении нормы рабочего времени (за счёт отгулов) средний заработок сотрудника искусственно увеличивается.
Способ 2 — включить отгул в оплачиваемое время.
В программе можно настроить сохранение заработка при отгулах без уменьшения нормы времени. Изменению подлежит настройка вида расчета «Оплата по окладу» (а также все остальные плановые начисления, например, надбавки).
Во всех начислениях, расчет которых зависит от отработанного времени (например, «Оплата по окладу» в разделе меню «Настройка» — «Начисления»), внести следующие изменения:
- на закладке «Учет времени» в разделе «Обозначения в учете времени и стажах» необходимо по ссылке «Дополнительные виды времени» установить флажок «Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые)»;
- на закладке «Приоритет» следует исключить «Отгул» (или созданное начисление) из списка начислений, приоритет которых выше, чем у оклада. Следует помнить, что последствием такого подхода будет искажение показателя Отработано дней. Для «не уменьшения оклада» отгул будет включаться в число отработанных дней.
Для вида начисления «Отгул» на закладке «Учет времени» переключатель должен быть установлен в положение «Дополнительно оплачиваемое время в пределах нормы времени»:
Пересчитаем заработную плату сотрудника.
Заработная плата рассчиталась в полном объеме,
В расчетном листке оплата за день отгула отдельно не отражается, включается в сумму основного начисления.
При таком способе настройки начислений в средний заработок включается и день отгула, и оплата за него.
Данный способ подходит для работников с повременной системой оплаты труда, но не подходит для сдельщиков.
Компенсация отгулов при увольнении с 01.03.2025 г.
Еще раз напомним, что отгулы, накопленные до
Компенсация за дни отдыха (отгулы), не использованные до увольнения, в общеустановленном порядке облагается страховыми взносами и НДФЛ.
Для компенсации неиспользованных дней (часов) отдыха в программе предусмотрены типовые начисления:
Компенсация за неиспользованные дни отдыха (отгулы) при увольнении начисляется в документе «Увольнение».
На вкладке «Условия увольнения» в разделе «Компенсация отгулов» автоматически заполняются дни/часы компенсируемых отгулов. При необходимости можно скорректировать дни/часы отгулов.
Компенсация отгула рассчитывается исходя из стоимости дня (часа) на день работы выходной (праздник).
Например, у сотрудника Иванова П.С. оклад 30 000 руб.
Расчет одинарной оплаты за работу в выходной / праздничный день: 30 000 / 20,583 (среднемесячное число дней) = 1 457,49 руб.
На закладке «Начисления и удержания» производится расчет компенсации неиспользованных дней отдыха.
Начиная с релиза
Несмотря на отсутствие легального определения, «отгул» является важным элементом системы гарантий и компенсаций в трудовом праве Российской Федерации.
Внесённые в 2024 году изменения, вступившие в силу с 1 марта 2025 года, существенно повысили уровень правовой определённости, закрепив сроки использования дней отдыха и механизм их обязательной денежной компенсации.
Для работодателей это означает необходимость усиления кадрового и бухгалтерского контроля, а для работников — дополнительные гарантии реализации права на справедливую компенсацию труда
.
