Претензия от поставщика: как покупателю на ОСНО отразить санкции в 1С: Бухгалтерии предприятия?

Компания-покупатель задерживает оплату за полученный товар — в бизнесе такое случается часто. Причины могут быть любыми: финансовая нестабильность компании, недостаток оборотных средств для оплаты или банальная невнимательность бухгалтера. Независимо от причин просрочки оплаты, поставщик, защищая свои права, выставляет претензию с требованием уплатить штрафные санкции (неустойку). Такое требование может быть выставлено в виде претензии, досудебной претензии или уже в иске в арбитражный суд. Для бухгалтера покупателя, работающего на ОСНО, важно не только правильно признать долг, но и грамотно отразить его в программе, чтобы избежать налоговых рисков. В этой статье мы разберем, на основании каких норм ГК РФ поставщик выставляет требование и как покупателю на общем режиме налогообложения отразить признанную претензию в программе 1С: Бухгалтерии предприятия, не допустив ошибок в учете.

Правовая база: почему платить придется

Ст. 331 ГК РФ требует, чтобы соглашение о неустойке было совершено в письменной форме независимо от формы основного договора.

Если в договоре пункт о пенях сформулирован нечетко, заключен в устной форме, либо нет пункта про санкции за просрочку, то это не значит, что платить не нужно — поставщик может претендовать на проценты по ст. 395 ГК РФ, которая гласит, что за пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания подлежат уплате проценты на сумму долга. Поставщик начислит проценты исходя из ключевой ставки ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки. Это законные проценты за пользование чужими денежными средствами.

Что это значит для вас:

Проверьте правильность исчисления неустойки. Сумма рассчитывается исходя из ключевой ставки ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки. Сумма процентов (П) считается по следующей базовой формуле:

П = Сумма долга x (Ставка ЦБ /365 или 366) x Количество дней просрочки

Определяем начало просрочки. Это день, следующий за датой оплаты по договору.

Определяем конец периода. Дата фактической уплаты долга или дата составления расчета (если долг еще не погашен). День оплаты включается в расчет.

Разбиваем на периоды. Если ключевая ставка ЦБ РФ за время просрочки менялась, считаем отдельно для каждого периода с постоянной ставкой.

Применяем формулу к каждому периоду и суммируем результаты.

Согласно ст. 330 ГК РФ, если договором предусмотрены неустойки, пени, штрафы (например, «пеня в размере 0,1% за каждый день») то взыскивается именно она, а не проценты по 395-й статье (если иное не указано в договоре).

Что это значит для вас: Вы имеете дело с договорной неустойкой. Кредитор (поставщик) имеет право требовать уплаты штрафа или пени за сам факт нарушения срока. Ключевой момент: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ поставщик не обязан доказывать, что он понес реальные убытки из-за вашей задержки.

Итак: получив претензию, откройте договор. Если видите процент пени — основание ст. 330 ГК РФ. Если пункта о санкциях нет — ст. 395 ГК РФ. В учете покупателя обе суммы отражаются абсолютно одинаково.

Налоговый и бухгалтерский учет: признаем расходы правильно

Бухгалтерский учет (БУ)

Суммы штрафов и пеней за нарушение условий хозяйственных договоров всегда относятся на прочие расходы. Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации» счетом учета будет 91.02 «Прочие расходы».

Налоговый учет (НУ) по налогу на прибыль

Расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате на основании решения суда штрафов, пеней за нарушение договорных обязательств включаются в состав внереализационных расходов (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Момент признания соответствует дате признания неустойки должником либо дате вступления в силу решения суда (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).

НДС

Операции по уплате штрафных санкций за нарушение сроков оплаты не облагаются НДС. На это прямо указывают многочисленные разъяснения Минфина (например, Письмо Минфина от 08.06.2015 № 03-07-11/33051). Эти суммы не связаны с реализацией товаров, а являются мерой ответственности, поэтому счет-фактуру поставщик в этой части не выставляет.

Важный нюанс: для признания долга в бухгалтерском учете достаточно самого факта нарушения. Однако для документального оформления понадобится первичный документ от поставщика:

• Претензия (письмо-требование с расчетом суммы);
• Счет на оплату неустойки (желательно, но не обязательно);
• Акт сверки расчетов на момент выставления претензии;
• Решение суда (если дело дошло до арбитража).

Как отразить претензию от поставщика: пошаговый алгоритм в 1С: Бухгалтерии предприятия

Переходим к самому главному — алгоритму действий в программе.

Для отражения операции мы воспользуемся документом «Операция, введенная вручную», так как типовая обработка поступления услуг в данном случае не подходит (мы не получали услугу и не платим НДС).

Шаг 1 — Ввод хозяйственной операции

Создайте бухгалтерскую справку: перейдите в раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную».

Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид документа «Операция».

В табличной части сформируйте следующую корреспонденцию счетов:

Дебет 91.02 (Прочие расходы) — Кредит 76.09 (Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами)

В аналитике счета 76.09 обязательно выберите контрагента-поставщика, выставившего претензию, и договор/соглашение/претензию в зависимости от настройки аналитики (например «Претензия»).

Далее заполните колонки «Сумма», указав сумму неустойки. Суммы БУ и НУ будут равны.

В поле «Содержание» напишите текст, например: «Начислена неустойка по претензии по условиям договора № …»

Совет: если вы признаете претензию частично, укажите в проводке только ту сумму, с которой вы согласны. Разницы могут возникнуть позже при судебном решении.

Сумма автоматически отразится на счете 91.02 с видом прочих доходов и расходов «Штрафы, пени и неустойки к получению (уплате)». Убедитесь, что в карточке вида расхода установлен флажок «Принимается к налоговому учету».

Шаг 2 — Погашение задолженности

После того, как вы приняли решение перечислить штраф поставщику, создайте стандартное платежное поручение, а затем документ «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки»). Укажите Вид операции «Прочие расчеты с контрагентами».

В поле «Счет расчетов» укажите счет 76.09 и заполните той же аналитикой, что и в ручной операции.

Шаг 3 — Проверка результата

После проведения выплаты в оборотно-сальдовой ведомости по счету 76.09 в разрезе конкретной претензии должно остаться нулевое сальдо (если оплачивали не частично, а полностью).

В декларации по налогу на прибыль сумма попадет в строку расходов внереализационного характера (Приложение 2 к Листу 02, строка 200).

Типичные ошибки бухгалтера при проведении претензии от поставщика

• Не анализируются условия договора.

Претензия принимается «как есть», без проверки и понимания предусмотрена ли договорная неустойка по ст. 330 ГК РФ, или поставщик должен начислять проценты по ст. 395 ГК РФ. В результате бухгалтер отражает сумму, не привязав ее к конкретному правовому основанию.

• Не запрашиваются первичные документы.

Начисление штрафа оформляют только внутренней бухгалтерской справкой. Претензия, расчет суммы, счет на оплату или акт сверки либо не запрашиваются, либо остаются вне дела. При проверке это осложняет подтверждение реальности задолженности и правомерности расходов.

• Неправильно выбираются счета учета.

Санкции проводят через счета 60, 62 или включают в себестоимость товаров, вместо отражения по схеме: Дебет 91.02 «Прочие расходы» — Кредит 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами». В результате искажается структура расходов и аналитика по претензиям.

• Выделяется НДС с суммы санкций.

Организация ожидает счет фактуру от поставщика или пытается принять НДС к вычету с суммы штрафа/пени. Между тем, операции по уплате санкций за просрочку оплаты не облагаются НДС и не связаны с реализацией товаров, поэтому счет фактура не выставляется.

• Не обеспечивается налоговый учет в 1С.

В карточке вида расхода не устанавливается флажок «Принимается к налоговому учету». В результате сумма признанной неустойки не попадает в состав внереализационных расходов по налогу на прибыль.

• Не контролируется сальдо по счету 76.09.

После перечисления штрафа не проверяют оборотно сальдовую ведомость по счету 76.09 в разрезе конкретной претензии. Это приводит к зависшему сальдо, некорректным остаткам и путанице при последующих сверках с контрагентом.

Чтобы процедура отражения претензий от поставщиков прошла без ошибок, запомните ключевые правила:

Основание. Действуем в рамках ст. 330 и 395 ГК РФ. Нужен подтверждающий документ от контрагента. Проверьте, что указано в договоре — процент пени (ст. 330 ГК РФ) или просто требование долга (тогда ст. 395 ГК РФ).

Учет. Используем счет 76.09 в корреспонденции с 91.02. Это «прочий расход», не влияющий на себестоимость товаров.

Налоги. Смело включаем уплаченные пени в расчет базы по налогу на прибыль как внереализационные расходы (ст. 265 НК РФ), помня, что НДС здесь не выделяется и не предъявляется.

Соблюдение этих простых правил позволит вам безопасно учесть санкции от поставщиков и снизить риск претензий со стороны ИФНС.