Обеспечительный платёж при аренде на УСН в 1С: Бухгалтерии предприятия (учет у арендодателя)

Обеспечительный платёж — это денежная сумма, которую арендатор передаёт арендодателю в качестве финансовой гарантии того, что он будет честно выполнять условия договора — своевременно вносить арендную плату, сохранять имущество арендодателя.

Для компаний и ИП на УСН ключевой вопрос: как такой платёж влияет на налоговую базу? Подробные условия этого инструмента в договоре аренды регулируются ст. 381.1 ГК РФ. В договоре стороны сами определяют условия: платёж может быть возвращён при отсутствии нарушений либо его можно зачесть в счёт арендной платы, неустойки или компенсации ущерба. Именно от этих условий зависит бухгалтерский и налоговый учёт.

Рассмотрим три различных подхода к учету в зависимости от условий договора, когда обеспечительный платеж:

• является авансом, который будет зачтён в счёт арендного платежа за последний месяц;
• возвращается арендатору после истечения срока аренды;
• удерживается в счёт ущерба или неустойки.

В основе всех трех примеров — компания на УСН с объектом «Доходы минус расходы», освобождена от уплаты НДС.

Обеспечительный платеж является авансом, который будет зачтён в счёт арендного платежа за последний месяц

Для того чтобы обеспечительный платёж считался авансом (нёс платёжную функцию) и зачитывался в счёт арендной платы за последний месяц, это условие должно быть чётко прописано в договоре. 

Например:

«Обеспечительный платёж, внесённый Арендатором, засчитывается в счёт уплаты арендной платы за последний месяц срока действия аренды (последний месяц владения и пользования Помещением). При этом Арендатор освобождается от обязанности по перечислению арендной платы за указанный последний месяц в части, покрываемой суммой обеспечительного платежа. Никаких дополнительных соглашений или уведомлений для проведения данного зачёта не требуется».

При такой чёткой формулировке поступление обеспечительного платежа является авансом и включается в доходы на дату поступления платежа. Это самое простое и наименее рискованное условие договора при проверке ИФНС.

Шаг 1 — Поступление обеспечительного платежа

Сделаем допущение, что загрузка банковских выписок не используется. Создайте документ «Поступление на расчётный счёт». «Вид операции» выберите «Оплата от покупателя». В поле «Договор» выберите договор аренды, где прописан обеспечительный платёж. В поле «Счёт расчётов» укажите субсчет к счёту 76 (например, 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами»). В специальном поле «Аванс в НУ» должно автоматически установиться значение «Доход УСН».

Поступление на расчётный счет обеспечительного платежа в бухгалтерском учёте сформировало проводку Дт 51 Кт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Проверяем отражение дохода в КУДиР:

Сумма обеспечительного платежа корректно встала в колонку «Доходы».

Хотя сейчас рассматривается пример организации на УСН, не являющейся плательщиком НДС, необходимо напомнить, что при налогообложении НДС арендодателю необходимо выставить счет-фактуру на аванс при поступлении обеспечительного платежа, выполняющего функцию аванса.

Шаг 2 — Зачёт платежа в счёт арендной платы

Срок аренды подходит к концу и, согласно условиям договора, обеспечительный платёж засчитывается в счёт арендной платы за последний месяц.

Проводится взаимозачет в бухгалтерском учёте документом «Корректировка долга» с видом операции «Прочие корректировки». Взаимозачет проводится на основании документа реализации (в данном случае акта) и документом поступления на расчётный счёт обеспечительного платежа.

Обратите внимание, что вкладку «Счета учёта» заполнять в данном случае не нужно. Оставьте эти поля пустыми, так как счета уже были заданы на вкладках дебиторской и кредиторской задолженности. Заполнение вкладки «Счета учёта» приведёт к некорректным проводкам.

Документ формирует проводку Дт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 62.01 «Расчёты с покупателями и заказчиками».

Так как доход по обеспечительному платежу в налоговом учёте был сформирован на день поступления, то снова включать эту сумму в доход на данном этапе не нужно.

Для документального подтверждения необходимы подписанные акт за последний месяц аренды (если такой документооборот оговорён в договоре аренды) и акт о зачёте обеспечительного платежа в счёт арендной платы за последний месяц.

Обеспечительный платеж возвращается арендатору после истечения срока аренды

Платёж, выполняющий обеспечительную функцию, на момент получения не включается в доходы для целей УСН. Это следует из пп. 2 п. 1 ст. 251 НК РФ. В учёте это кредиторская задолженность.

Для того чтобы иметь законное право не признать обеспечительный платёж в доходах и иметь преимущества перед претензиями налогового органа, нужны корректные формулировки условий в договоре аренды.

Например:

«Сумма, перечисляемая Арендатором в размере 30 000 (тридцать тысяч) руб. 00 коп., носит обеспечительный характер и вносится в целях обеспечения исполнения Арендатором обязательств по настоящему Договору (в том числе обязательств по внесению арендной платы, возмещению убытков, уплате неустойки, компенсации ущерба, причинённого Объекту аренды). При этом Обеспечительный платёж не рассматривается сторонами как частичная оплата арендной платы за какой-либо период аренды и не засчитывается в счёт арендной платы автоматически.
При надлежащем исполнении Арендатором всех обязательств и прекращении договора обеспечительный платёж подлежит возврату Арендатору в течение 5 рабочих дней с момента подписания акта возврата помещения».

Шаг 1 — Поступление обеспечительного платежа

В документе «Поступление на расчётный счёт» выберите вид операции «Прочее поступление». В поле «Договор» выберите договор аренды, где прописан обеспечительный платёж. В поле «Счёт расчётов» укажите счёт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами». В специальном поле «Доходы УСН» укажите «Не принимаются» — это исключит сумму из налоговой базы на этапе получения (просто установите «0,00» в этом поле).

Дт 51 Кт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — отразили поступление денег.

В КУДиР сумма обеспечительного платежа не включена в доходы.

Шаг 2 — Возврат обеспечительного платежа

Срок договора аренды закончился, арендатор оказался добросовестным контрагентом, и арендодатель возвращает сумму обеспечительного платежа.

Сформируйте документ «Списание с расчётного счёта». Выберите вид операции «Прочее списание». В поле «Договор» выберите договор аренды, где прописан обеспечительный платёж. В поле «Счёт дебета» укажите счёт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами». В специальном поле «Расходы УСН» выберите вариант «Не принимаются».

Сформировалась проводка 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 51 — вернули деньги арендатору.

В КУДиР сумма расходов не отразилась:

Обеспечительный платеж удерживается в счёт ущерба или неустойки

В договоре стоит отдельно перечислить ситуации, при которых арендодатель вправе зачесть обеспечительный платёж.

Например:

«Арендодатель вправе зачесть сумму Обеспечительного платежа (полностью или частично) в счёт погашения следующих требований к Арендатору: задолженность по арендной плате; неустойка за просрочку; расходы на устранение ущерба, причинённого Объекту аренды по вине Арендатора. При этом Арендодатель направляет Арендатору письменное уведомление с приложением расчёта удержанных сумм в течение 5 рабочих дней с момента выявления нарушения. Удержание сумм в счет возмещения ущерба производится на основании Акта о выявленных недостатках, подписанного Сторонами. Зачёт/удержание признается состоявшимся с даты двустороннего подписания указанного Акта».

Шаг 1 — Поступление обеспечительного платежа

На момент получения платежа он выполнял обеспечительную функцию, поэтому его поступление отражается аналогично второй ситуации в нашей публикации.

Применяем счет 76.09 и указываем, что в доходах эта сумма не учитывается.

При проведении сформированы следующие проводки:

В доходах по налоговому учету поступившая сумма не учтена.

Шаг 2 — Операция по начислению удержания

Когда арендодатель удерживает обеспечительный платёж в качестве возмещения ущерба, штрафа или неустойки, эта сумма меняет свой статус. Она перестаёт быть возвратной и превращается в доход.

На дату удержания на основании подписанного с обеих сторон акта о повреждении или соглашении о неустойке формируется проводка через «Операции, введённые вручную» на сумму причинённого ущерба или неустойки:

Дт 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 91.01 «Прочие доходы»- удержанная сумма признаётся прочим доходом.

Шаг 3 — Включение обеспечительного платежа в доходы

Сумма удержания увеличивает налоговую базу. Арендодатель включает её в доходы на дату удержания. Это следует из того, что подп. 2 п. 1 ст. 251 НК РФ исключает из налоговой базы имущество, полученное в форме залога или задатка, но, когда платёж фактически используется для покрытия санкций или ущерба, он перестаёт быть просто обеспечением и становится доходом.

Так как операция, введённая вручную, формирует только бухгалтерские проводки и не формирует записи в КУДиР, не забудьте через «Записи книги доходов и расходов УСН» также сформировать запись в разделе «Доходы и расходы» (раздел «Операции» — «Записи книги доходов и расходов УСН»).

Сумма корректно отражена в КУДиР.

Учет обеспечительного платежа на забалансовом счете

При поступлении и списании обеспечительного платежа нужно также отразить эти операции на забалансовом счёте 008.01 «Обеспечения обязательств и платежей полученные».

Когда ваша организация получает в качестве гарантии, например, обеспечительный платёж по договору аренды, задаток, банковскую гарантию, сумму этого обеспечения записывают по дебету счёта 008.01. В аналитике при этом указывают контрагента и договор.

По мере того, как обязательство, под которое дали обеспечение, погашается (или наступают иные условия из договора — например, обеспечительный платёж зачли в счёт оплаты, либо его вернули, либо зачли в счёт возмещения ущерба), сумму списывают с забалансового счёта проводкой по кредиту 008.01.

Для формирования проводок используйте «Операции, введённые вручную».

Поступление обеспечительного платежа на забалансовый счёт 008.01 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»:

Списание обеспечительного платежа с забалансового счёта 008.01:

Контроль операций

«Анализ субконто» в разделе «Отчеты» — это один из самых удобных стандартных отчетов в 1С.

Отчётом «Анализ субконто» по Контрагентам можно проверить взаиморасчеты с конкретным партнёром сразу по всем бухгалтерским счетам. В данном примере все расчёты по окончании договора аренды закончены и сальдо равно нулю.

Выводы

1. Если договор прямо предусматривает, что платёж зачтётся в счёт арендной платы, то эта сумма признаётся доходом и попадает в КУДиР на дату перечисления обеспечительного платежа. Важно: если компания или ИП на УСН является плательщиком НДС, то возникает необходимость сформировать счет-фактуру на аванс, что увеличит НДС к уплате. Сумму НДС по данной счет-фактуре можно будет принять к вычету на дату зачёта обеспечительного платежа в счёт арендной платы за последний месяц.

2. Если платёж носит чисто обеспечительную функцию и подлежит возврату при отсутствии нарушений, то на момент получения он не включается в доходы, а в момент возврата — не включается в расходы для целей УСН.

3. Если арендодатель удержал сумму, равную сумме платежа или его части (в счёт возмещения ущерба, неустойки), то удержанная сумма признаётся доходом и увеличивает налоговую базу по УСН на дату документа о признании претензии.

Чёткость формулировок в договоре — главный способ снизить риски:

1. Укажите сумму и срок, в который арендатор должен перечислить обеспечительный платёж, например: «в течение 3-х банковских дней после подписания договора».

2. Перечислите конкретные ситуации, какие обязательства обеспечивает платёж — «обеспечительный платёж обеспечивает исполнение следующих обязательств: своевременную уплату арендной платы, возмещение ущерба имуществу, уплату неустоек за нарушение режима работы».

3. Пропишите, при каких обстоятельствах и в каком порядке платёж (или его часть) засчитывается в счёт исполнения обязательства. Например: «При надлежащем исполнении договора в течение всего срока действия обеспечительный платёж подлежит возврату».

4. Чётко опишите, когда арендодатель вправе удержать сумму. Важно: удержание нужно подтверждать документально — актом, фото, расчётом долга, счетами на ремонт. Можно добавить условие: «При удержании Арендодатель направляет Арендатору письменное уведомление с приложением расчёта удержанных сумм».

5. Если предусмотрено частичное удержание, можно прописать, что арендатор обязан в определённый срок восстановить сумму до первоначального размера.

6. Укажите, в какой срок после наступления определённых обстоятельств (например, подписания акта возврата помещения) арендодатель обязан вернуть неиспользованную часть.

7. Если есть риск, что размер обеспечительного платежа нужно будет скорректировать (например, при увеличении арендной платы), пропишите такой пункт: «При повышении размера арендной платы сумма обеспечительного платежа увеличивается пропорционально. Арендатор обязуется перечислить разницу в течение 3-х банковских дней с даты изменения арендной платы».