Забыли применить вычет по НДФЛ — как исправить в 1С: ЗУП ред. 3.1?

В работе бухгалтера нередко может возникнуть ситуация, когда необходимо внести изменения в право на вычеты сотрудников для исчисления НДФЛ. Обычно, такое случается, когда зарплата уже начислена (и не за один месяц), а бухгалтер забыл отразить предоставленную справку о вычетах или же сотрудник не вовремя ее предоставил. А еще больше вопросов возникает, когда сумма «пропущенных» вычетов становится больше начисленного за текущий месяц НДФЛ. Как поступать в таких ситуациях, чтобы программа 1С: ЗУП ред. 3.1 корректно рассчитала НДФЛ и правильно отразила данные в отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ? Оба случая подробно рассмотрим в статье.

Ситуация № 1: предоставленный вычет меньше исчисленного НДФЛ

 Для начала посмотрим, в каком документе наглядно отражаются вычеты?

При начислении зарплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «НДФЛ» кроме сумм исчисленного налога есть информация о предоставленных вычетах — колонка «Примененные вычеты».

По щелчку мышкой на строке с интересующим сотрудником откроется подробная информация об исчисленном НДФЛ, доходах и примененных вычетах с начала года.

 
В случае, если вычеты не отражены или отражены неверно, их надо внести или исправить данные.
При предоставлении документов о праве на вычет, данные вносятся в карточку сотрудника: «Кадры» — «Сотрудники», в разделе «Налог на доходы» отражается информация о вычетах.

У сотрудника Грушевский С. Н. учтен вычет на двух детей.

 В этом разделе можно:

•    исправить данные о вычетах;
•    ввести новое заявление о вычетах;
•    прекратить право на вычет.

У сотрудницы Алферовой С. А. бухгалтер не учла предоставленную справку о праве на вычет и с начала года вычеты ей не предоставлялись.

Исправим эту ситуацию.

Шаг 1. Откроем в разделе «Кадры» справочник «Сотрудники». Выберем сотрудника и перейдем по гиперссылке «Налог на доходы».

Шаг 2. Переходим по гиперссылке «Ввести новое заявление на стандартные вычеты».

Шаг 3. Заполним данные о предоставленном вычете.

Указываем:

•    дату заявления;
•    с какого месяца предоставляется;
•    код вычета;
•    по какой месяц предоставляется вычет;
•    документ, подтверждающий право на применение вычета.

Одна маленькая подсказка: в поле «Предоставляется по (включительно)» программа по умолчанию ставит декабрь текущего налогового периода. В этом случае в начале следующего нужно будет снова внести информацию о вычете в программу. Но мы понимаем, сколько работы у бухгалтера в конце и начале года, есть большая вероятность, что про вычет вы даже и не вспомните в период сдачи отчетности. Соответственно, зарплата будет начислена без вычета НДФЛ, что в последствии приведет к перерасчету налога.

Согласно п.1 ст. 218 НК РФ вычет предоставляется с месяца рождения ребенка и до конца года, в котором ему исполнится 18 лет.

Поэтому рекомендуем вам в этом поле сразу поставить месяц декабрь того года, в котором ребенку исполняется 18 лет. В этом случае вам больше не придется возвращаться к этому вопросу, если не произойдет никаких изменений.

Шаг 4. Сохраняем документ — «Провести и закрыть».

Вычет сотрудницы Алферовой С. А. зафиксирован. Для внесения исправлений в имеющееся заявление переходим по гиперссылке «Исправить заявление на стандартные вычеты».

Перейдем к расчету зарплаты и начислению НДФЛ в текущем месяце. Рассмотрим, как отразится наше изменение данных.

При начисленной зарплате текущего месяца, чтобы не затрагивать других сотрудников, нажимаем на нужной строке правой кнопкой мышки и в контекстном меню выбираем «Пересчитать сотрудника».

В результате пересчета программа учтет внесенные данные о предоставленных вычетах и пересчитает НДФЛ.

 
Откроем расшифровку НДФЛ, щелкнув двойным щелчком мышки на фамилии сотрудника.

В строке за текущий месяц стоит сумма предоставленных вычетов с начала года. По щелчку мышкой откроется окно с детализацией месяцев, за который они предоставлены.

 
В результате ввода справки задним числом все вычеты за текущий год учтены.

Проверим, как отразились предоставленные вычеты в отчетах.

Для проверки сформируем следующие отчеты:

1.    Справка 2-НДФЛ;
2.    Отчет 6-НДФЛ.

Переходим в раздел «Отчетность, справки» — «2-НДФЛ для сотрудников».

Шаг 1. Нажимаем «Создать».

Шаг 2. Выбираем сотрудника. Данные в справке заполнятся автоматически.

В справке отражены доходы сотрудника, суммы исчисленного и удержанного налога, а также предоставленные вычеты.

Шаг 3. Сформируем печатную форму справки — «Справка о доходах (2-НДФЛ)».

В печатной форме видно, что сумма вычетов предоставлена за весь указанный нами период.

Сформируем отчет 6-НДФЛ и посмотрим, как отразились в нем данные сотрудника.

Шаг 1. Переходим в раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».

Шаг 2. Нажимаем «Создать» и в категории «Отчетность по физлицам» выбираем «6-НДФЛ».

Шаг 3. С помощью кнопок выбора периода установим период отчета. В нашем примере июль входит в период 9 месяцев. Нажимаем «Создать».

Шаг 4. Сформируем отчет — кнопка «Заполнить».

В первом разделе отчета отражены суммы дохода, исчисленного налога и примененных вычетов в целом по организации.

Выделив ячейку в отчете, ее можно расшифровать разными способами:

1.    Нажав кнопку «Расшифровать»;
2.    Щелкнув правой кнопкой мышки на ячейке и выбрав команду «Расшифровать»;
3.    Выбрав «Расшифровать» в подменю по кнопке «Еще»;

В детализации ячейки отчета «Сумма налоговых вычетов» видны предоставленные вычеты по всем сотрудникам. У сотрудницы Алферовой С. А. вычеты в полной сумме учтены в отчете 6-НДФЛ.

Ситуация № 2: предоставленный вычет больше исчисленного НДФЛ

 
Рассмотрим нередкий случай, когда в результате применения накопленного вычета его сумма больше, чем налог, исчисленный за текущий месяц. Ведь ничто не пугает бухгалтера больше, чем красный минус в документе или отчете.

Предположим, сотруднице Алферовой С. А. предоставлен вычет на ребенка инвалида (код 129/117) в размере 12 000 руб. ежемесячно. Этот код отражается в карточке сотрудника в заявлении на вычеты.

Пересчитаем начисления сотрудника и проанализируем ситуацию.

Из начисления видно, что Алферовой С. А. предоставлен вычет в текущем месяце в размере 84 000 руб., из расчета 12 000 руб. за период с января по июль. В результате сумма НДФЛ отразилась к возврату с минусом. Детально это видно в расшифровке строки. Откроем детализацию двойным щелчком мышки в документе начисления на строке сотрудника и в появившемся окне нажмём на ячейку «Вычеты».

На вкладке «Начисления» сформируем расчетный листок по сотруднику.

В расчетном листке отражена сумма перерасчета НДФЛ и сумма излишне удержанного НДФЛ.

Посмотрим, как отразится данное исправление в справке 2-НДФЛ.

Вернемся к нашей справке в разделе «Отчетность, справки» — «2-НДФЛ для сотрудников». Нажимаем «Заполнить», чтобы обновить данные.

В справке отражена сумма предоставленного вычета и сумма излишне удержанного налога.

Сформируем отчет 6-НДФЛ после исправления данных («Отчетность, справки» — «1С-Отчетность»).

Откроем ранее сохраненный отчет и нажимаем «Заполнить».

Сведения изменились. В расшифровке ячейки «Сумма налоговых вычетов» видно измененную сумму вычетов по сотруднице Алферовой С.А.

Таким образом мы исправили недочеты в предоставлении вычетов сотруднику.

Для правильного расчета налога при начислении зарплаты важно контролировать корректность применения вычетов и при обнаружении ошибки своевременно ее исправлять. Так как применение вычетов и расчет НДФЛ происходят нарастающим итогом с начала года, то такое исправление допустимо.

Автор статьи: Ольга Круглова