Запись книги доходов и расходов УСН в 1С: Бухгалтерии предприятия
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это отчет, который формируется в 1С по данным налоговых регистров.
Кто должен вести КУДиР?
Несмотря на то, что обязанность представлять КУДиР в составе налоговой отчетности для компаний на УСН, законодательно не закреплена, тем не менее, книгу учета доходов и расходов обязаны вести все организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ). Налоговый орган вправе запросить КУДиР в ходе проведения выездной налоговой проверки (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ). В ходе камеральной проверки у налоговой такого права нет (п. 7 ст. 88 НК РФ).
Когда нужна ручная запись в КУДиР?
Данные о полученных доходах и понесённых расходах в большинстве случаев попадают в КУДиР автоматически при корректном проведении операций в программе.
Но отражая операции в 1С, бухгалтер может столкнуться с тем, что тот или иной документ не сформировал нужные записи в КУДиР. В разделе «Операции» — «Записи книги доходов и расходов УСН» есть специальный документ, с помощью которого можно вручную сформировать или откорректировать записи в КУДиР.
Иногда ручная операция применяется бухгалтерами неоправданно. То есть в 1С предусмотрен специальный механизм для включения сумм в налоговые регистры, но
Для примера приведем некоторые причины,
- Не выполнены условия признания для расходов.
- Ошибки в настройках программы.
- Ошибки в документах.
Например, для того, чтобы в КУДиР попали расходы по материалам, в программе должна быть проведена цепочка условий (как правило, это поступление и оплата поставщику). Если необходимые документы не оформлены или оформлены неправильно, программа не поймет, что критерии для признания расходов выполнены и не сделает запись в КУДиР. Как проводить документы, чтобы расходы на материалы и товары попали в налоговую базу УСН, мы рассказали в отдельной статье.
Например, в настройках начисления неверно заполнен способ отражения зарплаты, который должен учитываться в расходах, но не учитывается. Результат — расходы на оплату труда не попадают в КУДиР, налоговая база завышена.
Например, в документе поступления на расчетный счет или поступления товаров неверно заполнены поля, отвечающие за включение сумм в КУДиР — «Доходы УСН», «Расходы УСН».
Больше информации по отражению расходов и доходов на упрощенке — от настройки программы до декларации и КУДиР в нашем курсе Налоговый учет при применении УСН.
Но есть ситуации, в которых ручная запись в КУДиР станет единственно верным инструментом:
- В 1С отсутствует функционал по нужным операциям.
- В случае оперативной коррекции налоговой базы, когда исправление ошибок в учете требует времени. То есть ручная запись используется как быстрое временное решение — до устранения реальных причин отсутствия нужных сумм в КУДиР.
Например, расчет зарплаты ведется (или загружается из внешней программы) сводно, а не по сотрудникам; отражение в расходах суммы платы за систему «Платон»; операции, введенные вручную, без заполнения специальных налоговых регистров и иные нетиповые операции.
Как внести запись в КУДиР?
В разделе «Операции» — «Записи книги доходов и расходов УСН» сформируем новый документ. Для ИП и организаций на УСН с объектом «доходы минус расходы» документ выглядит следующим образом:
Документ имеет вкладки, соответствующие разделам КУДиР:
«Доходы и расходы» — для отражения доходов и расходов;
«Расчет расходов на приобретение ОС и НМА» — здесь программа позволит внести суммы по тем основным средствам и НМА, которые уже приняты к учету.
Для компаний с объектом «доходы» структура документа с учетом применяемого режима выглядит иначе. Часть вкладок, которые предусмотрены для системы «доходы минус расходы», теперь отсутствует. И есть новая: «Уплаченный торговый сбор» — для отражения суммы уплаченного торгового сбора, уменьшающая сумму единого налога или авансовых платежей.
Для примера внесем ручные записи на вкладке «Доходы и расходы» и посмотрим, какое отражение получат эти операции в отчете. Не забудьте заполнить колонку «
Теперь сформируем КУДиР в разделе «Отчеты» — «Книга доходов и расходов УСН». Суммы, внесённые вручную, успешно зарегистрированы в КУДиР по Разделу I в. 3 квартале.
Если для контроля налоговой базы вы используете отчет «Анализ состояния налогового учета по УСН» (раздел «Отчеты» — «Анализ учета по УСН»), то внесенные доходы будут отражены в блоке «Доходы, отраженные вручную», а расходы — в блоке «Прочие расходы».
Если нужно откорректировать доходы или расходы в меньшую сторону, значения указываются со знаком «минус».
Подведем итоги
Документ «Запись книги доходов и расходов УСН» — это полезный инструмент в 1С, который позволяет сделать записи по налоговым регистрам самым простым способом. Но, прежде чем использовать ручную запись в КУДиР, важно убедиться в том, что в программе действительно отсутствует нужный функционал по этим операциям. Данный документ должен использоваться в исключительных случаях, когда для отражения нужной операции нет типовых инструментов либо как временный способ обхода некорректного поведения программы.
