Изменение персональных данных сотрудников в программах 1С

Опубликовано 12.05.2023 06:46

Автор: Administrator

Просмотров: 22494

Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1. 

Итак, напомним о каждом виде персональных данных.

СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.

Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 "Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ"). Происходит это в следующих случаях:

• достижение возраста 20, 45 лет;

• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;

• порча или утеря паспорта.

Замена паспорта – это обязанность работника.

Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС. 

Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.

В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.

Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.

Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).

Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).

Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.

Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.

Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.

Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:

Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.

При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.

Для этого используется функция «История»:

Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» - «Физические лица».

Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.

Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.

Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:

После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».

В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:

В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».

Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».

Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:

В карточке физического лица данные изменились автоматически:

Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:

Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.

Автор статьи: Ольга Долгих

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов