Как настроить электронный документооборот между СБИС и 1С: Бухгалтерией предприятия ред. 3.0

Электронный документооборот уже укоренился во многих компаниях, и все тенденции нового времени ведут к повсеместному переходу от бумажной «первички» к документам, полученным по ЭДО. В этой публикации наша коллега - аудитор группы компаний ООО «БизнесПроф» Людмила Протасова - не только подробно расскажет про основные отличия бумажных документов от электронных и нюансы предоставления электронных документов на проверку в контролирующие органы, но и раскроет все секреты настройки ЭДО между СБИС и 1С: Бухгалтерией предприятия ред. 3.0. А в Instagram-аккаунте ООО «БизнесПроф» вы сможете найти очень много полезной и исчерпывающей информации по ведению бухгалтерского учета и текущему законодательству. 

Чем же отличается документ, полученный по ЭДО от бумажного?

Документы, полученные по ЭДО, заверяются квалифицированной электронной подписью руководителя и не имеют привычной нам собственноручной подписи уполномоченного лица и печати компании.

Они создаются и передаются между компаниями электронно и могут не распечатываться на бумажный носитель. При этом они равнозначны по своей силе бумажному документу. Они так же, как бумажные, имеют юридическую силу и являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции.

В каком формате представлять электронные документы в налоговую?

Если вы используете ЭДО, и запрашиваемые ФНС документы к вам поступили в электронном виде, достаточно выгрузить их из учетной системы или из системы оператора электронного документооборота в XML-формате и отправить в ИФНС, заверив своей ЭЦП.

Однако проверить содержание этого документа без определенных программных продуктов не представляется возможным.

Что можно сделать в этом случае?

Как правило, достаточно сохранить XML-документ в формате PDF, однако в этом случае нельзя проверить электронную подпись. Следовательно, можно предоставить XML-файл с электронной подписью и непосредственно в PDF-формате. Это позволит проверить электронную подпись, соответствие документа форматам ФНС, наличие необходимых реквизитов и правильность подсчетов.

Если запрашиваемые ФНС документы у вас есть как на бумажных носителях, так и получены по ЭДО, то бумажные документы можно отсканировать, перевести в форматы TIF или JPG, прикрепить электронные документы и так же, как и в первом случае отправить в ФНС.

Весь пакет подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется в налоговую инспекцию через оператора, с помощью которого у вас происходит документооборот с ФНС.

Важно! Чтобы контролирующие органы не имели претензий по форме документов, необходимо в договоре с контрагентом прописать порядок документооборота (на бумажных носителях или по ЭДО).

В каком формате хранить документы, полученные по ЭДО?

Электронные документы можно хранить только в электронном виде. Для таких документов нужно создать электронный архив.

Распечатывать на бумаге, заверять и хранить в таком виде документы, полученные по ЭДО, не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 №03-02-07/1-202). В законе отсутствуют положения, обязывающие хранить документы, составленные в электронном формате, на бумажных носителях.

Но есть единственное требование – такие документы должны быть заверены электронной подписью.

Как настроить ЭДО между СБИС и 1С: Бухгалтерией предприятия ред. 3.0?

От теории перейдем к практике.

Рассмотрим здесь несколько вариантов:

1) Выгрузка настраивается впервые;

2) Выгрузка уже настроена.

Если настраиваем выгрузку в первый раз, то алгоритм действий следующий:

Шаг 1. Заходим в СБИС-Онлайн во вкладку «Документы» - «Входящие»: 



Шаг 2. Проваливаемся в документ двумя щелчками левой кнопки мыши:



Шаг 3. Заходим в три точки, расположенные справа:



Шаг 4. Нажимаем «Скачать» - «Настройка подключений к информационным системам»:



Шаг 5. Указываем путь к базе, которую хотим синхронизировать:



Шаг 6. Добавить – базу 1С, далее ставим флажок на версии 8.3:



Шаг 7. Прописываем путь к необходимой базе.



Шаг 8. Снова переходим по команде «Далее».

Произойдет синхронизация с указанной базой.

Если выгружаем документ в уже настроенный ранее обмен,
то алгоритм действий следующий:

Важный нюанс: в базе 1С обязательно должны быть заполнены карточки компаний, по которым пришли документы (ИНН, КПП, договор). Если в карточках нет этой информации, документы не загрузятся!

Шаг 1. Заходим в СБИС-Онлайн во вкладку «Документы» - «Входящие»:



Шаг 2. Проваливаемся в документ двумя щелчками левой кнопки мыши:



Шаг 3. Заходим в три точки, расположенные справа:



Шаг 4. Выбираем команду «Скачать» и указываем нашу базу 1С:



Шаг 5. Если в 1С при входе пользователь и пароль на вход ранее не задавались (при создании базы 1С по этому клиенту), то заполнять ничего не нужно, если присвоен пользователь и пароль, необходимо их заполнить:

Документы выгружены.

При корректной выгрузке появится отчет о выгрузке:



Где в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 находятся загруженные по ЭДО документы?

Найти их в программе совсем не сложно!

Заходим в раздел «Покупки» - «Поступления (акты, накладные, УПД)».



Находим в списке необходимый документ. При желании можно воспользоваться отбором.



Заходим в документ, проверяем все данные и проводим его.



Проваливаемся в счет-фактуру и отражаем вычет НДС (при необходимости) в книге покупок.

Для удобства в комментариях документа, полученного по ЭДО, можно указать, что документ получен по ЭДО, чтобы в дальнейшем его не потерять.



Комментарии прописываются в подвале документа.



Надеемся, что данная статья, подготовленная сотрудниками ООО «БизнесПроф», была вам полезна!

Автор статьи:

Людмила Протасова

 

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Поиск по сайту

Наши курсы

Мы Вконтакте

Форма входа

Яндекс.Метрика
Политика конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных
Оферта