Поступление прослеживаемых товаров через подотчетное лицо в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Ольга Бердечникова

Автор обучающих материалов сайта

Ранее мы уже подробно рассматривали поступление прослеживаемых товаров от различных контрагентов, но обделили вниманием следующую ситуацию: приобретение организацией прослеживаемого товара через подотчетное лицо. Сегодня мы закроем данный пробел и расскажем, как отразить такую операцию в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, и кто должен отвечать за корректное заполнение сопроводительных документов.

Для того, чтобы расставить все точки над «i» по данному вопросу, обратимся к Письму Минфина России от 23.08.2021 N 27−01−22/67650 «О национальной системе прослеживаемости товаров».

Итак, начнем с того, что подотчетное лицо, совершая покупки от имени организации, должно предъявлять компании — продавцу доверенность, заверенную, как правило, руководителем организации. Следовательно, компания — продавец, реализуя такому подотчетному лицу прослеживаемый товар, обязана выставить счет-фактуру в электронной форме, указав в нем РНПТ.

В обратной же ситуации, когда «подотчетник» не предоставляет компании — продавцу доверенность, последний, предполагая, что перед ним покупатель — физическое лицо, может прекратить прослеживаемость реализуемого товара. Ведь продажа прослеживаемого товара физическим лицам для личных нужд является основанием для прекращения прослеживаемости.

Но заметим, что рассматриваемая нами ситуация предполагает приобретение товаров для предпринимательской деятельности, следовательно, ни о каком прекращении прослеживаемости и речи быть не может.

Поэтому в вышеуказанном письме Минфин делает следующий вывод: для того, чтобы компания — продавец могла соблюдать нормы закона и имела возможность корректно оформлять документы, организации — покупатели обязаны обеспечить получение электронного счета-фактуры по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Это значит, что ответственность по данному вопросу Минфин возлагает на организацию — покупателя. Следовательно, организация — покупатель обязана не только иметь возможность принять электронную счет-фактуру, но и оповещать компанию — продавца о том, что прослеживаемый товар приобретается в интересах юридического лица.
Теперь посмотрим, каким образом такая ситуация должна быть отражена в программе 1С.

Алгоритм для учета прослеживаемого товара, приобретенного через подотчетное лицо при ОСН, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

Шаг 1 — Настройка программы

Не забудьте включить функционал прослеживаемых товаров на вкладке «Внешняя торговля» в разделе меню «Главное» — «Функциональность».
Шаг 2 — Выдача денежных средств подотчётному лицу

Для начала выдадим подотчетные средства сотруднику Иванову Ивану Ивановичу.

Для этого воспользуемся документом «Списание с расчетного счета». Такой документ можно как создать в программе, так и загрузить из «Клиент-банка».

Итак, перейдем в раздел меню «Банк и касса» и далее в подраздел «Банковские выписки».

В данном документе, помимо прочего, стоит уделить внимание выделенным полям. Так, вид операции должен принять значение «Перечисление подотчетному лицу», а статья расходов — «Выдача подотчетных сумм».
Проведем документ и посмотрим сформированные им бухгалтерские записи. Видим, что наш «подотчетник» получил 79 000 рублей.
Сформируем Оборотно — сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 71, чтоб еще раз убедиться в корректности отражения операции.
Шаг 3 — Поступление прослеживаемого товара
ООО «Василек» выдал подотчетные средства Иванову Ивану Ивановичу для покупки холодильника в офис. Напомним, что такой товар является прослеживаемым, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 июля 2021 г. N 1110.
Так как сотрудник действовал в интересах юридического лица, то он предоставил компании — продавцу доверенность. Напомним, что такой документ не является первичным учетным документом, а служит основанием для передачи сотруднику прав выступать в роли доверенного лица компании. Ниже представлен образец данной доверенности.

Важно! В доверенности следует указывать правильное наименование компании — покупателя, ИНН и адрес регистрации, так как именно эти данные продавец укажет в чеке и в первичных документах.
Напомним, что многие пользователи успешно применяют форму доверенности из программы 1С. Бланк формируется в разделе «Покупки» — «Доверенности».

Иванов И. И. выполнил поручение работодателя и отчитался за покупку.

Для отражения оплаты поставщику воспользуемся документом «Авансовый отчет», а вот поступление прослеживаемого товара отразим документом «Поступление товаров».
Напомним, что компания — поставщик обязана передать организации — покупателю счет-фактуру не в бумажной, а в электронной форме. Следовательно, документ «Поступление товаров» будет загружен в программу автоматически, если организация — покупатель использует в работе сервис «1С: ЭДО». В противном случае бухгалтеру потребуется внести данные вручную.

В нашем примере ООО «Василек» пользуется услугами стороннего оператора ЭДО и документ автоматически в учетную программу не загружается.

Отразим поступление прослеживаемого товара. Для этого создадим новый документ «Поступление товаров» в разделе меню «Покупки».
В «шапку» документа внесем данные из полученного УПД (Универсальный передаточный документ) поставщика.
В справочник «Номенклатура» внесем новый элемент, уделяя внимание выделенным строкам.
Видим по специальному значку , что приобретаемый нами холодильник является прослеживаемым товаром, а это значит, что в документе требуется указать регистрационный номер партии товара. Такой номер необходимо взять из документов поставщика. 

Проведем документ и проанализируем сделанные им записи. 

Стоимость холодильника включена в расходы на затратном счете по бухгалтерскому учету. Второй проводкой программа выделила сумму «входного» НДС на отдельный субсчет.

На закладке «Прослеживаемые товары» видим сделанную запись в одноименном регистре с видом: Приход.
Перейдем на закладку «Операции с прослеживаемыми товарами». Данные о приобретенном холодильнике будут отражены в Книге покупок, о чем говорит графа «Отражение в отчетности», так как покупатель и продавец, в нашем примере, являются плательщиками НДС и применяют общую систему налогообложения.
Обращаем внимание, что в данном примере мы не рассматриваем передачу прослеживаемого объекта в эксплуатацию. Об особенностях отражения такой операции мы говорили в нашей статье. А сейчас наша первоочередная задача показать, как отразить приобретение прослеживаемого товара через подотчетное лицо и оформление документа «Авансовый отчет».

Шаг 4 — Утверждение авансового отчета

Перейдем в раздел меню «Покупки» и далее в подраздел «Авансовые отчеты».
Создадим новый документ.

«Шапку» документа заполним следующим образом: укажем дату документа и подберем из справочника «Физические лица» фигурирующее в примере подотчетное лицо.

Далее перейдем к табличной части документа. Здесь нас интересуют 2 закладки:

1. На закладке «Авансы» укажем выданные денежные средства сотруднику. У нас данная операция была проведена документом «Списание с расчетного счета» № 14 от 11.03.2026 года.
2. На закладке «Оплата» отразим выплаченные поставщику денежные средства за товар.

. Также обратите внимание, что в проводках встал необходимый документ расчетов — наше поступление холодильника.

Для наглядности снова сформируем ОСВ по счетам 71 и 60, увидим, что сальдо на конец периода отсутствует.

находится на общей системе налогообложения, то сведения о прослеживаемых товарах попадут в книгу покупок и, соответственно, в декларацию по НДС.

, выбрав из категории «Налоговая отчетность».