Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении из программ 1С в 2023 г.?
Увольнение сотрудника — достаточно хлопотная процедура для бухгалтера или кадровика. Мало того, что нужно рассчитать работника, успеть сдать отчетность (СЗВ-ТД обязательно, «Застрахованные лица (СЭДО)» с галочкой об увольнении — по желанию), так еще и выдать целый список документов самому сотруднику. С каждым годом этот перечень меняется: одно добавляется, другое уходит. В этой публикации мы приведем актуальный перечень отчетности в 2023 г., которую вы из программ 1С должны распечатать и выдать на руки увольняемому. Эта памятка должна быть у каждого бухгалтера, делитесь ею с коллегами!
Все документы, о которых ниже пойдет речь, формируем после того, как все начисления и выплаты по сотруднику сформированы.
1. Трудовая книжка
Бумажную трудовую книжку нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277−6−1).
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то ему выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
В 1С: ЗУП ред. 3.1 практически весь комплект документов на увольнение можно сформировать в разделе меню «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения».
Необходимо выделить документ увольнения конкретного сотрудника и по кнопке «Печать» либо печатать отдельно каждый документ, либо сразу распечатать комплект документов при увольнении.
Отчет СТД-Р находится в разделе меню «Отчетность, справки» — «Электронные трудовые книжки».
По кнопке «Создать» можем сформировать форму СТД-Р на дату увольнения.
В 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 «зарплатные возможности» очень скромные, поэтому придется немного «побегать» по программе.
Отчет СТД-Р находится в разделе меню «Зарплата и кадры» — «Электронные трудовые книжки».
2. ЕФС-1
Здесь вам необходимо зайти в сданный СЗВ-ТД по сотруднику и по кнопке «Печать» распечатать форму ЕФС-1.
3. ДСВ-3
Эти сведения о застрахованных лицах необходимо выдать только тем сотрудникам, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.
В 1С: Бухгалтерии предприятия откройте раздел «Отчеты» — «Регламентированные отчеты». По кнопке «Создать» форму «Реестр ДСВ-3» можно найти в папке «Отчетность по физлицам».
Необходимо заполнить данные и отправить на печать ЕФС-1.
В 1С: ЗУП такой отчет следует искать в разделе меню «Отчетность, справки» — «Добровольное пенсионное страхование».
4. Раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» из РСВ
Выписку из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдайте в день увольнения (п. п. 8, 12 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
В выписке укажите сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 13.1 Порядка заполнения расчета, утвержденного Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7−11/878@).
В программах 1С вам нужно будет сформировать Расчет по страховым взносам в 1С-Отчетности.
Наш сотрудник увольняется в июле, поэтому РСВ создаем за 9 месяцев.
В разделе 3 находим страницу нашего работника, проверяем, что данные по нему заполнены и нажимаем кнопку «Напечатать страницу».
На этом обязательные документы к выдаче сотруднику при увольнении закончились.
5. Дополнительные документы
Также рекомендуем работнику по его письменному заявлению выдать справку 2-НДФЛ на момент расчета с сотрудником и справку по ф. 182-н (за периоды до 2023 г.). Поверьте, бухгалтер на новом месте работы мысленно вам скажет спасибо.
Напоминаем, что обе справки находятся в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры», а в 1С: ЗУП ред. 3.1 в разделе «Отчетность, справки».
По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, вы можете оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись о получении документов.
Автор статьи: Ирина Плотникова
