Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?

Недавно мои постоянные клиенты озадачили меня таким вопросом: «Почему у нас изменилась сумма в одной из строк баланса за прошлый год?». Главный бухгалтер решила сформировать бухгалтерскую отчетность за 9 месяцев текущего года, просто чтобы проверить правильность данных в программе. И при сверке текущего баланса с балансом предыдущего года обнаружила расхождение в колонке «На 31 декабря 2013 года». В этой статье я расскажу вам о возможных причинах такой ситуации. 

Первым делом, хочется напомнить лишний раз о такой вещи, как дата запрета изменения данных. Надеюсь, что большинство из вас о ней хорошо знает, но тем не менее много проблем происходит именно из-за того, что её забывают устанавливать. Наиболее часто жалобы на изменение данных от пользователей 1С можно услышать после обновления программ, как правило, на линию консультаций поступают звонки с фразами вроде «Мальчик пришел, обновил нашу программу, и у меня все цифры полетели в отчетах». Такая ситуация действительно может произойти, но не по вине «мальчика», а из-за того, что в программе не установлена дата запрета. Ведь при обновлении, когда происходят изменения в структуре конфигурации, программа зачастую перепроводит документы незакрытых периодов. Это необходимо для корректной работы. И вот если в её доступе остается не только текущий налоговый период, но и предыдущие, когда дата запрета не установлена, то могут начаться проблемы с расхождением данных в отчетах.

Поэтому обязательно устанавливайте дату запрета изменения после каждой сдачи отчетности. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 это можно сделать на вкладке «Операции».                           

В 1С: Комплексная автоматизация 8 и ряде других программ 1С в меню «Сервис».                        

Но у моих клиентов, о которых я рассказывала в начале статьи, дата запрета изменений регулярно устанавливается. Причем даже не каждый квартал, а каждый месяц после закрытия. Но тем не менее, расхождения всё равно появились, хотя казалось бы, что это невозможно.

Дело в том, что помимо проводок, которые формируются документами, на заполнение отчетных форм влияют еще и настройки некоторых элементов справочников. И если Вы их измените по каким-то причинам (специально или случайно), то данные в отчетности за весь период учета в программе могут измениться. Это будет заметно в том случае, если Вы решите перезаполнить какой-то отчет или в случае с бухгалтерской отчетностью, где присутствуют данные предыдущих отчетных периодов. С какими же справочниками нужно быть аккуратными?

1) Справочник «Прочие доходы и расходы» — в нем хранится аналитика, которая используется для 91 счета. Значение имеет поле «Вид прочих доходов и расходов».

Если Вы обращали внимание, то при расшифровке показателей в бухгалтерских отчетах, связанных с прочими доходами и расходами, указывается, какие именно виды попадают в данную строку. И если изменить вид у какого-то из элементов, по которому есть остатки или обороты, то он может не попасть в отчет.

А вот для заполнения декларации по налогу на прибыль, кроме этого, значение имеет еще и галочка «Принимается к налоговому учету» (НУ), которую также не рекомендуется трогать лишний раз. Если Вам понадобилась аналитика, которая не принимается к налоговому учету, то лучше добавить новый элемент с такой настройкой, но не изменять существующий.

2) Справочник «Расходы будущих периодов» — в этом справочнике есть такой замечательный реквизит «Вид актива в балансе», от которого зависит, в какую строку баланса попадет сумма РБП. 

Если поменять этот вид, то в целом сумма баланса не изменится, однако появится расхождение по строкам.

Также нужно быть аккуратными со справочником «Статьи затрат» и его реквизитом «Вид расхода», который тоже опосредованно может повлиять на данные отчетов.

Конечно, у меня не получится описать все возможные причины подобных расхождений в одной статье. Да и мои клиенты не перестают меня удивлять всё новыми и новыми неожиданными ситуациями. Поэтому если у Вас остались вопросы, или Вы никак не можете понять, что произошло именно в Вашем случае, то пишите о своих сложностях в комментариях к статье или на форуме в разделе «Задать вопрос», предварительно зарегистрировавшись. Будем разбираться вместе!