Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов?
- Опубликовано 31.10.2014 18:08
- Автор: Administrator
- Просмотров: 15460
Недавно мои постоянные клиенты озадачили меня таким вопросом: "Почему у нас изменилась сумма в одной из строк баланса за прошлый год?". Главный бухгалтер решила сформировать бухгалтерскую отчетность за 9 месяцев текущего года, просто чтобы проверить правильность данных в программе. И при сверке текущего баланса с балансом предыдущего года обнаружила расхождение в колонке "На 31 декабря 2013 года". В этой статье я расскажу вам о возможных причинах такой ситуации.
Первым делом, хочется напомнить лишний раз о такой вещи, как дата запрета изменения данных. Надеюсь, что большинство из вас о ней хорошо знает, но тем не менее много проблем происходит именно из-за того, что её забывают устанавливать. Наиболее часто жалобы на изменение данных от пользователей 1С можно услышать после обновления программ, как правило, на линию консультаций поступают звонки с фразами вроде "Мальчик пришел, обновил нашу программу, и у меня все цифры полетели в отчетах". Такая ситуация действительно может произойти, но не по вине "мальчика", а из-за того, что в программе не установлена дата запрета. Ведь при обновлении, когда происходят изменения в структуре конфигурации, программа зачастую перепроводит документы незакрытых периодов. Это необходимо для корректной работы. И вот если в её доступе остается не только текущий налоговый период, но и предыдущие, когда дата запрета не установлена, то могут начаться проблемы с расхождением данных в отчетах.
Поэтому обязательно устанавливайте дату запрета изменения после каждой сдачи отчетности. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 это можно сделать на вкладке "Операции". 
В 1С: Комплексная автоматизация 8 и ряде других программ 1С в меню "Сервис". 
Но у моих клиентов, о которых я рассказывала в начале статьи, дата запрета изменений регулярно устанавливается. Причем даже не каждый квартал, а каждый месяц после закрытия. Но тем не менее, расхождения всё равно появились, хотя казалось бы, что это невозможно.
Дело в том, что помимо проводок, которые формируются документами, на заполнение отчетных форм влияют еще и настройки некоторых элементов справочников. И если Вы их измените по каким-то причинам (специально или случайно), то данные в отчетности за весь период учета в программе могут измениться. Это будет заметно в том случае, если Вы решите перезаполнить какой-то отчет или в случае с бухгалтерской отчетностью, где присутствуют данные предыдущих отчетных периодов. С какими же справочниками нужно быть аккуратными?
1) Справочник "Прочие доходы и расходы" - в нем хранится аналитика, которая используется для 91 счета. Значение имеет поле "Вид прочих доходов и расходов".
Если Вы обращали внимание, то при расшифровке показателей в бухгалтерских отчетах, связанных с прочими доходами и расходами, указывается, какие именно виды попадают в данную строку. И если изменить вид у какого-то из элементов, по которому есть остатки или обороты, то он может не попасть в отчет.
А вот для заполнения декларации по налогу на прибыль, кроме этого, значение имеет еще и галочка "Принимается к налоговому учету" (НУ), которую также не рекомендуется трогать лишний раз. Если Вам понадобилась аналитика, которая не принимается к налоговому учету, то лучше добавить новый элемент с такой настройкой, но не изменять существующий.
2) Справочник "Расходы будущих периодов" - в этом справочнике есть такой замечательный реквизит "Вид актива в балансе", от которого зависит, в какую строку баланса попадет сумма РБП.
Если поменять этот вид, то в целом сумма баланса не изменится, однако появится расхождение по строкам.
Также нужно быть аккуратными со справочником "Статьи затрат" и его реквизитом "Вид расхода", который тоже опосредованно может повлиять на данные отчетов.
Конечно, у меня не получится описать все возможные причины подобных расхождений в одной статье. Да и мои клиенты не перестают меня удивлять всё новыми и новыми неожиданными ситуациями. Поэтому если у Вас остались вопросы, или Вы никак не можете понять, что произошло именно в Вашем случае, то пишите о своих сложностях в комментариях к статье или на форуме в разделе "Задать вопрос", предварительно зарегистрировавшись. Будем разбираться вместе!
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Также по теме
Поиск по сайту
Комментарии
Здравствуйте! Если речь идет об 1С: КА 8, то проверьте, стоит ли в форме установки даты запрета галочка "Применять дату запрета для пользователей с полными правами"
Почему то у меня не работает запрет изменения данных, закрыла 30.09.2015 , а программа дает возможность менять поступление товара(даже сумму поставки), реализацию, делать проводки в закрытом периоде.