Дополнительный отпуск: начисление или замена денежной компенсацией в 1С: ЗУП ред. 3.1

: Опубликовано 15.01.2025 14:00; Автор: Administrator; Просмотров: 251

Наверняка вам, как бухгалтеру, сотрудники часто задают вопрос: «Можно я отпуск «заберу деньгами», но при этом продолжу работать?». То есть по сути работник предлагает вам заменить отпуск денежной компенсацией. С позиции работодателя это очень удобно: сотрудник работает дальше, рабочий процесс не страдает, ведь не нужно искать кем заменить сотрудника на период отпуска и т.д. Но законодательство строго в этом вопросе: так делать можно только с дополнительным отпуском однако и здесь есть свои нюансы!). Основной ежегодный трудовой отпуск в количестве 28 дней не подлежит замене денежной компенсацией: либо отгуливаете отпуск, либо увольняетесь и получаете компенсацию за неиспользованный отпуск. Так вот и у дополнительного отпуска тоже есть свои тонкости. Поговорим о них в этой публикации, а также рассмотрим, как начислить дополнительный отпуск или оформить его замену денежной компенсацией в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска работникам могут быть оплачены дни дополнительного отпуска. При этом в некоторых случаях в соответствии с действующим законодательством у работодателя есть строгая обязанность для предоставления такого отпуска.

Так, например, работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск:

• для работников с ненормированным рабочим днем (не менее 3-х календарных дней (ч. 1 ст. 116, ч. 1. ст. 119 ТК РФ));

• для работников в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях (24 или 16 календарных дней соответственно (ч. 1 ст. 116, ст. 321 ТК РФ));

• для работников в южных районах Дальнего Востока, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате (8 календарных дней (абз. 4 ст. 14 Закона РФ от 19.02.1193 №4520-1);

• для работников с вредными (опасными) условиями труда (не менее 7 календарных дней (ч. 1 ст. 116, ч. 1, 2 ст. 117 ТК РФ);

• для работников, подвергшихся радиации на Чернобыльской АЭС (число дней отпуска варьируется от 7 до 21 в зависимости от причиненного вреда жизни и здоровью (п. 1, 2 ст. 13, п. 5 ст.14 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1));

• спортсменам и тренерам (не менее 4-х календарных дней (ч. 2 ст. 348.10 ТК РФ));

• судьям (от 5 до 15 рабочих дней (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1)) и иным категориям работников, если это предусмотрено законодательством.

Однако, наряду с дополнительным отпуском, который предоставляется в соответствии с ТК РФ и рядом Федеральных законов РФ, работодатель имеет право установить дополнительный оплачиваемый отпуск по своей инициативе с целью дополнительного стимулирования сотрудника (например, работающим пенсионерам, инвалидам, за выслугу лет и иные виды отпуска). Порядок и условия предоставления такого отпуска необходимо зафиксировать в локально-нормативных актах организации.

Общий порядок предоставления дополнительного отпуска

В первый год работы право на оплачиваемый дополнительный, также, как и на основной, отпуск возникает у работника по прошествии 6 месяцев работы. Если сотрудник обратится с соответствующим заявлением к работодателю, то по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и ранее этого срока. При этом отпуск предоставляется не авансом, а пропорционально отработанному времени (Приказ Роструда от 11.11.2022 N 253).

В последующие годы сведения об оплачиваемом дополнительном отпуске включают в график отпусков (ст. 114, 116, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Дни дополнительного отпуска суммируются с днями основного отпуска и предоставляются сотруднику суммарно (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). При этом трудовое законодательство не запрещает использовать дополнительный отпуск отдельно от основного (Письмо Роструда от 04.12.2020 N ПГ/55760-6-1).

О сроке наступления отпуска необходимо уведомить сотрудника не менее чем за две недели до его начала (ст. 114, 116, ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Выплаты в пользу работника, положенные в связи с использованием дополнительного отпуска, необходимо произвести не позднее трех календарных дней до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

В большинстве случаев дополнительный отпуск можно заменить денежной компенсацией. Это следует из ч.1 ст. 126 ТК РФ, в котором установлено правило о том, что денежную компенсацию можно выплачивать за дни, которые превысили основной отпуск в 28 календарных дней. Так, например, законом не запрещено заменить денежной компенсацией северный отпуск или дополнительный отпуск у работников с ненормированным рабочим днем.

Однако, есть и ограничения, которые нужно учитывать. Например, для работников с вредными условиями труда можно заменить на денежную компенсацию только ту часть дополнительного отпуска, которая превышает его минимальную продолжительность – 7 календарных дней (ч. 2, 4 ст. 117, ч. 3 ст. 126 ТК РФ, Письмо Минтруда от 27.06.2017 №14-2/ООГ-5299). Компенсировать деньгами дополнительный отпуск беременным женщинам и лицам до 18 лет вовсе нельзя (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Теперь перейдем от теории к практике. Рассмотрим, как начислить дополнительный отпуск, а также как оформить его замену денежной компенсацией в программе 1С: ЗУП ред. 3.1. В основу примера возьмем северный отпуск. Предлагаемую инструкцию можно использовать и для начисления иных видов дополнительного отпуска, поскольку в программе для этих целей заложен единый механизм регистрации.

Настройка программы

Для возможности оформить северный отпуск в программе необходимо сохранить определенные настройки в разделе меню «Настройка» - «Организации» (либо «Реквизиты организации», если в программе ведется учет одной фирмы). На вкладке «Основные сведения» должен быть установлен флаг «В организации или ее подразделениях начисляется северная надбавка».

Вышеназванный флаг «В организации или ее подразделениях начисляется северная надбавка» становится активным, только в том случае, если взведен флаг «В организации или ее подразделениях начисляется надбавка по районному коэффициенту».

После этого в разделе меню «Настройка» - «Виды отпусков» появится вид отпуска «Северный».

А также в разделе меню «Настройка» - «Начисления» появятся одноименные типы начисления для оплаты северного отпуска и его компенсации.

Если вам необходимо предоставить сотруднику иной тип дополнительного отпуска, и в справочнике «Виды отпусков» в разделе «Настройка» вы не обнаружили требуемый, то по кнопке «Создать» можно добавить новый вид. После этого в справочнике «Начисления» в разделе «Настройка» будет автоматически создано одноименное начисление для оплаты отпуска.

Предоставление дополнительного отпуска

Приведем пример: организация ООО «Пончик» расположена в районе Крайнего Севера. Сотруднику Петрушкину В.С. предоставляется очередной оплачиваемый отпуск с 20.01.25 по 02.02.25. на 14 календарных дней и дополнительный северный отпуск с 03.02.25 по 05.02.25 на 3 календарных дня.

Для предоставления отпуска перейдем в раздел «Зарплата» и выберем пункт «Отпуска».

Используем команду «Создать» и выберем документ «Отпуск».

По условиям нашего примера работник наряду с дополнительным северным будет использовать ежегодный основной отпуск. Но, возможно, в вашей ситуации работнику предоставляется только дополнительный отпуск. В таком случае не устанавливайте флаг «Отпуск с…по…» на вкладке «Основной отпуск» и сразу переходите к заполнению вкладки «Дополнительные отпуска, отгулы», используя инструкцию, предложенную ниже.

А в нашем случае мы должны внести сведения о ежегодном основном отпуске.

Итак, устанавливаем дату документа, выбираем месяц начисления – январь. На вкладке «Основной отпуск» указываем дни очередного оплачиваемого отпуска.

Обращаем ваше внимание на заполнение поля «Планируемая дата выплаты». Программа автоматически корректно установила дату 16 января. Это крайний срок выплаты отпускных. По закону выплата должна быть произведена не позже дня, после которого останется три календарных дня до первого дня отпуска.

Если вы решите выплатить отпускные раньше, вы можете это сделать. Однако, не забудьте установить фактическую дату выплаты в поле «Планируемая дата выплаты». Это очень важно для корректного заполнения отчета 6-НДФЛ.

Перейдем к заполнению вкладки «Дополнительные отпуска, отгулы». Установим флаг «Предоставить дополнительный отпуск».

По кнопке «Добавить» необходимо внести в табличную часть сведения о дополнительном отпуске – выбрать вид отпуска и указать его даты. Число дней в колонке «Дн.» будет рассчитано программой автоматически.

После этого будет изменен общий период отпуска по сотруднику в поле «Отпуск с…по…», которое находится вверху документа. А также произойдет перерасчет сумм с учетом северного отпуска в разделе «Начислено», «Удержано».

При этом на вкладке «Начислено (подробно)» можно проанализировать состав начислений.

Нам останется провести документ и отразить выплату отпускных по кнопке «Выплатить».

Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией

А теперь давайте изменим условия примера, который мы рассмотрели выше. Представим, что сотрудник обратился с заявлением о предоставлении денежной компенсации взамен использования дополнительного отпуска за период с 03.02.25 по 05.02.25 (3 календарных дня).

В этом случае вкладка «Дополнительные отпуска, отгулы» должна быть заполнена иначе. Поле «Период отпуска» должно быть очищено. А в колонке «Дн. комп.» необходимо указать число дней, за которые полагается компенсация по заявлению сотрудника.

На вкладке «Начислено (подробно)» увидим соответствующий вид начисления – «Компенсация отпуска (Отпуск лицам, работающим в районах Крайнего Севера)».