Как в программах 1С зарегистрировать отсутствие сотрудника в связи с болезнью, если больничный лист еще не закрыт?

При начислении зарплаты пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник ушел на больничный, а сам лист нетрудоспособности к моменту расчета заработной платы еще не предоставлен. Как программе «показать», что сотрудник отсутствует, и за эти дни зарплата ему не начисляется, расскажем в нашей публикации. Алгоритм действий рассмотрим и в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, и в 1С: ЗУП ред. 3.1. 

Отражение невыходов в 1С: ЗУП ред. 3.1

Такие дни в программе отражаются в программе несколькими способами:

Первый вариант: как невыходы в журнале кадровых документов — «Все отсутствия сотрудников».

Второй вариант: в разделе «Зарплата» фиксируется документ «Отсутствия (болезни, прогулы, невыходы).

Таким образом, в 1С: ЗУП ред. 3.1, для отражения факта невыхода документ можно ввести как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата».

Для доступности документа, отражающего невыходы, при первоначальной настройке уставите галочку «На предприятии регистрируются прочие отсутствия на работе».

Если настройка не установлена, то ее можно дополнить в любой момент.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты».

Шаг 2. Перейдите по гиперссылке «Настройка состава начислений и удержаний». В меню «Учет отсутствий» установите галочку «Прогулы и неявки».

Эта настройка активизирует функционал программы по вводу документов, фиксирующих отсутствие сотрудника.

Шаг 3. Перейдите в раздел «Кадры» — журнал «Все отсутствия сотрудников» и нажмите «Создать».

Отсутствие можно отразить как по одному сотруднику, так и по списку.

Рассмотрим на примере сотрудника ООО «Карамелька» Мармеладовой Анны Сергеевны. В апреле месяце она заболела и не вышла на работу с 26.04.2021 г. Отразим кадровым приказом ее отсутствие в апреле с 26-го по 30-е число.

Шаг 4. Заполните данные, указав:

• ФИО отсутствующего сотрудника;

• период отсутствия;

• причину отсутствия — «Болезни (больничный еще не закрыт».

В результате проведения документа, у сотрудника в табеле учета рабочего времени устанавливается обозначение — «Б».

Таким образом, при начислении заработной платы за апрель, дни отсутствия сотрудника Мармеладовой А. С. будут учтены при расчете.

После предоставления и ввода больничного, его даты перекроют даты отраженного невыхода.

Отражение невыходов в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Рассмотрим еще один аналогичный пример: сотрудник Коротких В. П. отработала неполный месяц (17 дней из 22 рабочих), т. к. вышла на больничный, но он пока не закрыт и не предоставлен.

В отличие от программы 1С: ЗУП в 1С: Бухгалтерии отражение данного факта не автоматизировано.

Для отражения невыхода можно также воспользоваться двумя способами:

Первый вариант: измените вручную количество фактически отработанных дней сотрудника в документе «Начисление заработной платы».

После этого действия программа автоматически пересчитает его заработную плату за установленный период.

Соответственно, изменится сумма исчисленного НДФЛ и страховых взносов.

2 вариант: создайте документ «Отпуск без сохранения зарплаты», введите в нем необходимые даты отсутствия сотрудника.

В этом случае при начислении зарплаты программа сама рассчитает сколько дней сотрудник работал до болезни.

Однако, и в том, и в другом варианте, когда сотрудник принесет листок нетрудоспособности, придется вернуться и ввести «Больничный».

При этом введенный ранее «Отпуск без сохранения заработной платы» нужно будет удалить.

Автор статьи: Ольга Круглова