Как правильно отражать в программе больничные и почему сторнируются другие начисления при их расчете

Опубликовано 24.06.2013 23:21

Просмотров: 38023

Иногда при расчете больничных программа, помимо начисления пособия, начинает сторнировать оклад по дням, надбавки или какие-то другие начисления. Появление красных строк в документе всегда настораживает и вызывает вопрос, правильно ли это? Кто-то старается не обращать на них внимания, кто-то просто удаляет. Но всё-таки полезно было бы узнать, откуда они берутся и как с ними нужно поступать.

Сначала я хочу объяснить, почему появляются эти сторнирующие записи. Для этого опишу одну из самых распространенных ошибок, которую допускают расчетчики зарплаты.

Допустим, один из сотрудников заболел 25 мая, больничный на момент расчета зарплаты он не предоставил, а просто сообщил, что болеет. Поскольку никакого подтверждающего документа нет, расчетчик просто вручную пересчитала сумму в документе начисления зарплаты и на этом успокоилась. В июне же сотрудник приносит больничный, который вводится в программу и в документе "Начисление по больничному листу" на закладке "Оплата" получается примерно такая картина

В этой ситуации начисления не должны были быть отсторнированы, т.к. это приводит к необоснованному занижению суммы выплат. Просто в описанном случае у программы не было никаких документов, подтверждающих факт отсутствия сотрудника на рабочем месте, поэтому она "решила", что сумма, указанная в документе начисления зарплаты является выплатой за полный месяц, а раз в последствии выясняется, что часть месяца сотрудник проболел, то эту выплату нужно уменьшить, это она и делает.

Такое поведение программы является правильным, например, в том случае, если расчетчик не знал о болезни кого-то из сотрудников и как обычно начислил зарплату за целый месяц работы. А потом оказалось, что оплатить нужно на несколько дней меньше. В этой ситуации сторнирование оклада и надбавок к нему оправдано и такие красные строчки ни в коем случае нельзя удалять.

Ну а теперь давайте разберемся, как нужно поступить в том случае, если Вы знаете, что сотрудник болеет, но подтверждающих документов у Вас пока нет.

Есть несколько вариантов действий, начнём с самого простого из них - просто проставить в табеле по дням вручную буквы "Б" в нужных колонках и перезаполнить документ "Начисление зарплаты". Пару лет назад такой способ привел бы к ошибкам, но в актуальной версии программ "1С: Зарплата и управление персоналом", "1С: Комплексная автоматизация" работает корректно. Однако у него есть существенный минус - если Вы решите перезаполнить табель, то нужно будет опять исправлять всё вручную, так делать совсем неудобно, можно просто забыть внести корректировки.

Следующий способ - ввести кадровый документ "Неявки и болезни организаций" (находится на закладке "Кадровый учет"), в котором указать, что сотрудник болеет. После этого программа сама заполнить табель правильно.

Но и в этом случае есть один нюанс - как Вы видите, в документе не указывается дата окончания больничного. Для того, чтобы вернуть сотрудника на работу, нужно ввести еще один документ - "Возврат на работу организации". Пока этого документа не будет, программа будет считать, что сотрудник болеет и заполнять табель соответствующим образом.

Ну и третий вариант - это ввод документа "Невыходы в организациях", который расположен на закладке "Расчет зарплаты". В данном случае мы считаем, что пока сотрудник не предоставил больничный лист, причина его отсутствия неизвестна и поэтому документ заполняется следующим образом.

В этом документе мы можем указать и дату начала, и дату окончания события (или конец месяца в нашем случае, т.к. пока неизвестно, до какого числа будет больничный лист). Никаких дополнительных документов вводить не потребуется. Однако, после ввода такого документа, в табеле будут проставляться не буквы "Б", а "НН" - отсутствие по невыясненной причине.

Таким образом, у каждого из способов есть свои плюсы и минусы, однако с точки зрения программы любой из них лучше простого исправления в документе начисления зарплаты.

В заключении еще хочу обратить Ваше внимание на то, что при использовании некоторых из описанных способов в документе "Начисление по больничному листу" тоже будут появляться красные строчки, однако столбец "Результат" будет незаполненным. В данном случае программа просто заменяет отсутствие по невыясненной причине на болезнь, эти действия необходимы для корректного заполнения записей о стаже в индивидуальных сведениях ПФР.

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов