Почему в КУДиР при УСН не попадают расходы на товары и материалы в 1С: Бухгалтерии предприятия?

Сегодня мы разбираем частые ошибки в 1С: Бухгалтерии предприятия. Если вы работаете в 1С: Комплексной автоматизации — нюансы признания расходов описаны отдельной статье.

Итак, рассмотрим основные причины, почему в КУДиР при УСН не попадают расходы на товары и материалы.

Причина № 1 — Не выполнены обязательные условия признания

Одна из самых частых причин, по которой затраты не отражаются в Книге учёта доходов и расходов (КУДиР) при УСН «Доходы минус расходы», — это невыполнение обязательных условий для их признания.
Программа просто ждёт, пока все этапы будут завершены.

Давайте разберёмся на конкретных примерах.

Для товаров действуют три условия. Расход можно учесть только после того, как выполнены все пункты:

1.  Товар поступил от поставщика (оприходован).
2.  Вы оплатили его поставщику.
3.  Товар продан покупателю (реализован).

Для материалов процесс проще. Здесь достаточно двух обязательных условий:

1. Материалы поступили и оприходованы.
2. Вы оплатили их поставщику.

Если хотя бы одно условие не выполнено, или документы оформлены с ошибками, программа не включает расход в КУДиР.

Что проверить в первую очередь?

Прежде всего, нужно заглянуть в настройки вашей учётной программы. Открываем раздел «Главное» — «Настройки» — «Налоги и отчёты» — вкладка «УСН».

В этом разделе вы увидите список критериев для признания расходов. По умолчанию там стоят минимальные обязательные условия, которые мы описали выше.

Но есть нюанс! Система позволяет добавлять дополнительные критерии. Часто проблема кроется именно здесь.

Пример № 1.

Помимо трёх основных условий для товаров стоит дополнительная галочка «Получение дохода (оплаты от покупателя)».

Результат: товар уже давно куплен, оплачен поставщику и продан, но в расходы он попадёт только тогда, когда за него заплатит ваш покупатель.

Решение: если специфика вашей деятельности этого не требует, снимите дополнительную галочку.

Пример № 2.

Помимо двух основных условий для материалов установлено дополнительное условие «Передача материалов в производство».

Результат: материалы оприходованы и оплачены, но их стоимость в КУДиР не попадет до тех пор, пока вы не оформите документ на их списание в производство.

Решение: проверьте, соответствует ли это вашему бизнес-процессу. Если нет — отключите данный критерий.

Часто проблема кроется именно здесь. Проверьте, не установлены ли у вас лишние галочки. Вы уверены, что должны выполняться два условия, а в программе дополнительно установлен третий критерий. Или наоборот: вы ждёте выполнения всех этапов, а программа признаёт расход раньше времени.

Причина № 2 — Ошибка в виде номенклатуры и счёте учёта

Далее мы рассмотрим настройки отображения счетов учёта в документах и настройки вида номенклатуры.

Представьте типичную ситуацию — вы закупаете материалы:

1. Создаёте документ поступления, выбираете готовую номенклатуру (в нашем примере «Бумага офисная»).
2. Оплачиваете счёт поставщику.

В настройках по признанию расходов дополнительная галочка на передачу в производство не установлена. Значит, все критерии для признания материала «Бумага офисная» в расходах соблюдены. Но программа все равно не включает стоимость материалов в КУДиР.

В такой ситуации нужно проверить, на какой счет были оприходованы материальные ценности и какой вид номенклатуры был использован.

В нашем случае был ошибочно выбран вид номенклатуры «Товары», поэтому система устанавливает счет учета 41.01. Программа видит поступление не материала, а товара и для включения в расходы ждет его реализации покупателю.

В результате:

• деньги поставщику оплачены;
• материал на складе фактически есть, только как товар;
• сумма не попадает в КУДиР.

Возникает разрыв между реальностью и учётом.

Для дополнительного контроля проведения операций мы рекомендуем, чтобы в документах всегда было включено отображение счетов.

Для этого перейдите в раздел «Главное» — «Персональные настройки» и установите галочку «Показывать счета учёта в документах».

Если вы включили галочку, а счета учета в документе не появились, проверьте себя по нашей инструкции.

Так будет выглядеть документ после включения настройки «Показывать счета учёта в документах».

Теперь в каждом документе вы сразу видите, на какой счёт программа планирует оприходовать позицию. Заметив ошибку прямо в момент ввода данных, вы можете тут же исправить счёт с 41-го «Товары» на 10-й «Материалы».

Затраты попадут на нужные счета уже в момент поступления, что упростит учет.

Причина № 3 — Беспорядок в расчетах с поставщиком

Типичная ситуация с ошибкой учёта, из-за которой программа 1С не признаёт расходы на проданные товары — разные договоры или счета учёта расчетов с контрагентом. Расходы не попадают в КУДиР, хотя все критерии признания соблюдены. В этом случае через отчёты нужно проверить, нет ли дублирования по договорам или ошибок в счетах.

Рассмотрим пример.

9 и 22 июня компания оплатила поставщику будущие закупки двумя платежами.

25 июня компания закупила материалы («Бумага офисная») — 10 шт., 29 июня компания закупила товар для перепродажи («Бумага офисная») — 490 шт.

30 июня компания продала розничному покупателю часть товара — 400 шт.

Проблема: во втором квартале в Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) попали только расходы на материалы. Затраты на покупку 400 единиц проданного товара в расходах не отразились.

Чтобы понять причину, нужно проверить аналитику взаиморасчётов с поставщиком.

Для этого идеально подходит стандартный отчёт «Анализ субконто».

Перейдите в раздел «Отчёты» -«Стандартные отчёты» — «Анализ субконто». В поле выбора укажите субконто «Контрагенты». Нажмите кнопку «Показать настройки» и перейдите на вкладку «Виды субконто». Добавьте к отбору субконто «Договоры». На вкладке «Группировка» установите галочки — «Контрагент», «Договор», чтобы видеть максимально подробную информацию. Сформируйте отчёт по нужному поставщику — его можно выбрать на вкладке «Отбор».

Оплата от 9 и 22 июня и поступление товаров/материалов «сели» на разные договоры и счета учёта.

Оплата прошла как расчёты с прочими дебиторами и кредиторами (счет 76) по договору с названием «Договор поставки от…». Поступление товаров и материалов оформлено на счёт расчётов с поставщиками (счет 60) по конкретному договору поставщика «№ 41528/22» и «Без договора».

Как мы уже говорили, для корректного признания стоимости товаров в расходах при УСН необходимо выполнение трёх условий одновременно: товар оприходован — товар оплачен — товар реализован. Когда документы относятся к разным договорам, связь между оплатой и поступлением разрывается. Программа видит оплату по одному договору, а реализацию того, что пришло, по другому договору. Поэтому обязательные условия для конкретного поступления считается невыполненными.

Исправим ошибку. Приведем всю цепочку документов к единому знаменателю.

1.  Определим правильный договор. В нашем примере — «№ 41528/22».
2.  В документах оплаты изменим договор на верный («№ 41528/22») и убедимся, что счёт расчётов стоит 60, а не 76.
3.  Аналогично проверим документ поступления товара — там также должен быть верный договор.
4.  Перепроведем все документы последовательно.

После внесения правок снова сформируем отчёт «Анализ субконто».

Теперь мы видим, что и оплата, и поступление находятся в рамках одного договора и одного счёта учёта (60).

Расходы на приобретение тех самых 400 штук проданной бумаги успешно попали в графу расходов, так как теперь соблюдены все три условия для их признания.

Всегда проверяйте единообразие аналитики (договор, счёт учёта) во всех связанных документах: оплате, поступлении и реализации. Это залог корректного формирования налоговой базы при УСН.