ТОП — 10 вопросов по отпускным: кратко и по делу

Вопросы о предоставлении отпуска сотруднику и особенностях его расчета регулярно поступают от наших клиентов и читателей. В сегодняшней публикации мы собрали ответы на самые популярные из них.

Когда выплатить отпускные?

Отпускные выплачиваются не позднее дня, после которого остаются три календарных дня до первого дня отпуска (ст. 136 ТК РФ). Этого правила стоит придерживаться, даже если сотрудник сам попросил выплатить позже.

Например:

если сотрудник идет в отпуск 05.10.2026 (понедельник), отпускные должны быть выплачены не позднее 01.10.2026 (четверг);

если сотрудник идет в отпуск 07.10.2026 (среда), отпускные должны быть выплачены не позднее 02.10.2026 (пятница), т. к. 03.10.2026 выпадает на субботу.

Обратите внимание: программа (1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия предприятия) автоматически устанавливает корректную дату выплаты с учетом трехдневного срока после заполнения даты начала отпуска. При необходимости можно отредактировать эту дату, если отпускные будут выплачиваться раньше.

Как рассчитать отпускные, если сотрудник работает меньше года?

Если сотрудник работает в компании менее года, расчет отпускных все равно производится по стандартным правилам, но с учетом фактически отработанного времени. Главное — правильно определить расчетный период и количество отработанных дней.

В программах 1С (1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия предприятия) расчет отпускных в такой ситуации автоматизирован. Чтобы использовать средний заработок для расчета отпускных, программе достаточно проведенного начисления зарплаты хотя бы за один месяц в периоде расчета.

Пример. Сотрудник принят на работу 17.09.2026 г.; уходит в отпуск в ноябре 2026 года на 7 дней. На момент расчета отпускных проведено начисление за сентябрь (месяц отработан не полностью) в размере 18 181,82 руб. и за октябрь (месяц отработан полностью) — 40 000 руб.

Для примера продемонстрируем начисление отпускных в 1С: ЗУП (логика работы программы 1С: Бухгалтерия предприятия для этого случая аналогична).

Расчет отпускных в программе можно проверить по следующему алгоритму.

Ключевые шаги:

1. Определяем расчетный период. Он начинается с месяца трудоустройства и заканчивается месяцем перед отпуском: с 01.09.2026 г. по 31.10.2026 г.

2. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ): доход / (29,3 * количество полных месяцев + количество дней в неполных месяцах).
Количество дней в сентябре = 29,3 / 30 * 14 = 13,67
СДЗ = 58 181,82 / (29,3 + 13,67) = 1 354,01.

3. Рассчитываем сумму отпускных: 1 354,01 * 7 = 9 478,07.

Как рассчитать отпускные, если сотрудник идет в отпуск в месяце трудоустройства?

Пример. Сотрудник принят на работу 04.09.2026. По согласованию с работодателем сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 24.09.2026 на 7 дней. Оклад — 40 000 руб.

Если сотрудник идет в отпуск в месяце приема на работу, в программе будут отсутствовать данные для расчета среднего заработка, поэтому по умолчанию в программах 1С будет произведен расчет исходя из МРОТ.

Для примера продемонстрируем начисление отпускных в 1С: Бухгалтерия предприятия (логика работы программы 1С: ЗУП для этого случая аналогична).

Рассчитаем сумму отпускных исходя из фактически начисленного заработка за фактически отработанное время до наступления отпуска (п. 7 Положения № 540).

СДЗ = 40 000 / 22 = 1818,18

(22 — рабочих дня в сентябре)

Сумма отпускных = 1818,18 * 7 = 12 727,26.

Рассчитанную сумму можно указать в программе вручную.

Что делать, если сотрудник отказывается идти в отпуск?

Работодатель должен предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику, а тот, в свою очередь, должен им пользоваться. Хорошо, когда стороны могут договориться обо всех нюансах работы и отдыха. Но что делать, если согласие не достигнуто?

1. Обязанность сотрудника идти в отпуск

По общему правилу сотрудник должен пойти в отпуск в соответствии с установленным графиком отпусков, который ежегодно составляется в обязательном порядке (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

Не позднее, чем за две недели до отпуска работодатель дополнительно уведомляет сотрудника под подпись о датах предстоящего отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если сотрудник подписал такое уведомление, подтвердив свои намерения, значит, он обязан пойти в отпуск.

2. Действия при отказе сотрудника

Если сотрудник не подписал уведомление об отпуске, работодатель может подготовить документ с подписями свидетелей, чтобы зафиксировать факт отказа. Составленный документ может стать основанием для дисциплинарного взыскания за неисполнение трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Порядок применения регулируется ст. 193 ТК РФ.

3. Что делать, если сотрудник вышел на работу в отпуске?

Если уведомление подписано, но сотрудник вышел на работу по своей инициативе:

• сумма отпускных оплачивается из расчета по среднему заработку в общем порядке не позднее, чем за три дня до начала отпуска;
• работодатель должен уведомить сотрудника, что время, отработанное в отпуске, дополнительно оплачено не будет.

4. Когда отпуск обязателен?

Ст. 124 ТК РФ устанавливает категорический запрет на непредоставление отпуска:

• в течение двух лет подряд;
• работникам до 18 лет;
• работникам на вредных и опасных производствах.

5. Ответственность работодателя (штрафы)

За нарушение вышеуказанных положений предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• должностные лица и ИП: штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• организации: штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Срок давности: 1 год со дня правонарушения.

Можно ли оформлять отпуск на 1, 3 или 5 дней?

Да, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью менее 7 дней (например, 1, 3 или 5) возможно, если:

• работодатель и сотрудник об этом договорились;
• соблюдено правило о наличии в году одной части отпуска не менее 14 календарных дней.

Чего нельзя делать работодателю?

Работодатель не вправе в одностороннем порядке устанавливать правила, ущемляющие права сотрудников.

Запрещено:

• ограничивать количество частей отпуска;
• фиксировать конкретное количество дней в частях;
• требовать обязательного включения выходных дней в часть отпуска;
• отказывать в предоставлении отпуска на все 28 дней.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?

Отпуск может быть заменен денежной компенсацией. Это касается только той части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это значит, что такая возможность появляется только у того работника, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней. Например, работник имеет право на увеличенный основной отпуск или ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. При этом замена отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, а не его обязанностью (письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1).Как заменить основной отпуск денежной компенсацией в 1С: ЗУП читайте в нашей статье.

Подробно о том, кому положен дополнительный отпуск и как заменить его на денежную компенсацию, читайте в нашей отдельной публикации.

Если работнику положен только стандартный отпуск в 28 дней, то заменить накопленные дни денежной компенсацией можно только при увольнении. Воспользуйтесь нашими инструкциями по выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в программе 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия предприятия.

Кому нельзя заменить отпуск деньгами?

• Беременным женщинам и работникам до 18 лет;
• На вредных/опасных производствах — кроме части дополнительного отпуска, превышающей 7 календарных дней;
• За дополнительные дни отдыха за сдачу крови (в т. ч. при увольнении).

Как учитывается период отпуска, выпадающий на праздники?

Нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного отпуска, не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). Отпуск продлевается на количество нерабочих праздничных дней. Это же правило сохраняется, если нерабочий праздничный день установлен в отдельных субъектах РФ.

Например, на период отпуска с 2 по 16 ноября пришелся праздник 4 ноября. Отпуск продлевается на этот день, но дополнительной оплаты за него не будет.

При заполнении периода в программах 1С указываются даты с учетом продления на праздничный день. При этом программа автоматически рассчитает верное количество дней отпуска, не прибавляя к этому периоду праздничный день.

Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде нет среднего заработка?

Если в расчетном периоде у сотрудника отсутствуют начисления, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному. В случае если работник не имел фактической зарплаты и до начала расчетного периода, средний заработок определяется исходя из размера зарплаты, фактически начисленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 6, 7, 8 Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 N 540).

Если в расчетном периоде полностью отсутствуют начисления, но есть начисления в периоде, предшествующем расчетному, в программах 1С есть возможность произвести замену.

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия для расчета среднего заработка за период, предшествующий расчетному, нужно перейти по ссылке с суммой «Начислено» и далее по ссылке «<нет данных для расчета>». В открывшемся окне нужно вручную внести данные с учетом переноса расчетного периода: месяц, год, количество отработанных дней и заработок. После этого программа произведет расчет среднего заработка и сумму отпускных.


В 1С: ЗУП для корректировки расчетного периода нужно нажать на графический знак «карандаш», далее в окошке «Ввод данных для расчета среднего заработка» установить вариант «Задается вручную» и выбрать нужный период.

Оплачивается ли отпуск по договору ГПХ?

Условия договора гражданско-правового характера (ГПХ) не регулируются положениями Трудового кодекса. Поэтому такая гарантия, как предоставление отпуска, не распространяется на договор ГПХ, если иное не установлено соглашением.

Более подробно об учете по договорам ГПХ читайте в наших отдельных публикациях: для 1С: ЗУП и для 1С: Бухгалтерия предприятия.

Как рассчитать отпускные, если зарплата меньше МРОТ?

Если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени, его средний заработок не может быть меньше федерального МРОТ. В 2026 году МРОТ составляет 27 093 руб. (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Соответственно, минимальный средний дневной заработок за день отпуска равен: 27 093 / 29,3 = 924,68.

Если сотрудник отработал расчетный период не полностью или сотрудник работал неполное рабочее время, работодатель вправе не производить доплату до МРОТ.

В программах 1С предусмотрена возможность учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку. При начислении отпуска средний заработок сравнивается с федеральным МРОТ. Если средний заработок окажется ниже, расчет будет произведен исходя из МРОТ.

При этом используется формула:

Сумма отпускных = МРОТ / количество календарных дней без учета праздничных * количество дней отпуска.

Пример: Сотрудник трудоустроен с 1 августа 2026 года на полную ставку; с августа по октябрь доход сотрудника составил 20 000 руб. ежемесячно; весь период отработан полностью. Сотрудник уходит в отпуск с 02.11.26 по 09.11.26 на 7 дней.

Если средний заработок оказался меньше МРОТ, то в 1С: Бухгалтерии предприятия отпускные будут рассчитаны по умолчанию исходя из МРОТ.

Сумма отпускных = 27 093 / 29 * 7 = 6 539,69

(в ноябре 30 дней, праздник 4 ноября не учитывается)

Если в документе «Отпуск» перейти по кнопке «Еще» — «Изменить форму»,

и установить флаг рядом со строкой «Учитывать минимальный размер оплаты труда»,

в блоке «Расчет» появится соответствующее поле. Если флаг «Учитывать минимальный размер оплаты труда» не установлен, программа произведет расчет из фактического среднего заработка:
682, 59 * 7 = 4 778,13.

В 1С: ЗУП реализован аналогичный механизм.

Напоминаем, что у нас на сайте есть подробные инструкции по начислению и выплате отпускных: для программы 1С: Бухгалтерия предприятия и 1С: ЗУП.