Отпуск с первого числа в 1С: Зарплата и управление персоналом

Отпуск сотрудника, который начинается в первых числах месяца, требует дополнительного внимания при расчете. Проблема заключается в том, что к моменту выплаты отпускных заработная плата за последний месяц расчетного периода, как правило, еще не начислена. При этом работодатель при любых обстоятельствах обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому приходится использовать данные, имеющиеся на момент выплаты отпускных. После начисления заработной платы за месяц, предшествующий месяцу отпуска, средний заработок для расчета отпускных может измениться. Следовательно, отпускные нужно будет пересчитать. Рассмотрим порядок действий для такой ситуации в программе 1С: ЗУП.

Условия примера:

Сотруднику Петрову А.С. предоставлен отпуск с 01.09.2026 на 14 дней. Выплатить отпускные необходимо не позднее чем за три дня до начала отпуска, то есть не позднее 28 августа. Зарплата за август ещё не рассчитана.

В такой ситуации следует действовать по следующему алгоритму.

Шаг 1 — Первичный расчёт

Поскольку данных о заработке за последний месяц расчетного периода (август) ещё нет, рассчитайте и выплатите отпускные на основании имеющихся сведений за предыдущие 11 месяцев. Это не является ошибкой или нарушением, поскольку средний заработок исчисляется исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени (ст. 139 ТК РФ).

В разделе «Кадры» — «Отпуска» создайте новый документ «Отпуск».

Подробная инструкция по работе с документом «Отпуск» и расчете отпускных в программе 1С: ЗУП доступна по ссылке.

При заполнении документа «Отпуск» в графе «Месяц» необходимо указать месяц, в котором будет произведена выплата отпускных. Это обеспечит корректный расчёт НДФЛ. В нашем случае это август. После того как будет установлена дата начала отпуска, программа автоматически определит и заполнит поле «Планируемая дата выплаты» с учетом трехдневного срока — 28 августа. ⠀

Расчёт среднего заработка производится за 11 месяцев. Август не включается в расчётную базу, поскольку заработная плата за этот период ещё не начислена. ⠀

После проверки данных проведите документ.

Шаг 2 — Выплата отпускных

В разделе «Выплаты» создайте один из документов в зависимости от способа перечисления:

• «Ведомость в банк» — если выплата идёт по зарплатному проекту;
• «Ведомость на счета» — для перевода на карты разных банков вне зарплатного проекта;
• «Ведомость в кассу» — при выдаче наличных через кассу предприятия.

Также можно воспользоваться кнопкой «Выплатить» в документе «Отпуск». Программа сама определит и зарегистрирует нужный вид ведомости.

При создании ведомости вручную, а не через кнопку «Выплатить», важно корректно заполнить поля документа. Значение в поле «Месяц выплаты» должно соответствовать месяцу в документе «Отпуск». В нашем случае это август.

В поле «Выплачивать» нужно выбрать вид «Отпуска» и найти нужный документ начисления отпуска.

После этого сумма к выплате и НДФЛ подтянутся автоматически.

Шаг 3 — Пересчёт отпускных после начисления зарплаты

Когда в начале следующего месяца (в сентябре) будет полностью рассчитана зарплата за август, необходимо вернуться к исходному документу «Отпуск».

Программа выведет информационное сообщение: «Требуется перезаполнить сведения о среднем заработке…». Это происходит потому, что система увидела данные за август и включила их в расчёт среднего заработка, сопоставив с первоначальным расчётом. Обнаружив расхождение, она предупреждает об этом.

Редактировать исходный документ, по которому уже прошла выплата, не рекомендуется. Это нарушит логику учёта. Для корректировки документа используйте синюю гиперссылку «Исправить», которая видна в «подвале» документа.

Программа создаст новый, исправительный документ.

Обратите внимание: месяц начисления изменится на следующий (сентябрь).

Нажав на графическое изображение «зеленый карандаш», можно перейти к расшифровке данных по среднему заработку. Теперь заработная плата за август включена в расчет, а средний заработок в текущей ситуации увеличился.

Сумму начисления, рассчитанного с учетом нового среднего заработка, можно проверить на вкладке «Начислено (подробно)».

Вместе с тем, на вкладке «Пересчёт прошлого периода» происходит сторнирование первоначального расчёта.

Шаг 4 — Корректировка выплаты

В рассматриваемом примере итоговая сумма отпускных увеличилась. Это значит, что сотруднику нужно доплатить образовавшуюся разницу. Это можно сделать в ближайший день перечисления на расчетный счет (или выдачи из кассы) заработной платы.

Для выплаты в новом исправительном документе «Отпуск» нужно нажать кнопку «Выплатить». Из-за увеличения суммы отпускных будет доначислен НДФЛ. Налог будет удержан на дату выплаты новой суммы. Следовательно, сумма доплаты и удержанный налог будут отражены в 6-НДФЛ в месяце пересчета.

Сумма страховых взносов также увеличится с учетом доначисленной суммы отпускных и будет рассчитана в документе «Начисление зарплаты и взносов» в месяце перерасчета.

Если при пересчете отпускных средний заработок стал меньше, это значит, что за сотрудником будет числиться долг перед организацией из-за переплаченной суммы, а также в расчетах возникнет излишне удержанный НДФЛ. В остальном механизм корректировки совпадает: происходит сторнирование ранее начисленной суммы и формируется новое начисление с учетом текущего среднего заработка.

Если работодатель предварительно получил письменное согласие сотрудника, сумму можно удержать при следующих выплатах. Программа автоматически отредактирует сумму в ведомости с учетом переплаты. В этом случае сумма излишне удержанного налога будет также скорректирована.

Либо можно предложить сотруднику вернуть излишне выплаченную сумму в кассу.

Альтернативный способ пересчета

Существует альтернативный способ пересчёта отпускных. Для этого потребуется вернуться к Шагу 1.

В документе «Отпуск» установите флажок «Рассчитать зарплату за…».

Этот вариант подходит только в том случае, если вы уверены, что сотрудник полностью отработает текущий месяц. При выборе этого режима система автоматически произведёт начисление заработной платы за текущий месяц и включит эту сумму в расчёт среднего заработка за 12-месячный период.

Важно учесть, что в итоговую сумму начисления войдёт как оплата отпуска, так и зарплата за отработанные дни текущего месяца.

В платёжную ведомость будет включена общая сумма, объединяющая обе выплаты.

Вы можете выбрать любой из этих способов в зависимости от вашей ситуации.

Первый вариант — классический подход (без установки галочки «Рассчитать зарплату за…» и перерасчетом в следующем месяце) остаётся более гибким и безопасным, особенно когда график работы сотрудника нестабилен или есть вероятность его отсутствия.
Второй вариант с предварительным расчётом зарплаты экономит время бухгалтера и избавляет от необходимости вносить исправления в документ «Отпуск». Однако он требует уверенности в том, что сотрудник отработает месяц полностью, иначе средний заработок будет рассчитан неверно.

Выбор метода зависит исключительно от внутренних процессов вашей компании и требуемой степени контроля над расчётами.