Авансовый отчет - как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа. В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание. 

Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку "Банк и касса" и выбрать пункт "Авансовые отчеты".                                                    

Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.

В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.

Самая первая закладка называется "Авансы", она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку. Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).                                                                          

Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции "Выдача подотчетному лицу" (для выдачи наличных средств) и "Перечисление подотчетному лицу" (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.

Следующая закладка "Товары" предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника "Номенклатура", указываем количество, цену и сумму.     

В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку "СФ" и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ "Счет-фактура полученный" будет создан автоматически.                                                  

Закладка "Возвратная тара" заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.

На закладку "Оплата" вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.                                 

На закладке "Прочее" указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле "Счет затрат" и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку "СФ" при её наличии.

Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.                                                                                               

Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка "Авансовый отчет (АО-1)", расположенная в верхней части формы.                                                                   

Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в комментариях к статье.  

А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.

Автор статьи: Ольга Шулова

Давайте дружить в Facebook

Ольга Шулова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Заказать персональную консультацию

Отзывы наших клиентов


Также по теме:

Комментарии  

 
-1 #101 ОксанаA 21.06.2016 00:05
Если можно еще вопросик. Сотруднику выдают деньги подотчет и на следующий день он уезжает в командировку. Через неделю снова командировка на оставшуюся сумму. Но в программе не получается в два авансовых подтянуть один ЗКР,или как-то можно? Спасибо
Цитировать
 
 
0 #102 Елена Зуева 21.06.2016 08:26
Цитирую ОксанаA:
Цитирую Елена Зуева:

а сотрудникам нельзя объяснить, что покупать на свои денежные средства нельзя? или это срочные очень нужные расходы?

Бесполезно ;-)

У меня была на поддержке одна организация, в которой директор покупал также беспорядочно, не очень важные и нужные вещи за свой счет, а потом оформляли авансовый. Конечно это не правильно. Бухгалтера это понимали, разговаривали с ним ни один раз, прежде чем приняли решение не принимать от него чеки без выдачи денежных средств. Конечно не без конфликтов, но помогло. Сейчас у них все красиво в Авансовых отчетах. Может Вам привлечь именно руководителя? Пусть поговорит и четко скажет, что сначала- выдача денежных средств, потом покупка и никак иначе.
Цитировать
 
 
0 #103 Елена Зуева 21.06.2016 08:28
Цитирую ОксанаA:
Если можно еще вопросик. Сотруднику выдают деньги подотчет и на следующий день он уезжает в командировку. Через неделю снова командировка на оставшуюся сумму. Но в программе не получается в два авансовых подтянуть один ЗКР,или как-то можно? Спасибо

Сотрудник возвращается и отчитывается после возвращения из первой командировки? или он не возвращается, а едет дальше и отчитывается в один день потом сразу за все?
Цитировать
 
 
0 #104 ВикторияL 21.06.2016 12:46
Здравствуйте! В АО заполнена только вкладка оплата? А поступление ТМЦ каким документом осуществлено? Выполняются все условия принятия расходов при УСН:
- ТМЦ поставлены на учет
- ТМЦ оплачены
- деньги выданы подотчетнику
- если речь идет о товарах (учитываются на 41 счете), то отражена реализация покупателю?
Поступление отражено в Покупки-Поступл ение товаров(Приемо- сдаточный акт). Учитываем на счете 41.01. В КУДиР попадают только суммы из других вкладок-прочее, товары. Выполняются все условия ТМЦ оплачены, поставлены на учет, деньги перед этим выданы, по времени все верно, реализация тоже отражена. Раньше все попадало в КУДиР, но после обновления конфигурации в этом году какая-то путаница.
Цитировать
 
 
0 #105 ОксанаA 22.06.2016 00:49
Цитирую Елена Зуева:

Сотрудник возвращается и отчитывается после возвращения из первой командировки? или он не возвращается, а едет дальше и отчитывается в один день потом сразу за все?

После первой командировки сделан авансовый отчет ( я тут не работала еще). Деньги не вернул. Через какое то время снова командировка на оставшиеся деньги. В первом случае в авансовом отчете отражен ЗКР. А во втором он уже не подтягивается и невозможно проследить, что это те же деньги. И в самом авансовом приходится вручную набирать остаток аванса на руках и все результаты по деньгам.
Цитировать
 
 
0 #106 ОксанаA 22.06.2016 01:30
Цитирую Елена Зуева:

У меня была на поддержке одна организация, в которой директор покупал также беспорядочно, не очень важные и нужные вещи за свой счет, а потом оформляли авансовый. Конечно это не правильно. Бухгалтера это понимали, разговаривали с ним ни один раз, прежде чем приняли решение не принимать от него чеки без выдачи денежных средств. Конечно не без конфликтов, но помогло. Сейчас у них все красиво в Авансовых отчетах. Может Вам привлечь именно руководителя? Пусть поговорит и четко скажет, что сначала- выдача денежных средств, потом покупка и никак иначе.

А чем мотивировать то, что нельзя?
Цитировать
 
 
0 #107 Елена Зуева 24.06.2016 15:27
Цитирую ОксанаA:

А чем мотивировать то, что нельзя?

хотя бы тем, что не будете принимать у них документы позже, чем написано заявление и выданы денежные средства. Раз они так давно уже привыкли, пусть руководитель скажет, что изменился порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерии и теперь и у них порядок будет другой
Цитировать
 
 
0 #108 Елена Зуева 24.06.2016 15:32
Цитирую ОксанаA:

После первой командировки сделан авансовый отчет ( я тут не работала еще). Деньги не вернул.

Возврат денежных средств должен быть обязательно. Весь остаток сдается, весь перерасход выдается. Никаких хвостов не идет в новый документ Авансовый отчет.
Теперь уже оставляйте так, да, действительно, в первом АО будет ЗКР и документ расхода с первой командировки, во втором АО будет только остаток и документы расходов со второй командировки. Учет по счету 208.ХХ ведется в разрезе документов, поэтому можно только 1 АО указать в ЗКР.
Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта
Цитировать
 
 
0 #109 Елена Зуева 24.06.2016 16:58
Цитирую Елена Зуева:

Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта

Видео можете посмотреть здесь: .../zapolnenie-dokumenta-avans -podotchetnomu-litcu-v-program me-1s-bukhgalteriia-gosudarstv ennogo-uchrezhdeniia-8-red-1-0
Цитировать
 
 
0 #110 Оксана 25.06.2016 11:22
Цитирую Елена Зуева:
Цитирую Елена Зуева:

Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта

Видео можете посмотреть здесь: .../zapolnenie-dokumenta-avans -podotchetnomu-litcu-v-program me-1s-bukhgalteriia-gosudarstv ennogo-uchrezhdeniia-8-red-1-0

Цитирую Елена Зуева:
Цитирую Елена Зуева:

Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта

Видео можете посмотреть здесь: .../zapolnenie-dokumenta-avans -podotchetnomu-litcu-v-program me-1s-bukhgalteriia-gosudarstv ennogo-uchrezhdeniia-8-red-1-0

Большое вам спасибо.
Цитировать
 
 
0 #111 Оксана 25.06.2016 11:25
Цитирую Елена Зуева:
Цитирую ОксанаA:

А чем мотивировать то, что нельзя?

хотя бы тем, что не будете принимать у них документы позже, чем написано заявление и выданы денежные средства. Раз они так давно уже привыкли, пусть руководитель скажет, что изменился порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерии и теперь и у них порядок будет другой

Я Объяснила все директору, но она спрашивает о последствиях и почему нельзя? А вразумительного ответа я дать не могу. Плюс деньги можно снять только через казначейство и пока согласуют заявление с директором, да пока снимут, времени нет.
Цитировать
 
 
0 #112 Оксана 25.06.2016 11:32
Цитирую Елена Зуева:
Цитирую ОксанаA:

А чем мотивировать то, что нельзя?

хотя бы тем, что не будете принимать у них документы позже, чем написано заявление и выданы денежные средства. Раз они так давно уже привыкли, пусть руководитель скажет, что изменился порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерии и теперь и у них порядок будет другой

Вот, например, сейчас сотрудники улетели в командировку. Сначала купили за свои средства билеты и в тот же день им перечислены средства на возмещение. :sad:
Цитировать
 
 
0 #113 Елена Зуева 26.06.2016 10:19
Цитирую Оксана:

Я Объяснила все директору, но она спрашивает о последствиях и почему нельзя? А вразумительного ответа я дать не могу.

а нельзя, потому что Ваше бюджетное учреждение работает по Инструкциям и Бюджетному Кодексу, требования которых надо четко соблюдать. Иначе, при проверках будут возникать вопросы к Вашему учреждению.
Цитировать
 
 
0 #114 Елена Зуева 26.06.2016 10:21
Цитирую Оксана:

Вот, например, сейчас сотрудники улетели в командировку.

они у Вас неожиданно собрались и улетели? или это все-таки было запланировано? То, что все через Казначейство - это понятно, по-другому быть не может, но можно же как-то спланировать и заранее запросить денежные средства.
Цитировать
 
 
0 #115 Оксана 27.06.2016 01:27
Цитирую Елена Зуева:

а нельзя, потому что Ваше бюджетное учреждение работает по Инструкциям и Бюджетному Кодексу, требования которых надо четко соблюдать.

А вы не могли бы подсказать точнее какая иснтрукции или еще что-то с цифрами и датами , чтобы я могла показать. А то в мои слова они не верят, а найти доказательства я уже который день не могу. Спасибо.
Цитировать
 
 
0 #116 Kapriz 19.09.2016 14:07
Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, насколько необходимо, чтобы очередность заведения АО была строго соблюдена? то есть, чтобы АО №1 шел перед №2, а №3 шел после №2.
Цитировать
 
 
0 #117 СветКа 21.03.2017 16:59
:-)
Цитировать
 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Поиск

Наша книга

Наши курсы

Мы Вконтакте

Мы на ОК

Яндекс.Метрика
Политика конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных