Авансовый отчет - как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

С оформлением авансовых отчетов регулярно сталкивается практически каждый бухгалтер. Для кого-то эта операция уже привычная и рутинная, а кто-то только начинает разбираться с особенностями данного документа. В своей статье я подробно расскажу о том, как работать с авансовыми отчетами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 и на какие моменты нужно обратить особое внимание. 

Для того, чтобы ввести в программу новый авансовый отчет, необходимо перейти на вкладку "Банк и касса" и выбрать пункт "Авансовые отчеты".                                                    

Добавляем новый документ, выбираем организацию (в том случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям) и подотчетное лицо. Поле склад необходимо заполнить, если по авансовому отчету оформляется поступление товаров или материалов.

В документе несколько закладок. Рассмотрим, в каком случае заполняется каждая из них.

Самая первая закладка называется "Авансы", она предназначена для ввода информации о документе, которым выданы денежные средства сотруднику в подотчет. В том случае, если работник сначала получил необходимую для оплаты сумму, а потом за неё отчитывается, нужно заполнить эту закладку. Добавляем новую строку и выбираем нужный вид документа (это может быть расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета), а затем и сам документ, которым отражена выдача денег (можно добавить такой документ непосредственно во время работы с авансовым отчетом).                                                                          

Хочу обратить ваше внимание, что в документе обязательно должен быть указан вид операции "Выдача подотчетному лицу" (для выдачи наличных средств) и "Перечисление подотчетному лицу" (для списания с расчетного счета), иначе вы не сможете его выбрать в авансовом отчете.

Следующая закладка "Товары" предназначена для ввода информации о приобретенных подотчетным лицом ТМЦ. Добавляем новую строку и выбираем товар из справочника "Номенклатура", указываем количество, цену и сумму.     

В том случае, если поставщиком предъявлен счет-фактура, по которому НДС может быть принят к вычету, необходимо установить галочку "СФ" и заполнить реквизиты. При проведение авансового отчета документ "Счет-фактура полученный" будет создан автоматически.                                                  

Закладка "Возвратная тара" заполняется в том случае, если сотрудник получил у поставщиков тару, которую необходимо вернуть.

На закладку "Оплата" вносится информация о суммах, уплаченных подотчетным лицом поставщику в счет оплаты приобретенных ранее ТМЦ, услуг или авансом за будущие поставки.                                 

На закладке "Прочее" указывается информация о командировочных расходах (суточные, билеты и пр.). Нужно обязательно внимательно заполнить поле "Счет затрат" и выбрать все доступные субконто, а также установить галочку "СФ" при её наличии.

Проводки документа могут отличаться в зависимости от того, какие из закладок заполнены. В нашем случае, документ формирует следующие движения по счетам.                                                                                               

Для того, чтобы распечатать авансовый отчет предназначена кнопка "Авансовый отчет (АО-1)", расположенная в верхней части формы.                                                                   

Если у вас остались вопросы по заполнению авансовых отчетов в программах 1С, то вы можете задать их в комментариях к статье.  

А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.

Автор статьи: Ольга Шулова

Давайте дружить в Facebook

Ольга Шулова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Заказать персональную консультацию

Отзывы наших клиентов


Также по теме:

Комментарии  

 
-1 #101 ОксанаA 21.06.2016 00:05
Если можно еще вопросик. Сотруднику выдают деньги подотчет и на следующий день он уезжает в командировку. Через неделю снова командировка на оставшуюся сумму. Но в программе не получается в два авансовых подтянуть один ЗКР,или как-то можно? Спасибо
Цитировать
 
 
0 #102 Елена Зуева 21.06.2016 08:26
Цитирую ОксанаA:
Цитирую Елена Зуева:

а сотрудникам нельзя объяснить, что покупать на свои денежные средства нельзя? или это срочные очень нужные расходы?

Бесполезно ;-)

У меня была на поддержке одна организация, в которой директор покупал также беспорядочно, не очень важные и нужные вещи за свой счет, а потом оформляли авансовый. Конечно это не правильно. Бухгалтера это понимали, разговаривали с ним ни один раз, прежде чем приняли решение не принимать от него чеки без выдачи денежных средств. Конечно не без конфликтов, но помогло. Сейчас у них все красиво в Авансовых отчетах. Может Вам привлечь именно руководителя? Пусть поговорит и четко скажет, что сначала- выдача денежных средств, потом покупка и никак иначе.
Цитировать
 
 
0 #103 Елена Зуева 21.06.2016 08:28
Цитирую ОксанаA:
Если можно еще вопросик. Сотруднику выдают деньги подотчет и на следующий день он уезжает в командировку. Через неделю снова командировка на оставшуюся сумму. Но в программе не получается в два авансовых подтянуть один ЗКР,или как-то можно? Спасибо

Сотрудник возвращается и отчитывается после возвращения из первой командировки? или он не возвращается, а едет дальше и отчитывается в один день потом сразу за все?
Цитировать
 
 
0 #104 ВикторияL 21.06.2016 12:46
Здравствуйте! В АО заполнена только вкладка оплата? А поступление ТМЦ каким документом осуществлено? Выполняются все условия принятия расходов при УСН:
- ТМЦ поставлены на учет
- ТМЦ оплачены
- деньги выданы подотчетнику
- если речь идет о товарах (учитываются на 41 счете), то отражена реализация покупателю?
Поступление отражено в Покупки-Поступл ение товаров(Приемо- сдаточный акт). Учитываем на счете 41.01. В КУДиР попадают только суммы из других вкладок-прочее, товары. Выполняются все условия ТМЦ оплачены, поставлены на учет, деньги перед этим выданы, по времени все верно, реализация тоже отражена. Раньше все попадало в КУДиР, но после обновления конфигурации в этом году какая-то путаница.
Цитировать
 
 
0 #105 ОксанаA 22.06.2016 00:49
Цитирую Елена Зуева:

Сотрудник возвращается и отчитывается после возвращения из первой командировки? или он не возвращается, а едет дальше и отчитывается в один день потом сразу за все?

После первой командировки сделан авансовый отчет ( я тут не работала еще). Деньги не вернул. Через какое то время снова командировка на оставшиеся деньги. В первом случае в авансовом отчете отражен ЗКР. А во втором он уже не подтягивается и невозможно проследить, что это те же деньги. И в самом авансовом приходится вручную набирать остаток аванса на руках и все результаты по деньгам.
Цитировать
 
 
0 #106 ОксанаA 22.06.2016 01:30
Цитирую Елена Зуева:

У меня была на поддержке одна организация, в которой директор покупал также беспорядочно, не очень важные и нужные вещи за свой счет, а потом оформляли авансовый. Конечно это не правильно. Бухгалтера это понимали, разговаривали с ним ни один раз, прежде чем приняли решение не принимать от него чеки без выдачи денежных средств. Конечно не без конфликтов, но помогло. Сейчас у них все красиво в Авансовых отчетах. Может Вам привлечь именно руководителя? Пусть поговорит и четко скажет, что сначала- выдача денежных средств, потом покупка и никак иначе.

А чем мотивировать то, что нельзя?
Цитировать
 
 
0 #107 Елена Зуева 24.06.2016 15:27
Цитирую ОксанаA:

А чем мотивировать то, что нельзя?

хотя бы тем, что не будете принимать у них документы позже, чем написано заявление и выданы денежные средства. Раз они так давно уже привыкли, пусть руководитель скажет, что изменился порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерии и теперь и у них порядок будет другой
Цитировать
 
 
0 #108 Елена Зуева 24.06.2016 15:32
Цитирую ОксанаA:

После первой командировки сделан авансовый отчет ( я тут не работала еще). Деньги не вернул.

Возврат денежных средств должен быть обязательно. Весь остаток сдается, весь перерасход выдается. Никаких хвостов не идет в новый документ Авансовый отчет.
Теперь уже оставляйте так, да, действительно, в первом АО будет ЗКР и документ расхода с первой командировки, во втором АО будет только остаток и документы расходов со второй командировки. Учет по счету 208.ХХ ведется в разрезе документов, поэтому можно только 1 АО указать в ЗКР.
Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта
Цитировать
 
 
0 #109 Елена Зуева 24.06.2016 16:58
Цитирую Елена Зуева:

Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта

Видео можете посмотреть здесь: .../zapolnenie-dokumenta-avans -podotchetnomu-litcu-v-program me-1s-bukhgalteriia-gosudarstv ennogo-uchrezhdeniia-8-red-1-0
Цитировать
 
 
0 #110 Оксана 25.06.2016 11:22
Цитирую Елена Зуева:
Цитирую Елена Зуева:

Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта

Видео можете посмотреть здесь: .../zapolnenie-dokumenta-avans -podotchetnomu-litcu-v-program me-1s-bukhgalteriia-gosudarstv ennogo-uchrezhdeniia-8-red-1-0

Цитирую Елена Зуева:
Цитирую Елена Зуева:

Скоро появится видео про Авансовые отчеты в 1с: БГУ 8, как и просили. Следите за обновлением сайта

Видео можете посмотреть здесь: .../zapolnenie-dokumenta-avans -podotchetnomu-litcu-v-program me-1s-bukhgalteriia-gosudarstv ennogo-uchrezhdeniia-8-red-1-0

Большое вам спасибо.
Цитировать
 
 
0 #111 Оксана 25.06.2016 11:25
Цитирую Елена Зуева:
Цитирую ОксанаA:

А чем мотивировать то, что нельзя?

хотя бы тем, что не будете принимать у них документы позже, чем написано заявление и выданы денежные средства. Раз они так давно уже привыкли, пусть руководитель скажет, что изменился порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерии и теперь и у них порядок будет другой

Я Объяснила все директору, но она спрашивает о последствиях и почему нельзя? А вразумительного ответа я дать не могу. Плюс деньги можно снять только через казначейство и пока согласуют заявление с директором, да пока снимут, времени нет.
Цитировать
 
 
0 #112 Оксана 25.06.2016 11:32
Цитирую Елена Зуева:
Цитирую ОксанаA:

А чем мотивировать то, что нельзя?

хотя бы тем, что не будете принимать у них документы позже, чем написано заявление и выданы денежные средства. Раз они так давно уже привыкли, пусть руководитель скажет, что изменился порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерии и теперь и у них порядок будет другой

Вот, например, сейчас сотрудники улетели в командировку. Сначала купили за свои средства билеты и в тот же день им перечислены средства на возмещение. :sad:
Цитировать
 
 
0 #113 Елена Зуева 26.06.2016 10:19
Цитирую Оксана:

Я Объяснила все директору, но она спрашивает о последствиях и почему нельзя? А вразумительного ответа я дать не могу.

а нельзя, потому что Ваше бюджетное учреждение работает по Инструкциям и Бюджетному Кодексу, требования которых надо четко соблюдать. Иначе, при проверках будут возникать вопросы к Вашему учреждению.
Цитировать
 
 
0 #114 Елена Зуева 26.06.2016 10:21
Цитирую Оксана:

Вот, например, сейчас сотрудники улетели в командировку.

они у Вас неожиданно собрались и улетели? или это все-таки было запланировано? То, что все через Казначейство - это понятно, по-другому быть не может, но можно же как-то спланировать и заранее запросить денежные средства.
Цитировать
 
 
0 #115 Оксана 27.06.2016 01:27
Цитирую Елена Зуева:

а нельзя, потому что Ваше бюджетное учреждение работает по Инструкциям и Бюджетному Кодексу, требования которых надо четко соблюдать.

А вы не могли бы подсказать точнее какая иснтрукции или еще что-то с цифрами и датами , чтобы я могла показать. А то в мои слова они не верят, а найти доказательства я уже который день не могу. Спасибо.
Цитировать
 
 
0 #116 Kapriz 19.09.2016 14:07
Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, насколько необходимо, чтобы очередность заведения АО была строго соблюдена? то есть, чтобы АО №1 шел перед №2, а №3 шел после №2.
Цитировать
 
 
0 #117 СветКа 21.03.2017 16:59
:-)
Цитировать
 
 
0 #118 Марина Влад. 13.09.2017 13:50
Добрый день!
Подскажите, на какой счет затрат нужно относить чеки, если организация занимается арендой помещений?
Цитировать
 

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Поиск

Новый видеокурс!

Наша книга

Наши курсы

Мы Вконтакте

Мы на ОК

Форма входа

Яндекс.Метрика
Политика конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных