Покупка бензина через подотчётное лицо в 1С: БГУ редакции 2.0

: Опубликовано 13.03.2020 11:13; Просмотров: 9321

В связи с большим количеством вопросов по учету бензина продолжим о нем разговор. Раннее мы рассмотрели вопрос о безвозмездном поступлении ГСМ в бюджетное учреждение. Сегодня поговорим о другом способе, не часто используемом в настоящее время. А именно – о покупке ГСМ через подотчётное лицо. Сразу рассмотрим как отражаются данные операции в программном продукте 1С: БГУ редакции 2.0.

Обычно ГСМ закупается у поставщиков топлива, но бывают случаи незапланированной ранее покупки.

По условиям примера договор с поставщиком топлива находится на согласовании с учредителем. В это время возникла необходимость поездки на автобусе, и принято решение сделать закупку бензина через подотчётное лицо из внебюджетных средств.

Для того чтобы отразить обязательства на счетах санкционирования, добавляем элемент в справочник «Договоры и обязательства».

Выбираем вид договора «Иное основание обязательства», поле «Контрагент» не заполняем.

После сохранения переходим к созданию документа «Регистрация обязательства». Его можно создать из меню «Планирование и санкционирование».

Однако гораздо удобнее воспользоваться вводом на основании из справочника «Договоры и обязательства».

При этом в шапке документа автоматически заполняется поле «Договор». Проверяем дату документа и выбираем лицевой счёт.

На закладке «Внебюджетные средства» указываем коды бюджетной классификации и период плана; раздел лицевого счёта подставляется программой в зависимости от КФО. Вносим сумму обязательства.

На закладке «Бухгалтерская операция» доступна единственная операция – «Регистрация обязательств». Она установлена по умолчанию.

Из проведённого документа можно распечатать бухгалтерскую справку.

Переходим к созданию документа «Заявление на выдачу аванса».

Заполняем шапку.

В табличной части указываем коды бюджетной классификации; сумма заполняется из шапки.

Единственная доступная операция «Принятие денежных обязательств по выплате подотчётному лицу» подставлена по умолчанию.

Проведённый документ выполняет две функции: формирует проводки и позволяет получить печатную форму заявления.

Предположим, что денежные средства перечислены сотруднику на его банковскую карту. Оформить в программе этот факт можно разными документами, например, «Кассовое выбытие».

Заполняем шапку документа. Важно правильно заполнить поле «Кор.счёт» – «208.00 Расчёты с подотчётными лицами». Контрагент – подотчётное лицо. В качестве договора выбираем элемент справочника, созданный ранее.

На закладке «Реквизиты документа» указываем сумму перечисления. Заносим данные платёжного документа и назначение платежа.

На закладке «Расшифровка платежа» проставляем коды бюджетной классификации.

Выбираем бухгалтерскую операцию и счёт кредита.

После проведения доступна для печати бухгалтерская справка.

Факт покупки бензина отражаем документом «Поступление МЗ».

В шапке необходимо выбрать вид поступления – «Прочее поступление». Отправитель – это подотчётное лицо, выбирается из справочника «Контрагенты». Получатель – из справочника «Центры материальной ответственности» (сотрудник + место хранения). В нашем примере это один и тот же человек.

На закладке «Материальные запасы» выбираем номенклатуру. Нюансы по созданию номенклатуры мы рассмотрели в предыдущей статье. Счёт учёта и КЭК подставляются автоматически из карточки номенклатуры. Проставляем КФО, КПС, количество литров и сумму.

Важно правильно выбрать бухгалтерскую операцию – «Поступление от подотчётных лиц». При этом автоматически подставляется счёт расчётов 208.34, остаётся указать КПС.

Обратите внимание, что денежное обязательство уже не проводится. Мы сделали его в документе «Заявление на выдачу аванса». Документ «Поступление МЗ» формирует только проводки по поступлению материалов.

Программа 1С: БГУ 2.0 позволяет оформить авансовый отчёт, создать его можно разными способами. Например, на основании заявления.

При этом часть данных заполняется автоматически.

На закладке «Аванс» указываем количество приложений, а также добавляем в таблицу документ, по которому сотрудник получил подотчётную сумму. В нашем примере это «Кассовое выбытие».

На закладке «Израсходовано» ставим флаг в поле «Документ», чтобы программа позволила выбрать из списка созданный нами документ «Поступление МЗ».

Типовая операция «Расходы подотчётного лица» проставлена по умолчанию.

После сохранения документ доступен для просмотра и редактирования в разделе «Денежные средства».

Правильное и аккуратное заполнение всех документов позволяет получить печатную форму авансового отчёта, которую остаётся только подписать всем участникам документооборота.

Документ «Авансовый отчёт» может формировать проводки, но в нашем примере все проводки уже сделаны ранее. Поэтому в списке авансовых отчётов пиктограмма «ДтКт» будет серой даже в том случае, если документ проведён.