Добрый день. Подскажите, пожалуйста, варианты решения вопроса.
Фирма на УСН, не является автотранспортной, по основной деятельности – IT-организация. Учет ГСМ ведется по топливным картам. С сотрудниками заключены договоры аренды автотранспорта. Фирма-поставщик услуг по ГСМ ежемесячно предоставляет документы: накладную, счет-фактуру, отчет о расходах по топливным картам.
В течение нескольких месяцев сотрудник-водитель вынужден был заправляться не только по карте, но и за свои средства. Заправлялся он в рабочее время. Данные чеки не принимались к учету. На данный момент эти чеки не сданы и не востребованы у сотрудника. Речь идет об одном налоговом периоде – 2016 год.
Вопрос: Можно ли сейчас по путевым листам принять к учету от сотрудника эти чеки ГСМ, которые прошли вне отчета о потреблении ГСМ организации-поставщика? Как это отразить в учете? И для налогообложения их следует принимать?
Спасибо.

Здравствуйте!
В путевых листах этого сотрудника указан пробег автомобиля. В соответствии с пробегом рассчитывается количество затраченного топлива, которое можно списать для уменьшения налогооблагаемой базы. Это топливо может быть приобретено как по топливной карте, так и за наличный расчет. В Вашей ситуации необходимо произвести данный расчет. Если количество затраченного топлива по пробегу путевого листа соответствует количеству приобретенного топлива и по топливной карте, и за наличный расчет, значит Вы можете принять к учету чеки ГСМ.
В учете отражается стандартно:
10.03 / 60.01 или 71.01 получено топливо по товарной накладной и по чеку ГСМ
20, 25, 26, 44 / 10.03 списано топливо на основании путевого листа
если сотрудник потратил свои деньги на приобретение топлива, значит Вы выплатите ему эти деньги с формулировкой "Компенсация перерасхода подотчетных сумм" и сделаете проводку 71.01 / 50 или 51.