Переход на обмен электронными перевозочными документами в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

Опубликовано 11.03.2026 08:19

Автор: Administrator

Просмотров: 230

С 01.09.2026 г. экспедиторские документы и транспортные накладные должны оформляться исключительно в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи. Это правило касается всех участников перевозки (отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор). А так как бухгалтеров компаний, которые работают в этой сфере очень много, то последние уже сейчас начинают думать об этих нововведениях и искать разъяснения. Наши коллеги из компании «АСП Электронные сервисы» решили помочь в этом вопросе и в данной статье расскажут об основных нюансах грядущих изменений, а также покажут что уже реализовано в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 по теме электронных перевозочных документов. 

Законодательный фундамент

Главным нормативным документом, который регулирует переход на электронные перевозочные документы, является Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025. Он вносит изменения в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности и устанавливает четкие сроки цифровизации документооборота для всей транспортной отрасли.

Ключевые даты, которые нельзя пропустить

Какие документы должны оформляться в электронной форме с 1 сентября 2026 года?

• транспортные накладные;

• заказы (заявки) на перевозку;

• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).

Как выглядит жизненный цикл ЭТрН: от создания до хранения?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - это не просто файл, который подписывают два раза, как, к примеру, УПД. Это многоэтапный документ, отражающий всю жизнь перевозки.

В стандартной перевозке без экспедитора документ проходит четыре стадии подписания, а значит, ЭТрН имеет четыре обязательных титула:

• Титул 1 (Оформление) - создает грузоотправитель. Вносит данные о грузе, маршруте, участниках. Подписывает своей квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

• Титул 2 (Погрузка) - подтверждает перевозчик (водитель). Сверяет фактический груз с заявленным, фиксирует дату и время принятия груза, подписывает (водитель может использовать простую электронную подпись с последующим подписанием УКЭП компании).

• Титул 3 (Приемка) - подписывает грузополучатель. Подтверждает, что груз доставлен, проверен, принят. Фиксирует возможные замечания.

• Титул 4 (Разгрузка/Выдача груза) - завершает перевозчик (водитель). Подтверждает, что груз передан получателю, обязательства выполнены.

Рассмотрим пошагово процесс создания ЭТрН до её хранения:

1. Создание. Документ формируется в учетной системе (например, 1С) или в личном кабинете оператора ЭДО.

2. Подписание участниками. Каждый участник в своей очереди получает уведомление, проверяет данные и подписывает свой титул.

3. Отправка в ГИС ЭПД. После каждого подписания информация по документу уходит в государственную информационную систему.

4. Хранение. ЭПД хранится у оператора ЭДО, в ГИС ЭПД и в учетной системе компании. Срок хранения - не менее 3 лет (как и для бумажных документов).

5. Предъявление контролерам. Водитель через мобильное приложение оператора показывает QR-код документа инспектору ГИБДД. Даже при отсутствии интернета QR-код позволяет проверить документ.

Как определить свою роль в ЭПД?

В электронных перевозках важно точно понимать свою роль - от этого зависит, какие титулы вы подписываете и какие документы формируете.

Основные роли участников

Важно понимать! Оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) не нужно в следующих случаях:

• Нет договора перевозки: например, при доставке товара покупателю собственным транспортом продавца или при самовывозе товара покупателем.

• Перевозка для себя: при перемещении грузов между своими подразделениями (филиалами) на собственном транспорте.

Переход на электронные транспортные накладные с 1С-ЭПД

Сервис 1С-ЭПД - это встроенный функционал в решениях 1С (Бухгалтерия предприятия, ERP тд.), позволяющий создавать, подписывать и обмениваться электронными перевозочными документами прямо из привычного интерфейса.

Для настройки обмена электронными перевозочными документами в 1С необходимо:

1. Быть подключенным к сервису 1С-ЭДО

2. С контрагентами согласовать переход на ЭПД

3. Настроить обмен между всеми участниками перевозки

4. В настройках обмена указать виды перевозочных документов

Важно! В сервисе 1С-ЭПД реализован роуминг, это значит, что участники могут обмениваться документами с любыми контрагентами через удобные им сервисы, без привязки к одному оператору/сервису.

Далее рассмотрим, как проходит работа с перевозочными документами на каждом из этапов в интерфейсе 1С.

Грузополучатель - создание и отправка электронной транспортной накладной в 1С.

1. Для создания ЭТрН необходимо перейти в раздел меню «Продажи» - «Электронные перевозочные документы».

2. Далее по кнопке «Создать» выбираем пункт «Электронная транспортная накладная».

3. В открывшейся форме заполняется вся необходимая информация по всем участникам перевозки и грузу. После этого документ можно отправить по соответствующей кнопке.

Перевозчик – подписание ЭТрН на этапах погрузки и разгрузки

После получения накладной перевозчик проверяет данные. При отсутствии замечаний он подтверждает прием груза, используя переключатель «Без замечаний»

При обнаружении несоответствий (время прибытия/убытия, состояние, масса или количество груза) перевозчик подтверждает прием с замечаниями, установив переключатель «Есть замечания». Для отказа от перевозки или корректировки данных используется кнопка «Отказаться от перевозки» на верхней панели.

Грузополучатель – подписание документа на этапе приемки груза.

До приемки груза грузополучатель видит данные грузоотправителя и перевозчика. После приемки он фиксирует результат переключателем «Принят» и направляет подтверждение контрагентам. При отказе выбирается положение «Не принят» с обязательным указанием причины.

Дополнительно протестировать сервис 1С-ЭПД можно даже без подключения в удобном тренажере.

Что бухгалтеру важно учесть и запланировать при переходе на ЭПД в 1С?

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы станут обязательными в электронном виде. Чтобы войти в новый этап без сбоев, бухгалтеру важно учесть несколько ключевых моментов.

1. Организация и контрагенты

Переход на ЭПД процесс, общая задача бухгалтерии, логистов и IT. Назначьте ответственного и распределите роли.

● Проведите аудит: как сейчас выглядит путь бумажной накладной, кто участники и где возникают сложности?

● Проверьте контрагентов: есть ли у них ЭДО. Без этого обмен невозможен.

● Закрепите в договорах: согласуйте с партнерами сроки перехода и подпишите дополнительное соглашение.

2. Проверка готовности и настройка в 1С

Этот этап самый объемный и требует взаимодействия с разработчиками или специалистами по внедрению.

• Обновите конфигурацию: убедитесь, что ваша версия 1С поддерживает ЭПД.

• Настройте обмен: отправьте приглашения контрагентам и включите в настройках нужные типы документов.

• Подписи и МЧД: УКЭП понадобится всем, кто подписывает документы (руководитель, бухгалтер, логист). Оформить подписи и МЧД на сотрудника можно прямо из 1С.

3. Новые бизнес-процессы и роли

Бухгалтеру важно понимать, что теперь документ проходит многоэтапный путь, и ответственность за его оформление распределена.

• Маршрут документа: ЭТрН состоит из четырех обязательных титулов, каждый из которых подписывается разными лицами на разных этапах.

• QR-код вместо бумаг: Водитель предъявляет инспектору ГИБДД не папку с бумагами, а QR-код из приложения, который содержит все сведения о перевозке.

• Обучение сотрудников: Вам придется обучить работе в новых условиях не только бухгалтерию, но и логистов, диспетчеров.

4. Финансовый аспект и выгоды

Переход на электронные перевозочные документы - не только требование закона, но и ощутимая экономия.

● Дешевле документ: себестоимость одной бумажной ТН - около 700 ₽, электронной - до 7 ₽ в сервисах 1С.

● Снижение ошибок: система автоматически проверяет заполнение обязательных полей, ошибок становится меньше.
ЭПД меняет всю логистическую цепочку, но для пользователей 1С этот путь проще. Встроенные сервисы берут на себя техническую рутину, оставляя бухгалтеру главное - контроль и анализ.

Риски и штрафы

Штрафы за отсутствие ЭПД (электронных перевозочных документов) после 1 сентября 2026 года и за нарушения при работе с реестром экспедиторов «ГосЛог» значительно ужесточаются.

• Отсутствие или нарушение оформления ЭПД (ЭТрН):

Юрлица: 100 000 - 450 000 руб.

Должностные лица: 25 000 - 50 000 руб.

• Для экспедиторов отсутствие регистрации в реестре экспедиторов «ГосЛог» после 1 марта 2026 года:

ИП: 3 000 - 5 000 руб

Юрлица: 100 000 - 300 000 руб.

Пока что за ошибки и отсутствие ЭПД не штрафуют, поэтому за оставшееся время можно успеть выявить слабые места в процессах и исправить частые ошибки. Затем можно масштабировать внедрение.

Чтобы ничего не упустить, мы подготовили удобный чек-лист подготовки к обмену ЭПД, в нем собраны все ключевые шаги. Используйте его и будьте уверены в своих действиях. Скачать чек-лист

Компания «АСП Электронные сервисы»

Авторы телеграм-канала о сервисах 1С