Добрый день!
В апреле был заключен договор ГПХ, для участия в международной выставке в Санкт-Петербурге. Срок договора 29/04-04/05, в договоре указан размер оплаты 25000 руб. Провела начисления в 1 С ЗУП через акт. Ведомость корректна, взносы, все ОК. По возвращении физ. лицо представляет мне билет на перелет туда и обратно, дата билета 05.03.2021 сумма расходов 10944 руб. Руководитель просит возместить эту сумму физ. лицу. Каковы мои действия? Договор от 29/04/2020, могу я включить эту сумму в договор в графу, где указаны суммы издержек ? И эти же суммы нужно облагать также взносами, все сроки полетят. Запуталась. Подскажите пожалуйста.

Добрый день! Вопрос очень интересный.
1) Что касается НДФЛ. Когда исполнитель сам несет расходы, он имеет право на профессиональный вычет по НДФЛ по тем затратам, которые документально подтверждены п. 2 ст. 221 НК РФ; Письма Минфина от 16.06.2016 № 03-04-05/35131, от 23.05.2016 № 03-04-06/29397. То есть если исполнитель представит вам подтверждающие документы (накладные, товарные чеки, чеки ККТ, копии билетов, гостиничные счета и т. п.) и напишет заявление на предоставление вычета на подтвержденную сумму, то вы удерживать налог с возмещаемой ему суммы уже не должны. С другой стороны, Минфин не устает повторять, что у физлица образуется налогооблагаемый доход, с которого нужно исчислить и уплатить НДФЛ. (Письма Минфина от 23.06.2017 № 03-04-06/39766, от 08.08.2016 № 03-04-06/46423) В итоге каждый решает сам=)
2) Страховые взносы. НК прямо написано, что из числа облагаемых страховыми взносами сумм исключаются те, которые выплачены исполнителю с целью возмещения понесенных им расходов, связанных с выполнением работ в рамках ГПД. Поэтому страховые взносы уплачивать с этой суммы не нужно.
Для того, чтобы отразить данные расходы в ЗУП можно воспользоваться документом "Доход в натуральной форме", предварительно создав начисление с параметрами, которые вы утвердите (удерживать или нет НДФЛ и т.п.)