ТЕМА: Расходы по бизнес картам

Добрый день! Подскажите, как лучше ответить на запрос ИФНС: в течение года руководитель рассчитывался бизнес картой в магазинах (не только для производственных нужд, но и личных). Все подобные операции проводились в программе как выдача в подотчёт и закрывались авансовыми отчетами с приложением чеков на товары, приобретенные для нужд предприятия уже на деньги руководителя (наличные либо с личной карты физ.лица). То есть суммы списания не соответствуют суммам в чеках, но подотчёт закрыт. Налоговая просит дать пояснения по таким списаниям и подтверждающие документы. Могу ли объяснить так как есть: списания проводились в подотчёт и закрывались авансовыми отчетами (не смотря на то, что суммы в предоставленных чеках и суммы списаний разные)? И вообще, на будущее, допустимы ли такие операции (можно ли руководителю пользоваться бизнес картой в личных целях, а потом предоставлять авансовые отчеты за потраченные средства)?

Добрый день.

Конечно, на будущее лучше бы разделять личное от рабочего. Вам же удобнее: один чек проводить как расходы на нужды предприятия, другой - как непринимаемые к НУ.

Норм законодательства, запрещающего поступать как ваш руководитель, нет. Но и для вас эта ситуация не очень выгодна, т.к. это лишний повод прицепиться инспектору к вашему учету. Вполне возможны дополнительные запросы, например, те же путевые листы, материальные отчеты и т.д.

Безусловно, необходимо приложить к каждому такому авансовому отчету записку руководителя с объяснением о несовпадении суммы в кассовом чеке и авансовом отчете.