Прием на работу бывшего сотрудника в программах 1С

Опубликовано 10.01.2022 08:57

Просмотров: 19015

«И снова здравствуйте!» Именно такими словами бухгалтер встречает на пороге своего кабинета бывшего сотрудника. И ведь такая ситуация далеко не редкость! Работнику – хорошо: за 5 минут заявление написал и убежал в знакомый, родной коллектив. А вот бухгалтеру головная боль: как его ввести в программу так, чтобы данные не задвоились? Как проверить себя? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с оформлением ранее работавшего в организации сотрудника, ищите в данной публикации. Практический пример приведем на примере программы 1С: ЗУП ред. 3.1, но алгоритм действий справедлив и для 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. 

В программах 1С логика оформления сотрудников одинакова.

Имеется два справочника:

• физические лица;

• сотрудники.

В программе 1С: ЗУП ред. 3.1 они находятся в разделе «Кадры».

В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 эти справочники можно найти в разделе «Зарплата и кадры».

В обоих справочниках записываются данные о ваших работниках. И часто это сбивает с толку неопытных пользователей, так как одна неверная запись – и «привет» проблемам с зарплатой, НДФЛ и ручному заполнению отчетности.

Поэтому подробно остановимся на каждом из этих справочников и расскажем их отличия друг от друга.

Справочник «Физические лица» содержит информацию о всех лицах, с которыми у организации трудовые и иные отношения. Не обязательно это только сотрудники организации.

Запомните самое важное: в этом справочнике («Физические лица») человек вносится лишь 1 раз за всю его жизнь!!! Вне зависимости от того, сколько раз он увольняется и принимается обратно! Задвоение данных здесь должны быть исключено!

На скриншоте видно, что в этом справочнике кроме ФИО и даты рождения указывается ИНН физического лица, его СНИЛС, по которым они и различаются, в ситуации если попадается полный тезка.

О том, как различать сотрудников с одинаковыми ФИО мы рассказывали ранее.

Если же данные в этом справочнике задвоились, то помочь исправить ситуацию вам поможет обработка «Поиск и удаление дублей». Напоминаем, что такие эксперименты стоит делать только после создания копии базы.

Теперь поговорим о втором справочнике.

В справочник «Сотрудники» добавляются физлица, вступающие с организацией в трудовые отношения. И это происходит каждый раз, когда сотруднику присваивается новая должность.

Поэтому с каждым новым приемом сотрудника на работу в этом справочнике («Сотрудники») появляется новая запись.

Например, принимается человек в эту же организацию второй раз, значит будет две записи одного и того же сотрудника в этом справочнике, далее увольняется и через время опять принимается, значит появится третья запись этого же сотрудника.

Также обращаем ваше внимание, что аналогичная запись по сотруднику появляется и в случае, если он занимает в организации несколько должностей. Так как при создании приказа о приеме на работу лицо выбирается из справочника «Физические лица» и фиксируется в справочник «Сотрудники».

Подведем небольшой итог: в справочник «Физические лица» физическое лицо вносится один раз. А в справочник «Сотрудники» каждый раз вводится новый сотрудник, у которого будет новая должность, соответственно их может быть два, три и более.

Алгоритм действий бухгалтера при приеме на работу бывшего сотрудника в 1С: ЗУП ред. 3.1

Нового (бывшего) сотрудника можно вносить непосредственно в справочнике «Сотрудники» в разделе «Кадры» или там же при оформлении документа «Прием на работу» («Приемы, переводы, увольнения»).

Рассмотрим пример: Котов Аркадий Денисович ранее работал на должности сборщика в цехе и был уволен по собственному желанию 31.08.2021 года. В декабре 2021 года он решил вернуться на прежнее место работы на ту же должность.

Шаг 1. Создайте карточку нового сотрудника. В поле «Полное имя» введите фамилию, имя отчество человека и нажмите «Enter» или перейдите в другое поле. Сопоставив введенные данные, система сообщит «Найден человек с похожим именем».

Если это нужный человек, нажмите кнопку «Да, это тот, кто мне нужен». Если это полный тезка и надо ввести данные другого человека нужно нажать – «Нет, это другой человек». В этом месте важно не ошибиться!

Нажмем команду «Да, это тот, кто мне нужен».

Все данные из карточки физического лица перенесутся в карточку сотрудника.

Шаг 2. Сохраните данные по кнопке «Записать и закрыть.

В результате в справочнике «Сотрудники» появится еще одна запись Котова А.Д., но кроме его «ФИО» ничего нет, т.к. сотрудник просто внесен в справочник, но не оформлен кадровым приказом.

Шаг 3. Выделив строку сотрудника Котов А.Д., нажмите кнопку «Оформить документ» - «Кадры» - «Прием на работу» и оформите нового сотрудника.

Оформить приказ о приеме на работу можно также в разделе «Кадры»:

• журнал документов «Приемы, переводы, увольнения»;

• команда «Прием на работу» в подразделе «Создать».

Подробнее об оформлении сотрудника читайте в нашей статье «Прием сотрудника на работу в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0».

Шаг 4. Заполните оставшиеся поля документа «Прием на работу» и сохраните его.

Шаг 5. Вернитесь в справочник «Сотрудники».

Убедитесь, что в нем появились сведения о принятом снова с 24.12.2021 года на должность сборщика в цех Котове А.Д.

Таким образом в 1С действует принцип: физическое лицо всегда одно, а в справочнике «Сотрудники» в качестве работника организации человек может повторяться несколько раз.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов