Продление больничного листа в программах 1С

: Опубликовано 07.03.2023 15:38; Просмотров: 12031

За последние годы тема начисления пособий и оформления листка нетрудоспособности не теряет своей актуальности. Как это было раньше: работник заболел, обратился в поликлинику, врач оформил листок нетрудоспособности (больничный лист), работник (если не забыл, не потерял) предоставил бюллетень в отдел кадров или бухгалтерию работодателя, получил пособие. Теперь же работнику достаточно только обратиться в поликлинику и по выздоровлению получить пособие. Оформление документов, подтверждающих факт болезни, происходит по электронному документообороту между социальным фондом России и работодателем. Оформление больничных с 2022 г. по новому законодательству мы разбирали ранее, сегодня поговорим о продлении больничного: кто должен его предоставить, оплатить и как его оформить в программах 1С.

Согласно трудовому законодательству (ст. 183 ТК РФ) при временной нетрудоспособности работодатель обязан выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности.

По Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ред. от 07.10.2022) «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности…» пособие за первые 3 дня больничного оплачивает работодатель, остальные дни платит СФР.

С 1 января 2021 года все регионы перешли на систему прямых выплаты, т.е. теперь СФР оплачивает пособие «напрямую» работнику. Работодатель же оплачивает только первые три дня болезни.

Пособие рассчитывается на основании листка нетрудоспособности. С 1 января 2022 года действуют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Этот документ не имеет печатной формы и направляется в организацию по ТКС. Ранее направлял ФСС, с 2023 года - СФР.

Первичный листок нетрудоспособности оформляется максимум на 15 дней (Приказ Минздрава России от 23.11.2021 N 1089н (ред. от 13.12.2022) «Об утверждении Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности…»). Если работник не выздоровел, больничный продляется, но только по решению врачебной комиссии.

При продлении больничного в организацию поступят два и более ЭЛН. Бухгалтер определяет какие дни оплачивает организация: 3 первых дня по каждому листку или только по первому. Это зависит от того, один ли это страховой случай или разные.

Работник мог заболеть и не выздороветь за 15 дней, врач оформил еще один больничный, который является продолжением первого. Получается один страховой случай. В первом листке будет галочка «Первичный», во втором «Продолжение». Работодатель оплачивает первые 3 дня первичного больничного. Остальные дни оплачивает СФР.

Другой случай: работник заболел, врач оформил первичный больничный, через некоторое время работник травмировался, врач оформляет второй больничный, по другому страховому случаю. И в первом листке и во втором будет галочка «Первичный». В этой ситуации работодатель оплачивает первые три дня по каждому страховому случаю, т.е. по каждому больничному листку.

Подведем итог: если сформированы электронные больничные листы, в одном из которых заполнено поле «первичный», а в последующих в поле «продолжение листка №» указан номер предыдущего больничного, весь период нетрудоспособности признается одним страховым случаем (Письмо ФСС РФ от 18.08.2004 № 02-18/11-5676). В таком случае за первые три дня нетрудоспособности работодатель назначает и выплачивает пособие за счет собственных средств только по первичному больничному, связанному с заболеванием работника или бытовой травмой. За остальной период, начиная с четвертого дня, это делает территориальный орган СФР за счет бюджета Фонда. Соответственно, по продолжению больничного листа пособие назначает и выплачивает территориальный орган СФР (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ, п. 6 ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 № 236-ФЗ, п. 16 Порядка формирования листков нетрудоспособности, п. 3 Правил получения ФСС РФ сведений).

Причем обратите внимание, что номера первичного больничного и продолжения больничного будут разные, это корректная ситуация. Главное, чтобы внутри продолжения больничного был указан номер первичного, тогда это как раз и свидетельствует о том, что в вашем случае открыт не новый больничный, а идет продолжение предыдущего больничного листа.

Хочется отметить, что стоит попросить сотрудников уведомлять вас о начале своего больничного. Так вы сможете избежать перерасчета ошибочно начисленной зарплаты за дни больничного. В программе 1С: ЗУП ред. 3.1 есть специальный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», который остановит начисление зарплаты на дни отсутствия работника, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 придется временно ввести документ «Отпуск без сохранения зарплаты» или вручную отредактировать дни и сумму заработка в документе «Начисление заработной платы». Писали об этом тут.

Рассмотрим, как в 2023 году учесть и отразить в программах 1С продление больничного листа. Так же вызывает интерес ситуация, если по работнику поступил запрос из фонда с отметкой «продолжает болеть», т.е. будет продление больничного.

Приведем условный пример: работник Иванов И.И. заболел в декабре 2022 года. По ТКС пришло два запроса (ЭЛН) в 2023 году.

Сначала необходимо зарегистрировать/начислить больничный.

В 1С: Бухгалтерии предприятия зайдите в раздел «Зарплата и кадры» - «Все начисления» и создайте новый документ «Больничный лист».

В 1С: ЗУП ред. 3.1 больничные листы находятся в разделе «Зарплата».

Для автоматического заполнения необходимо внести номер больничного и нажать кнопку «Получить из ФСС».

Другой способ создания больничного в 1С: Бухгалтерии – на основании входящего запроса ФСС, который также находится в разделе «Зарплата и кадры»:

При использовании того или иного способа документ «Больничный лист» заполнится автоматически:

Обратите внимание, что указан статус 31 «Продолжает болеть», т.е. первичный больничный закрыт, его необходимо начислить и оплатить, но планируется выдача следующего больничного.

1С рассчитает пособие за первые три дня больничного, при условии, что в программе есть информация о заработной плате работника за прошлые годы:

Второй больничный (следующий запрос фонда) по тому же страховому случаю можно оформить способами, описанными ранее, а можно по кнопке «Создать на основании» из первичного ЭЛН.

Больничный начислен с нулевой суммой, это верно, т.к. его полностью оплачивает СФР.

Работодатель в течение 3 рабочих дней, с даты получения информации о закрытии ЭЛН, по запросу фонда, должен отправить «ответ на запрос». Это делается для назначения и выплаты части пособия, которую рассчитывает и оплачивает СФР.

Сделать это можно двумя вариантами:

1 способ – по кнопке «Создать на основании» сформировать «Ответ на запрос ФСС для расчета пособий» прямо из самого больничного листа.

2 способ – в разделе «Зарплата и кадры» сформировать документ «Ответ на запросы ФСС для расчета пособий».

Бухгалтеры оценили удобство работы с ЭЛН. Исключается «элемент неожиданности», когда работник приносит бюллетень спустя 2-3 месяца после выхода с больничного, и бухгалтеру приходиться исправлять начисления и отчетность. Теперь бухгалтерия всегда на связи с фондом. В программах 1С в документе «Больничный лист» удобно расположена информация о запросах и ответах:

Но учитывая все удобства взаимодействия с СФР по ТКС, не стоит забывать о штрафных санкциях в случае отсутствия ответа на запрос фонда. Федеральным законом № 255-ФЗ предусмотрен штраф в размере 5 000 рублей, за несвоевременное представление сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия.