Зарплатная отчетность обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, в 1С: ЗУП ред. 3.1

: Опубликовано 17.07.2023 12:28

Если организация ведет деятельность вне места своего нахождения, то у нее появляется обособленное подразделение, которое может быть филиалом, представительством или иным обособленным подразделением, в котором оборудованы стационарные рабочие места. Согласно законодательству обособленное подразделение может быть выделено на отдельный баланс. Что это значит? Какие последствия в сдаче отчетности влечет за собой такой шаг? В данной статье рассмотрим этот редкий, но интересный случай, тем более, что сделать это технически возможно только в 1С: ЗУП ред. 3.1.

Организация обязана уведомить об открытии обособленного подразделения налоговый орган по месту своего нахождения в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения по форме С-09-3-1 (согласно пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Организация также может принять решение о выделении обособленного подразделения на «отдельный баланс», что в налоговом законодательстве означает наделить его полномочиями начислений и выплаты доходов физическим лицам и представления им отчетности. О чем она также обязана сообщить в налоговый орган по месту своего нахождения в течение 1 месяца со дня наделения его соответствующими полномочиями. Наделить такими полномочиями можно только те обособленные подразделения, у которых открыт свой расчетный счет в банке! (пп. 7 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

В этом случае у обособленного подразделения возникает обязанность уплаты страховых взносов и предоставления отчетности по ним, в том числе и взносов на травматизм (согласно п.11 ст. 22.1 закона 125-ФЗ «Об обязательном страховании от НС и ПЗ»).

Что же касается отчетности по НДФЛ, то такая обязанность возникает у любого обособленного подразделения, осуществляющего выплаты физическим лицам по трудовым или гражданско-правовым договорам, независимо от выделения на отдельный баланс.

Таким образом, перед обособленным подразделением на отдельном балансе возникает обязанность сдавать отчеты: РСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ.

В программе 1С: ЗУП ред. 3.1. в карточке организации необходимо установить возможность ведения учета по обособленным подразделениям, установив «галочку» в поле «У организации есть филиалы «обособленные подразделения» в разделе «Настройка» - «Организация»:

Если в организации обособленное подразделение выделено на отдельный баланс, то в программе такое подразделение является филиалом, а сами филиалы вносятся в программу в список с организациями.

Для того, чтобы создать филиал необходимо выбрать вкладку «Настройка» и далее нажать на справочник «Организации»:

Далее по кнопке «Создать» создаем новую организацию, вносим в нее наименование нашего филиала, реквизиты налоговой инспекции, к которой он относится (это важно для будущего заполнения отчетов), и обязательно указываем галочкой, что это филиал и выбираем из списка организаций головную организацию.

В карточке филиала также важно настроить вкладки «Коды» и «Фонды», так как эти данные будут необходимы в последующем при заполнении отчетности.

Далее, не закрывая карточку нашего филиала, нам нужно перейти во вкладку «Учетная политика» для выполнения всех необходимых для учета заработной платы настроек:

Первая вкладка настроек учетной политики - это «Страховые взносы».

Обратите внимание, что вид страховых взносов подгружается автоматически из настроек головной организации, и в настройках филиала его изменить нельзя. То есть, если головная организация применяет пониженные тарифы страховых взносов, то и филиал применяет такие же тарифы! (Письмо ФНС России от 1 октября 2018 г. № БС-4-11/19101@).

Тариф страховых взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, который присвоен филиалу в соответствии с его основным ОКВЭД, устанавливаем вручную:

На вкладке «НДФЛ» также подгружаются настройки головной организации, редактировать ничего нельзя.

На вкладке «Пособия ФСС» устанавливаем галочку о том, что пособия осуществляются путем прямых выплат из ФСС:

На вкладке «Расчет зарплаты» при необходимости устанавливаем необходимые нам галочки, если, к примеру, филиал будет работать на территориях, где применяется районный коэффициент. В нашем примере таких территорий нет. Мы оставим эти поля пустыми.

На вкладке «Бухучет и выплата зарплаты» можем настроить нужные нам даты и способ выплаты зарплаты:

Также на этой вкладке указываем счет учета заработной платы. Допустим, наш филиал будет осуществлять деятельность по оптовой торговле нашими товарами. Для учета заработной платы мы соответственно выберем 44-й счет.

Мы сделали основные настройки, которые будут необходимы нам для начисления заработной платы.

Допустим, 1 июля утверждено штатное расписание филиала, состоящее из руководителя отдела продаж и двух менеджеров.

4 июля в штат принят руководитель отдела продаж, и 10 го июля два менеджера:

Не позднее следующего рабочего дня нам необходимо направить в СФР нашу первую отчетность: подраздел 1 раздела 1 Формы ЕФС-1 (в программе он так и остался под названием Сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД).

Формируем его перейдя в раздел «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность» – «Отчеты».

В качестве отчитывающейся организации обязательно выбираем наш филиал.

В печатной форме отчета указывается наименование филиала:

После того как сотрудники предоставили вам копии своих документов вам необходимо сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах (СЭДО)» (раньше до 01.01.2023 г. он назывался «Сведения о застрахованных лицах в ФСС»). Он находится на вкладке «Кадры».

Согласно законодательству, вы должны отправить его в СФР в течение 3 рабочих дней с момента, как работник предоставит работодателю весь пакет документов о себе.

Следующий отчет, который нам предстоит сдать – это персонифицированные сведения о физических лицах. Сдаем его в СФР ежемесячно не позднее 25 числа месяца, следующего за истекшим (или с учетом переноса, если 25 число выпадает на выходные дни). Если в текущем месяце начислений не было, то все равно сдаем его с нулевыми показателями.

Проверяем, что все наши сотрудники и начисленные суммы попали в отчет, сверяем итоговую сумму начислений по всем сотрудникам:

По окончании квартала мы должны сдать Расчет по страховым взносам (РСВ), расчет 6-НДФЛ и раздел 2 формы ЕФС-1 (ранее -ФСС). Первые два сдаем в ИФНС по месту регистрации филиала, третий – в СФР также по месту постановки нашего филиала на учет.

Формируем их в разделе «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность», проверяем все показатели, которые попали в отчеты и направляем в соответствующие органы:

По окончании календарного года к вышеперечисленной отчётности может добавиться еще необходимость заполнения подраздела 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1, аналогичного ранее сдававшемуся отчету СЗВ-СТАЖ не позднее 25 го января (или с учетом переноса, если 25 число выпадает на выходные дни).

Но сдается он теперь только при наличии у страхователя определенных категорий работников. Согласно перечню п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ к таким работникам относятся:

- работники, которые выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии;

- работники, которые имели периоды простоя или отстранения от работы;

- работники, которые находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

- работники, которые имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

- работники, которые замещали государственные должности;

- а также ряд других категорий работников.

Заполняется данный отчет аналогично в разделе «Отчетность, справки» - «1С-Отчетность». В нашем примере работников, относящихся к перечисленным категориям нет, поэтому мы данный отчет не предоставляем.

Хочется также обратить ваше внимание на уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, страховых взносов, введенные с 2023 года. Обособленные подразделения, независимо от того, выделены они на отдельный баланс или нет, уведомления не сдают! Уведомления сдаются головной организацией с указанием данных по филиалу: КПП филиала, ОКТМО, КБК налога, суммы и периода.