Доплата до оклада в командировке в программах 1С

: Опубликовано 18.06.2024 10:08; Просмотров: 3090

Командировки сотрудников в производственных целях в другие города, регионы, а то и страны уже совсем не редкость. Работодатель может направить сотрудника в качестве участника на выставку, на объект к заказчику, а также во многих других случаях. Бывают такие должности, на которых сотрудники находятся в разъездах по делам компании более 50% рабочего времени. Оплата за период, в котором сотрудник находился в командировке, согласно законодательства осуществляется по среднему заработку. Многие бухгалтеры грешат тем, что зарплату за месяц, в котором сотрудник был в командировке, начисляют как обычно по окладу, без перерасчета периода командировки по среднему заработку. Но согласно ст. 167 ТК РФ так делать нельзя. Есть еще один существенный минус – не редко средний заработок ощутимо меньше суммы оклада, ведь в расчет среднего заработок не входят некоторые начисления, например, отпускные, разовые премии и т.д. Если сотрудник постоянно находится в командировках, то при выплате заработной платы он может очень удивиться тому, что получил меньше чем за прошлый месяц. В ТК РФ сказано, что ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством нельзя. Поэтому руководство имеет право улучшить финансовое положение сотрудника и ввести доплату до оклада при командировке. Как это сделать в программах 1С, расскажем в этой публикации.

Напоминаем, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК РФ).

Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).

Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Средний дневной заработок при командировке исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения, на количество фактически отработанных в этот период дней (п. 9 Положения).

С учетом особенностей исчисления среднего заработка возможна ситуация, когда средняя заработная плата, подлежащая выплате командированному работнику, окажется меньше установленного ему оклада или его части, полагающейся за соответствующий период. Работодатель вправе предусмотреть иной порядок оплаты времени нахождения в командировке, если только такой порядок улучшает положение работника. То есть оплата с учетом доплаты до фактического заработка за период нахождения в командировке должна превышать средний заработок работника за этот же период.

Условие о доплате до оклада при командировке необходимо предусмотреть коллективным договором, либо локальным нормативным актом об оплате труда работников и трудовым договором. В качестве локального нормативного акта может расцениваться приказ по организации об установлении доплаты.

После принятия решения о вводе доплаты до оклада при командировке бухгалтеру необходимо настроить программы 1С, чтобы при начислении заработной платы доплата до оклада считалась автоматически. К сожалению, полностью автоматизировали этот функционал разработчики только в 1С: ЗУП, в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 придется прибегнуть к ручным расчетам.

Давайте на примерах рассмотрим, как же это сделать.

Доплата до оклада при командировке
в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Как мы и писали выше в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 не автоматизирован ни расчет командировок, ни тем более доплата до оклада в командировке. Поэтому нам ничего не остается как считать вручную.

Допустим, работник Петров П.П. едет в командировку на четыре дня - с понедельника 24.03.2024 по четверг 27.03.2024.

В расчетном периоде с 01.03.2023 по 29.02.2024 он был в отпуске с 3 по 30 августа 2023 г., остальное время отработал, в расчетном периоде ему начислены зарплата - 410 000 руб. и отпускные - 40 000 руб.

В расчетном периоде отработано 229 рабочих дней. База для расчета среднего заработка за дни командировки - 410 000 руб. (отпускные не входят в расчет среднего).

Средний дневной заработок - 1 790,39 руб. (410 000 руб. / 229 дн.).

Средний заработок за время командировки - 7 161,56 руб. (1 790,39 руб. x 4 дн.).

Оклад сотрудника составляет 40 000 рублей.

В марте 2024 г. 20 рабочих дней (из них 4 дня пришлось на командировку) и 31 календарный день.

За 4 дня командировки сотруднику положен средний заработок – 7 161,56 руб.

Рассчитаем оставшуюся зарплату за март по пропорции:

20 рабочих дней – 40 000 руб.

16 рабочих дней – Х

Х = (40 000*16)/20 = 32 000 рублей - начисленная зарплата за март

Сложим сумму начисленной зарплаты и оплату по среднему за дни командировки

32 000 + 7 161,56 руб. = 39 161,56 руб.

Видим, что до полного оклада сотрудника (40 000 руб.) итоговая сумма начислений за март не дотягивает.

Поэтому на разницу 838,44 руб. (40 000 – 39 161,56 = 838,44 руб.) введем доплату до оклада в командировке.

В разделе меню «Зарплата и кадры» - «Настройки зарплаты» - «Расчет зарплаты» откроем пункт «Начисления».

По кнопке «Создать» сформируем два вида начисления с определенными настройками: оплата по среднему за дни командировки и доплата до оклада за дни командировки.

Начислим окончательный расчет за март документом «Все начисления» в разделе меню «Зарплата и кадры».

По кнопке «Заполнить» программа рассчитает сотрудника, но укажет ему полностью отработанный месяц и полный оклад 40 000 руб. в виду отсутствия автоматизации функционала командировок.

Поэтому провалимся в сумму по колонке «Начислено» и с помощью кнопки «Добавить» внесем еще 2 нужных нам начисления с суммами: оплату по среднему за дни командировки и доплату по окладу за дни командировки.

Доплата до оклада при командировке в 1С: ЗУП ред. 3.1

Приведем условный пример: компания направила двоих лучших своих сотрудников (Котову А.Р. и Шишкину Д.А.) в другой город для переговоров с потенциальным заказчиком на период с 01 по 04 августа 2023 года. Приказ на командировку издан, расчет командировок бухгалтер провел в 1С: ЗУП, мы писали о том как рассчитать командировки в период аванса здесь . У сотрудников одинаковая должность и одинаковый оклад (91954 руб.).

При расчете заработной платы за август мы видим, что в дни командировки оплата рассчитана по среднему заработку, остальные дни рассчитаны исходя из суммы оклада:

У обеих сотрудниц за август одинаковое количество отработанных дней, а также дней нахождения в командировке.

В августе 2023 г. было 23 рабочих дня, из которых у сотрудниц 19 рабочих дней в офисе и 4 дня в командировке.

Начисление зарплаты по окладу в дни работы в офисе у обеих работниц совпадает:

91 954 / 23 * 19 = 75 962 руб.

Но при расчете мы видим, что у Котовой средняя заработная плата 5684,70 руб., соответственно за дни командировки начислено среднего заработка:

5 684,70 * 4 = 22 738,80 руб.,

А у Шишкиной средняя заработная плата 2791,82 руб., следовательно, за дни командировки она получила гораздо меньше:

2 791,82 * 4 = 11 167,28 руб.

Сформируем расчетный листок Котовой:

При окладе в 91 954 рубля, за август всего начислено 98 700,80 руб. Ей никаких доплат не требуется. Начисляем 98 700 руб., так положено по законодательству.

А у Шишкиной при том же окладе всего начислено 87 129,28 руб. Ей как раз ти нужна доплата.

Сделаем так, чтобы доплата рассчиталась автоматически.

В разделе меню «Настройка» - «Начисления» по кнопке «Создать» сформируем новое начисление – «Доплата до оклада в командировке».

На вкладке «Основное» очень важно верно внести формулу расчета:

МАКС(((Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени / НормаДней) * ВремяВДнях) – РасчетнаяБаза, 0)

Для этого справа в разделе «Расчет и показатели» установите галочку в строке «Результат рассчитывается». По гиперссылке «Редактировать формулу» вызовите редактор формул и опишите формулу начисления, не печатая показатели, а подбирая их из предложенного списка показателей. Вручную вводятся скобочки, цифры.

В этой формуле сравнивается оклад и оплата по среднему заработку за время командировки. То есть если разница будет больше нуля, то это и есть сумма доплаты. Если разница будет меньше нуля, то доплата до оклада будет равна нулю.

На вкладке «Расчет базы» укажем период расчета – текущий месяц и добавим Командировку в базовые начисления.

На вкладке «Учет времени» начисление выполняется как «Дополнительная оплата за уже оплаченное время», вид времени указываем «командировка», вид стажа ПФР - «Включается в стаж для досрочного назначения пенсии».

Вкладку «Зависимости» заполним так.

На вкладке «Приоритет» удалите начисление «Командировка», щелкнув по ней правой кнопкой мыши один раз.

Далее необходимо нажать гиперссылку «Неверно настроен приоритет начислений», в нем поставить галочку «Удалить начисления».

Вкладку «Средний заработок заполним так:

Галочку «При расчете среднего заработка это начисление индексируется» отжимаем.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» НДФЛ указываем с кодом дохода 4800, доходы целиком облагаются страховыми взносами и учитываются в расходах на оплату труда (ст. 255 НК РФ, пп. 25)

После того, как сохранили это новое начисление, перезаполним начисление зарплаты, посмотрим, изменятся или нет начисления Котовой и Шишкиной.

Появляется новая строка. У Котовой, средний заработок выше оклада, поэтому доплата до оклада равна нулю. У Шишкиной рассчиталась разница между средним заработком и окладом: