Популярные ошибки при заполнении 2-НДФЛ в 1С: ЗУП / ЗГУ редакции 3.1

Опубликовано 11.02.2019 18:15

Просмотров: 48105

До 1 апреля 2019 года работодатели обязаны отчитаться о доходах, которые они выплатили физическим лицам, а также об удержанном НДФЛ с этих сумм. Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель воспользовались трудом наемных работников и/или осуществляли в течение отчетного года другие виды выплат физическим лицам (например, дивиденды, аренда имущества у физического лица, выплаты по договору гражданско-правового характера), то они обязаны предоставить этот отчет в налоговую. 

Напомним, что индивидуальные предприниматели не сдают 2-НДФЛ на самого себя.

Способ подачи 2-НДФЛ в налоговую напрямую зависит от количества справок, которые входят в отчет. Если их число не превышает двадцати пяти справок (одна справка равна одному физическому лицу, которое получало доход на вашем предприятии), то можно подать 2-НДФЛ на бумажном носители, отправив его по почте или предоставить лично в налоговую. Если количество справок более 25, то в этой ситуации необходимо воспользоваться телекоммуникационным каналам связи, то есть через интернет с помощью оператора электронного документооборота между налогоплательщиками и инспекциями (например, с помощью сервиса 1С-Отчетность, который позволяет отправлять отчеты напрямую из программы 1С).

Если для расчета и учета заработной платы, вы используете продукты фирмы 1С (Зарплата и управление персоналом, Зарплата и кадры государственного учреждения, Бухгалтерия предприятия и др.), то формирование сведений о доходах физических лиц в этих программах происходит автоматически. Для корректного заполнения необходимо
- отразить все доходы, выданные физическим лицам в отчетном периоде;
- занести информацию о праве на вычеты сотрудников и об их предоставлении;
- рассчитать и учесть все суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
Кроме этого, необходимо проверить корректность заполнения персональных данных в справочнике “Физические лица”.

В этой статье рассмотрим самые популярные ошибки при заполнении 2-НДФЛ в программных продуктах 1С, а также способы их исправления.

                                                                                   1. Старая форма отчета
Каким бы ни был банальным вопрос, но он является самым популярным в период с января по март, потому что налоговая ежегодно публикует приказы об утверждении форм справок, порядка заполнения и предоставления. В этом году с 1 января 2019 года вступил приказ ФНС РФ от 02.10.2018 года № ММВ-7-11/566@, который распространяется на отчетность за 2018 год.

Напоминаем, что для программных продуктов 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения, редакция 1.0 и 1С: Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5 (базовые и проф версии) с марта 2018 года не выпускались обновления в связи со снятием этих программ с поддержки, поэтому ни о какой новой форме в этих конфигурациях речи не идет.

В конфигурации 1С: Зарплата и Управление Персоналом, редакция 3 новая форма 2-НДФЛ появляется в релизах 3.1.8.214 и 3.1.5.379.

В конфигурации 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3 форма 2-НДФЛ приводится в соответствие с приказом ФНС РФ в релизах 3.1.8.214 и 3.1.5.379.

Перед заполнением отчета проверьте релиз. Сделать это можно, нажав на кнопку информация о программе .

После обновления программы создайте отчет 2-НДФЛ, НЕ копируя предыдущий, укажите дату создания отчета 31.03.2019 г. (независимо от даты формирования) и нажмите “Заполнить”.

                                         2. Сумма дохода меньше, чем в полном своде / анализе / ОСВ / расчетном листке
Для начала следует отметить, что такая ситуация не обязательно будет ошибкой. В первую очередь необходимо проанализировать начисления декабря, которые попадают в общую сумму дохода в своде, анализах и т.д., и найти суммы, которые не нашли отражение в 2-НДФЛ. Чаще всего это годовые премии, больничные листы и выплаты по договору гражданско-правового характера, начисленные в декабре 2018 года, но выплаченные в январе 2019 года.

В этой ситуации мы можем наглядно посмотреть различия налогового и бухгалтерского учета НДФЛ. Для целей бухгалтерского учета большое значение имеет дата начисления дохода, в то время, как для налогового учета в приоритете дата выплаты, так называемая дата фактического получения дохода, которая определяется в зависимости от кода дохода, присвоенного начислению.

Если у начисления код дохода 2000 “Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним” (который используется для начислений оплаты труда), то дата фактического получения дохода во всех регистрах налогового учета равна последнему дню месяца.

Для других кодов (например, код дохода 2012 обозначаются суммы отпускных выплат, 2002 - премии, а 2013 - больничные листы и т.д., подробнее о кодах дохода смотрите в приказе ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@) дата фактического получения дохода во всех регистрах налогового учета равно дню выплаты.

Поэтому если премия начислена 20 декабря 2018 года, а выплачена 10 января 2019 года, то в бухгалтерском учете - это доход 2018 года, в то время, как для налогового учета - это доход января 2019, который не будет попадать в 2-НДФЛ, так как дата фактического получения находится за границами отчетного периода.

Вы также можете столкнуться с такой ситуацией в течение года, когда, например, премия или отпускные начислены в одном месяцев, а в 2-НДФЛ попадают в тот месяц, когда была выплата. Но стоит обратить внимание, что такое поведение нормально для кодов дохода, отличных от 2000-ного.

Если же начисления и выплаты были в пределах одного месяца, а программа все равно переносит это начисление в другой период, то смотрим пункт 3 этой статьи.

                                                      3. Сумма попадает в 2-НДФЛ со знаком минус или не в тот месяц
Рассмотрим эту ситуацию и пути ее исправления на демо-организации ООО “Крон-Ц” и сотруднике Булатов Игорь Виленович. В мае 2018 года начисляем и выплачиваем ему отпускные полностью, однако в 2-НДФЛ эта сумма попадает в июнь.

Для быстрого обнаружения ошибки лучше всего использовать регистры накопления, в которых хранится вся информация. Для этого необходимо для начала зайти в Главное меню - Сервис - Параметры и включить функцию “Отображать команду Все функции”.

Далее заходим в Главное меню - Все функции - Регистры накопления - Учет доходов для исчисления НДФЛ и в строке поиск вводим ФИО необходимого сотрудника.
Если вы работаете в облачной версии программы с помощью сервиса 1C fresh, то доступ к разделу Все функции у Вас закрыт. Для того, чтобы добраться до регистра необходимо нажать “Перейти по ссылке”  и вставить в строку e1cib/list/РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ.

Также функционал программы позволяет позволяет установить период, сделать отбор и отсортировать данные для удобства пользователя. На скриншоте у меня регистр с отбором по сотруднику, установленным периодом - 2018 год, а также дополнительно настроен отбор по коду дохода 2012. В этом регистре мы видим, что по какой-то причине 08.06.2018 происходит сторнирование суммы отпускных с 14.05.2018. Для того, чтобы разобраться в причине, можем двойным щелчком по нужной строчке перейти в документ, которые сделал запись в этом регистре.

Напомню, что главной в учете НДФЛ является дата получения дохода, поэтому неудивительно, что записи регистров по учету НДФЛ формируются из ведомостей на выплату (обратите внимание на колонку Регистратор).

С виду ничем не примечательная ведомость, которая была заполнена автоматически без ручного вмешательства, внутри имеет вот такой вид (открывается по нажатию на кнопку “Изменить зарплату”):

По какой-то причине в эту ведомость подтягивается документ-основание для выплаты Отпуск, хотя у нас есть отдельная ведомость 14.05.2018, которой был выплачен отпуск в полном размере. Такое происходит, когда бухгалтером при начислении и выплате нарушена хронологическая последовательность.

Для исправления этой ошибки нужно удалить записи, которые имеют отношения к отпускным. В данной ситуации мы оставляем только одну строку с заработной платой и нажимаем ОК.
После этих действий ошибка уходит.

                                                                                  4. Не заполнено «Перечислено»
При формировании 2-НДФЛ в табличной части документа в столбце “Перечислено” не отражаются суммы НДФЛ, или указаны неверные значения, которые отличаются от сумм в столбцах “Налог” и “Удержано”.
Такое происходит, если в ведомости на выплату заработной платы не стоит галочка “Налог перечислен вместе с зарплатой”, которая появляется при нажатии на гиперссылку “Выплата зарплаты и НЛФЛ”.

Не рекомендую использовать документ “Перечисление НДФЛ в бюджет”, который находится в разделе Налоги и взносы, так как программа не корректно распределяет суммы перечисленного НДФЛ между сотрудниками.

                                                                5. Суммы «Налог», «Удержано» и «Перечислено» не равны
Если вы уверены, что у вас нет задолженность перед бюджетом по НДФЛ, а программа все равно ставит цифры в графу “Не перечислено” или “Излишне перечислено”, то для исправления этой ошибки воспользуйтесь отчетом “Анализ НДФЛ по месяцам”, который находится в разделе Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам.

В этом отчете есть возможность сделать отбор по конкретному сотруднику в разделе настройки и сформировать по месяцам.

Анализируя данные в колонках “Исчислено”, “Удержано” и “Перечислено” можно увидеть в каком месяце эти суммы не равны.

Нажав правой кнопкой на сумму, выбираем расшифровать и указываем поле Регистратор. Появляется список документов, которые создавали движения по регистрам учета НДФЛ.

При анализе расшифровки мы обнаруживаем, что в одной из ведомостей некорректно подтянулась сумма налога. Заходим в эту ведомость, выделяем строку с сотрудником и нажимаем Обновить налог. 

Сумма в графе НДФЛ к перечислению должна измениться. Для проверки сформируем снова отчет Анализ НДФЛ по месяцам.

Автор статьи: Наталья Кутыгина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов