Почему в ведомости на выплату зарплаты появляется надпись «в том числе долг за предыдущий период»?

Опубликовано 07.09.2021 10:18

Просмотров: 84841

В 99% случаев игнорирование этой надписи может стоить вам серьезных проблем в учете, начиная от ошибок в суммах зарплаты и заканчивая пугающими цифрами в отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Хотя есть несколько ситуаций, когда появление этой надписи вполне корректно. В этой публикации мы на конкретных примерах в программах 1С покажем, как эта, на первый взгляд, незначительная ошибка может привести к катастрофе в зарплатном учете. Также уделим внимание способам устранения этой ошибки, более того мы расскажем почему не всегда можно доверять мнениям других специалистов из интернета. Эта статья будет полезна всем без исключения! 

Учет зарплаты в программах 1С – штука коварная. Один неверный шаг – и «прощай» автоматическое заполнение отчетности. И самое странное, что многие предпочитают не разбираться в ошибке, а проигнорировать ее и приступить к ручному формированию 6-НДФЛ.

Коллеги, программа должна работать на вас, а не вы на программу! Следовательно, или учимся корректному учету зарплаты по алгоритмам, заложенным в 1С, или продолжаем днями и ночами собирать отчеты руками и жаловаться на программу. Выбор за вами!

В каких случаях надпись «в том числе долг за предыдущий месяц» корректна?

Есть две ситуации, когда данная надпись не является критичной ошибкой:

1. Когда на самом деле не выплачена зарплата за несколько месяцев (и то мы рекомендуем на каждый месяц выплаты зарплаты формировать отдельные документы);

2. Когда зарплата за текущий месяц выплачивается в последний день этого же месяца (например, зарплата август выплачена 31 августа).

Рассмотрим каждую из них.

Выплата зарплаты сразу за несколько месяцев

Бизнес сейчас переживает не самые лучшие времена, поэтому задержки зарплаты далеко не редкое явление.

Приведем условный пример: ООО «Лютик» заработную плату сотруднице Николенко А.В. за июль 2021 года выплатило не в августе, как положено, а вместе с зарплатой за август в сентябре.

Из списка начислений видно, что суммы начисленной зарплаты сотрудницы за 2 месяца равна 50 тысяч рублей. 

За минусом НДФЛ сотрудница на руки должна получить 43500 рублей.

Создадим ведомость в кассу.

Видим, что появилась синяя надпись: «В т.ч. долг за июль 2021 г.»

Щелкнем дважды по этой надписи. Перед нами откроется расшифровка выплаты.

Рассмотрим ее внимательно: видим, что сформировано две записи за июль и за август, к каждой строке подтянулся свой верный документ-основание.

Проведем ведомость в кассу по кнопке и убедимся, что и там сформировалось по две записи в регистрах, соответствующие месяцам начислений.

Теперь перейдем к документам выплаты зарплаты.

Сформируем выдачу наличных:

Посмотрим проводки и здесь.

Видим, что в регистрах также отобразились где-то две записи, где-то четыре. Но все они раздроблены по месяцам начислений.

В этой всей цепочке документов нам не хватает только перечисления НДФЛ в бюджет.

И вот тут начинается самое интересное: в самой платежке можно указать только один месяц перечисления.

И зачастую именно на этом моменте у пользователей потом могут возникнуть проблемы.

Безусловно, если вы четко ведете зарплату, как и положено по закону (сначала выплачиваете аванс, затем делаете начисление зарплаты, далее формируете ведомость на окончательный расчет, заканчиваете это всё корректным перечислением налога в бюджет и больше НИКОГДА не лезете с исправлениями в эти документы), то вероятность возникновения проблем крайне мала.

Однако, давайте будем честными, вы всегда соблюдаете этот алгоритм? Большинство ответят, что нет: то документы поправить надо, то доначисление сделать, то месяц закрываем по 100500 раз.

Поэтому мы не рекомендуем всё сваливать в одну кучу, а всё-таки на каждый месяц начислений делать отдельные документы с корректными данными.

Создаем отдельные ведомости на выплату зарплаты за июль отдельно, за август отдельно.

Щелкнув на пустое поле рядом с суммой удостоверяемся, что в каждой расшифровке выплаты подтянулась нужный документ-основание начисления.

Обратите внимание, что в данном случае надписи «в том числе долг» не образуется, так как документы выплаты зарплаты созданы отдельно для каждого месяца.

Соответственно, кассовых документов на выплату зарплаты и перечисления НДФЛ в бюджет будет также два.

Окончательный расчет за месяц происходит в последний день месяца и совпадает с начислением зарплаты.

Это еще одна ситуация, когда появление надписи «в том числе долг» вполне логично.

Однако на современных релизах разработчики убрали этот нюанс из списка ошибок и сейчас всё в программе заполняется без этой надписи. Так что, если столкнетесь с такой надписью в ведомости по этой причине, то просто обновите 1С.

Обратите внимание на расшифровку выплаты.

Видим две строки за август:

- Аванс сотруднику в размере 10000 рублей пишется красным сторно и в нем нет документа-основания, т.к. мы рассматриваем пример по 1С: Бухгалтерии предприятия, а в этой программе нет возможности начислять авансы. Это корректное поведение 1С

- А вот второй строкой идет сумма 21750 рублей и в ней программа ссылается на документ-основание, в данном случае это само начисление зарплаты за август.

-10000 + 21750 = 11750 рублей – это окончательный расчет сотрудницы за месяц.

Теперь перейдем к случаям, когда надпись в ведомости «в том числе долг за предыдущий период» точно является ошибкой!

Приведем самые распространенные причины.

Причина № 1 - Не тот месяц начисления в ведомостях на выплату

Смотрим пример: в ведомости на выплату зарплаты хорошо видно, что у сотрудника Даничева И.П. долг тянется с сентября прошлого года.

Провалимся в эту надпись, посмотрим расшифровку выплаты.

Отчетливо видно, что проблема началась в сентябре 2020 года и потянулась в следующие месяцы.

Вернемся в сентябрь, посмотрим, что же могло стать причиной этой ошибки.

Очень хорошо в этом случае пользователю помогает расчетный листок.

Сформируем его за сентябрь-октябрь 2020 года.

Давайте проанализируем увиденное: итак, при начислении зарплаты за сентябрь у нас есть только ведомость на выплату аванса, датируемая сентябрем. Окончательного расчета за сентябрь нет, о чем свидетельствует долг на конец периода в сумме 8460 рублей.

Перейдем к октябрю, видим, что сотрудник отработал 6 дней и увольняется.

Давайте элементарно посчитаем октябрь:

26365,49 (начислено) – 3428 (НДФЛ) = 22937,49 (окончательный расчет)

В октябре в расчетном листке 2 ведомости: одна из них на аналогичную сумму окончательного расчета, а вторая похожа на окончательный расчет за сентябрь.

Ошибка в месяце начисления! Зайдем в эту ведомость на сумму 8460 рублей.

Обратите внимание, что месяц начисления стоит октябрь, хотя это сентябрьская зарплата.

Нужно исправлять эту ошибку.

Обычно бухгалтер считает, что достаточно изменить месяц на нужный и нажать «Провести».

Нет друзья, так НДФЛ не поправится!

Смотрите, синяя надпись о долге как была, так и осталась.

Необходимо удалить сотрудника из ведомости, а затем снова добавить либо кнопкой «Подбор», либо «Заполнить». Таким образом мы заставляем программу пересчитать данные внутри себя заново!

      

После перезаполнения ведомости данные встают очень корректно! Надпись о долге исчезает.

И обратите внимание на НДФЛ. Наконец он стал равен сумме НДФЛ за сентябрь из расчетного листка (2340 рублей). До этого сумма была больше за счет НДФЛ октября.

Причина № 2 - Документ-основание в ведомости не соответствует реальному документу начисления или вообще отсутствует

Алгоритм программы 1С таков: каждому документу выплаты должен соответствовать свой документ-основание, т.е. первичный документ начисления.

Давайте продолжим наш пример.

Итак, с зарплатой за сентябрь у Даничева мы разобрались. Далее нам надо привести в порядок октябрь.

Зайдем в ведомость окончательного расчета этого сотрудника.

Видим, что не смотря на то, что месяц начисления верный, из-за правок предыдущего периода пропал НДФЛ, хотя он должен быть, и в расшифровке суммы выплаты нет документа-основания. А это же расчет при увольнении, программа должна его подтянуть!

Перезаполним документ по кнопке «Заполнить».

Видим, что НДФЛ и документ-основание появились на своих местах.

Невозможно перечислить все примеры, когда вас будут подстерегать такие ошибки!

Например, вы начислили сотруднику отпуск, сделали ведомость на выплату, потом вспомнили, что с начала месяца нужно было перевести этого сотрудника в другое подразделение. Вы сделали кадровый перевод, перезаполнили документ начисления отпуска, а ведомость на выплату не перезаполняли, т.к. сумма отпуска сотрудника от перевода в другое подразделение не изменилась! Поэтому не удивительно, что при следующей выплате зарплаты этому сотруднику у вас появится надпись, что есть долг по отпуску, несмотря на то, что он оплачен.

Вы должны не бояться таких ошибок, учиться их находить и понимать, что они как снежный ком: не исправили в одном месяце – вылезет в другом!

Причина № 3 – Нарушение последовательности проведения данных

Это самая частая ошибка, наблюдаемая у пользователей. Подождите кидаться тапками, почитайте ниже, о чем именно идет речь!

Напомним самую простую последовательность проведения документов, где есть аванс и окончательный расчет за месяц:

- сначала делаем ведомость на выплату аванса,

- затем подтягиваем эту ведомость на выплату аванса в банковскую выписку или в РКО,

- далее формируем документ начисления зарплаты за месяц,

- затем создаем ведомость на выплату окончательного расчета,

- снова подтягиваем ведомость на выплату зарплаты в банковскую выписку или в РКО,

- перечисляем НДФЛ и проводим именно эту банковскую выписку после всех вышеперечисленных манипуляций.

И больше в этот месяц мы никогда не лезем! Не делаем никаких кадровых переводов задним числом, не меняем реквизиты платежей и т.д.

Как думаете, реально ли соблюдать этот алгоритм? Скорее всего нет.

И получается, что задними числами вносятся поправки/исправления, а сами документы зарплаты НЕ ПЕРЕЗАПОЛНЯЮТСЯ вами снова!

Наш пример этому подтверждение! Чтобы в 2021 году избавиться от надписи долга нужно навести порядок в 2020 году и всё последовательно перезаполнить и перепровести!

Механизм исправления таких ошибок вам понятен.

Давайте приведем еще причины появления этой надписи в ведомостях на выплату зарплаты.

Причина № 4 - Изменился реквизит самого начисления

Например, вы начислили премию с кодом дохода 2000. Потом подумали и решили, что лучше премии присвоить код 2002. Не перезаполняете документ начисления, формируете ведомость на выплату премии, а там проходит код 2002. В результате снова можно ждать появления такой надписи при следующих выплатах.

Причем это касается не только кода дохода. Это может быть изменение категории дохода, вида дохода для исполнительного производства.

Причина № 5 – появление новых строк документах выплаты

С 1 июня 2020 года в ведомости на выплату появился новый реквизит: вид дохода. И появился он как раз не очень вовремя.

Многие организации до 1 июня успели выплатить только аванс своим сотрудникам. И в той ведомости не было этого реквизита.

А вот когда дело дошло до ведомостей окончательного расчета за май, то там как раз и появился новый реквизит.

У многих баз 1С это послужило поводом «не схлопывания» регистров между собой, программа выдала надпись долга по сотрудникам.

Для исправления этой ошибки пришлось заходить в ведомость на аванс, ПЕРЕЗАПОЛНЯТЬ ее и только тогда формировать ведомости окончательного расчета.

Запомните этот алгоритм и применяйте его в случае ввода новшеств в 1С.

Другие причины

Часто надпись долга появляется, когда идет ручное исправление зарплаты из месяца в месяц, когда произведен некорректный перенос данных из других программ и т.д.

Перечислить все случаи и причины такого явления невозможно. Но практически всегда это означает ошибку, требующую пересмотра ваших действий в программе 1С.

Как всё-таки исправлять такую ошибку?

Волшебной кнопки исправления зарплаты и НДФЛ за 3 секунды, к сожалению, нет!

Вариант № 1

Самое правильное решение – это посмотреть с какого периода появляется эта надпись, вернуться туда, распровести все последующие документы начисления и выплаты зарплаты вместе с банковскими (кассовыми) документами, а также и перечисления НДФЛ, и заново их все ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ!

Не просто отменить проведение и опять провести, а ПЕРЕЗАПОЛНИТЬ! Иначе вся эта работа не будет иметь никакого смысла.

Например, тянется ошибка с февраля 2021 года. Вот отменяем все документы с февраля по текущее время и заново всё перезаполняем. В этой статье мы как раз и воспользовались этим способом!

Да, это долго, нудно, но зато это вас научит дальше работать с зарплатными документами правильно.

Вариант № 2

Можно обратиться в компанию 1С, где программисты установят вам обработку обнуления регистров. Но здесь тоже есть свои нюансы:

- это платная работа, где нет гарантии, что на 100% все регистры будут подчищены;

- делать это нужно в конце года, чтобы на будущий год всё это не перенеслось;

- в идеале вам надо в декабре выплатить всю зарплату и НДФЛ за декабрь. Чтобы никаких переходящих остатков по зарплате не было;

- если после выполнения этой обработки снова залезть с правками в прошлый год, то обработка может слететь и всё вернется к первоначальному виду.

Вариант № 3

Если объем исправлений колоссальный (за 3-5-10 лет при большом количестве сотрудников), то возможно и нет смысла тратить свое время на исправление прошлых периодов, а проще перенести остатки на начало года в новую чистую базу и работать с чистого листа.

Какой бы из вариантов вы не выбрали, вы должны понять самое важное: если вы сами не научитесь корректно вести учет зарплаты, то все исправления напрасны!

Еще хотелось бы уделить внимание рекомендациям других консультантов на эту тему в интернете. Они советуют делать фиктивные ведомости на выплату зарплаты (или возврат зарплаты), переносы данных в конце прошлого года, чтобы в текущем у вас всё шло без проблем. На наш взгляд, это некорректно.

Во-первых, вам всё равно придется открывать прошлый период, а значит слетит закрытие года и реформация баланса.

Но даже это не главное!

При создании таких липовых ведомостей в них очень часто появляется НДФЛ, который подтягивается в годовые отчеты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, которые вы ранее сдали. Это однозначно исказит сданную ранее вами отчетность, более того возможны пени и штрафы за несвоевременную уплату НДФЛ.

Автор статьи: Ирина Плотникова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов