Как хранить личные дела сотрудников?

: Создано 27.06.2021 16:04; Опубликовано 27.06.2021 16:04; Автор: Administrator; Просмотров: 7070

«Всё ещё храните документы сотрудников в сейфе? Тогда мы идём к вам!» - такую радостную новость может сообщить вам Трудовая инспекция. Как же быть? Ведь при приеме на работу сотрудники кадровой службы, как правило, заводят личное дело на нового коллегу. Заметим, что такое дело следует оформлять в обязательном порядке лишь в государственных организациях. Что же касается бизнеса, то здесь право выбора остается за коммерческими организациями. Если все же компания приняла решение о том, что дела будут формироваться, то следует предусмотреть все правила и нюансы ведения личных дел в локальных нормативных актах. В данной публикации подробно разберем все тонкости, касающиеся личных дел сотрудников, а также особое внимание уделим вопросу хранения копий документов работников как на бумаге, так и в программах 1С.

Что такое личное дело?

Личное дело – папка с документами, относящимися к конкретному сотруднику. Форма папки и перечень хранившихся в ней документов не регламентируется действующим законодательством. Соответственно, субъект бизнеса вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень необходимых документов в локальных нормативных актах.

Для таких целей удобно использовать папку-скоросшиватель на каждого сотрудника, в которую можно складывать документы, касающиеся конкретного работника. Таким образом, сотрудник не сможет случайно узнать личные данные другого человека.

Дело заводится в день приема сотрудника на работу. Целесообразным будет в тот же день составить внутреннюю опись и вносить в нее реквизиты документов, составляющих дело.

Личное дело – это удобно!

Как показывает практика, в большинстве компаний личные дела ведутся на всех сотрудников. Стоит заметить, что такой подход обладает массой положительных моментов, таких как:

Можно ли хранить копии документов сотрудников в личных делах?

Чтобы понять каким образом можно использовать персональные данные сотрудника, необходимо обратиться к статье 65 Трудового кодекса РФ.

В данной статье сказано, что при заключении трудового договора работники должны предъявлять работодателю необходимые документы. То есть физическое лицо предъявляет организации личные документы, но не передает их для хранения или снятия с них копий. Такие данные организации нужны лишь для того, чтобы заключить с физическим лицом трудовой договор.

Работник кадровой службы, в свою очередь, проверяет предоставленные документы, записывает данные в карточку Т-2 (личную карточку) и затем возвращает документы объекту персональных данных. На такие действия нет необходимости получать согласие на обработку персональных данных.

Не стоит хранить копии документов, предоставленных работниками на всякий случай, например, если затребует данные тот или иной государственный орган. Хранение таких документов может повлечь привлечение работодателя к ответственности. К слову сказать, это самое распространенное кадровое нарушение.

Если организация приняла решение хранить копии, то в первую очередь необходимо заручиться согласием физического лица на обработку, снятие и хранение копий документов.

Во-вторых, нужно прописать четкую цель хранения и проверить законность данных действий. В противном случае организация может заплатить штраф от 30 до 50 тысяч рублей (часть 1 статьи 13.11 КоАП).

При получении вышеописанного согласия, хранение копий возможно лишь до момента достижения прописанной в согласии цели, далее такие документы подлежат уничтожению.

Уничтожение копий документов из личного дела работника.

Порядок уничтожения законодательно не установлен, значит организация вправе решить этот вопрос самостоятельно, прописав детали в локальном нормативном акте. Стоит помнить, что с данным документом необходимо ознакомить сотрудников под подпись.

Что же делать, если уполномоченные органы все же запросят документы,
а сотрудник согласия на хранение копий не давал?

В этом случае организации необходимо обратиться к работнику с просьбой предоставить оригиналы запрашиваемых документов для того, чтоб подтвердить те или иные выплаты.

Что же касается судебной практики по данному вопросу, то мнение судей однозначно: работодатель не в праве хранить копии документов работников, не имея на то оснований (пост. ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Прикрепленные файлы в программах 1С

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 существует возможность прикрепления скан образов документов, на хранение которых было получено согласие работника. Данная опция существенно может упростить рабочий процесс сотруднику кадровой службы.

Прикрепление файлов можно осуществить практически в любом справочнике и в любом документе.

Перейдем в справочник «Физические лица»

Откроем карточку нужного нам физического лица и нажмем кнопку на панели инструментов.

Добавить можно абсолютно любой файл с компьютера пользователя или по шаблону.

Добавим несколько файлов.

Встав мышкой на любой из них, в окошке справа появится изображения содержимого данного файла. Чтоб раскрыть изображение, нужно дважды нажать мышью на выделенную строку. Присоединенные файлы можно распечатать или отправить по электронной почте.

Тот же функционал доступен пользователям и в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.

Помните, что чем больше прикрепленных документов в базе 1С, тем больше она становится по размеру. Если у вас достаточно свободного места на компьютере, то это не проблема.

А если размер свободного пространства мал, то со временем 1С будет работать гораздо медленнее. Поэтому есть смысл максимально уменьшать размер прикрепляемых файлов и своевременно расчищать свой компьютер от лишних файлов.

Автор статьи: Марина Аленина