Порядок работы кассира в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8

Опубликовано 08.08.2018 14:11

Просмотров: 19820

Вопрос правильности ведения учета по разделу денежных средств – один из самых важных. И не только потому, что это учет достаточно сложен сам по себе, но и потому, что связан с таким серьезным показателем работы учреждения, как денежные средства. В этой статье хотелось бы рассмотреть порядок работы такого должностного лица, как кассир, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0». 

Начну с того, что кассиром является должностное лицо, основными обязанностями которого являются выдача и прием денег, ценных бумаг.

В программе 1С: БГУ 2.0 есть специальный рабочий стол для кассира, с помощью которого все необходимые операции можно выполнять быстрее.

Но предварительно хотела бы обратить ваше внимание, что программы 1С предусматривают возможность разделять права пользователей в соответствие с исполняемыми обязанностями. Сделано это с целью повышения безопасности и выполнения каждым сотрудником только тех операций, которые он должен производить в соответствие с должностной инструкцией.

Администратору программы необходимо зарегистрировать кассира и предоставить ему соответствующие права: 

В открывшемся списке пользователей программы можно давать доступ новым сотрудникам. В демонстрационной базе уже имеется кассир, поэтому продемонстрирую права, которые предоставлены этому сотруднику:

Также для пользователя с правами «Кассир» уменьшен список разделов, вот так выглядит рабочее место кассира в интерфейсе «Такси»:

Как видно на рисунке, рабочее место кассира разделено условно на две части: приходную и расходную:

Но в данном интерфейсе не сможет работать кассир, который осуществляет работу с новыми онлайн-кассами в соответствие с 54ФЗ, потому что прав для таких операций недостаточно. Поэтому рассмотрим пользователя, у которого расширенные права:

Алгоритм работы кассира включает в себя следующие пункты:

1. Первое, что нужно сделать кассиру, чтобы приступить к работе с онлайн-кассой – это открыть смену. Удобнее всего это сделать из специального окна «Управление фискальным устройством»:

Здесь необходимо выбрать кассу и открыть кассовую смену:

ВАЖНО: при открытии кассовой смены онлайн-касса выдает чек об открытии смены, его необходимо сохранять для отчетности кассира.

Часто спрашивают о том, нужно ли открывать смену, если объем поступающих денежных средств, которые необходимо проводить через онлайн-кассу, небольшой. В 54 ФЗ по этому поводу сказано: открывать кассовую смену необходимо непосредственно перед совершением платежных операций. Это означает, что открывать смену достаточно тогда, когда в этом есть необходимость. Но, обратите внимание, что выполнять платежные операции с использованием онлайн-касс нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Это означает, что закрывать смену нужно каждые 24 часа в обязательном порядке вне зависимости от того, были операции или нет.

2. Осуществлять платежные операции при помощи кассовых чеков. В программе 1С БГУ 2.0 кассовые чеки называются «Чек ККМ»:

3. Проверка состояния текущих расчетов (без гашения).

Так как в процессе расчетов может появиться необходимость сверки расчетов, то можно воспользоваться специализированным отчетом, который не закрывает кассовую смену и позволяет после продолжать работу кассира. Находится этот отчет также в «Управлении фискальным устройством»:

Также для этого можно использовать Х-отчет.

4. После того, как работа с онлайн-кассой закончена, необходимо закрыть кассовую смену – для этого также имеется специализированная команда:

Кроме этого, предусмотрена удобная возможность – закрыть смену ТОЛЬКО в программе, без закрытия смены на аппарате непосредственно (онлайн-касса). Это необходимо в том случае, когда смена была закрыта на аппарате, но в этот момент программа 1С БГУ 2.0 была недоступна. Для этого устанавливаем флаг:

В конце кассового дня кассир должен сдать 2 чека онлайн-кассы: чек при открытии смены и чек при закрытии смены. Проверить и сдать наличность, которая указана как итог в Z-отчете.

Также в рамках данной статьи хотелось бы немного рассказать о том, как исправлять ошибки, допущенные кассиром. Например, при работе с кассой был распечатан чек на ошибочную сумму, а затем - чек на правильную сумму. В конце дня кассовая смена была закрыта, но сумма наличности в кассе не совпадает с итогом.

В этом случае необходимы следующие действия:

- кассир пишет объяснительную на тему допущенной ошибки;

- вместе с ответственными лицами (администрацией учреждения) составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям;

- погашается ошибочно распечатанный чек, приклеивается на лист бумаги и вместе с вышеописанными документами сдается в бухгалтерию;

- важно правильно оформить журнал кассира-операциониста: сумму ошибочного чека нужно вписывать в графу 15 "Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам".

Также хотелось бы отметить, что, согласно правилам, подразумевается ведение кассовой книги. Листы кассовой книги можно распечатывать за год, за квартал или за месяц – в зависимости от объема операций. Но существуют правила подшивки листов: обязательно распечатывается обложка кассовой книги за период (с указанием периода), листы кассовой книги должны быть пронумерованы, также необходимо опечатать кассовую книгу с указанием количества листов.

Подписывать кассовую книгу имеет право кассир или любое другое материально ответственное лицо, которое отвечает за сохранность денежных средств в кассе. Если организация небольшая и обязанности кассира выполняет другой сотрудник – на эту тему в учреждении должен быть приказ. Подписывать кассовую книги по доверенности нельзя!

Отчеты кассира в 1С: БГУ 8 редакции 2.0 можно найти:

Автор статьи: Светлана Батомункуева

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов