Работник болен COVID-19. Как отразить последствия в программных продуктах 1С?

За последние сутки в России было выявлено более шести с половиной тысяч случаев заражения новой коронавирусной инфекцией. И число заболевших опять пошло в гору. В связи с этим мы решили осветить несколько очень важных вопросов: что делать работодателю, если один из его сотрудников болен COVID-19? Кто должен оплачивать тест на коронавирус и как отразить это в 1С?

Действия работодателя в начале болезни

Начнем с момента определения болезни. В случае ухудшения самочувствия работника руководитель обязан попросить его покинуть рабочее место и обратиться в медучреждение для получения больничного листа и сдачи теста на коронавирус. После чего необходимо провести полную дезинфекцию помещения.

Если проведённый анализ подтвердил наличие заболевания, то выхода два: при тяжёлом течении болезни и нахождении работника в больнице – его отсутствие фиксируется документом «Больничный лист», но если же лечение проходит дома и состояние работника позволяет выполнять трудовые функции удалённо, то разрешается оформление дистанционной работы. Обычно работники просят перевести их на такой формат работы, чтобы не потерять в деньгах, так как пособие обычно меньше зарплаты.

С заболевшим работником разобрались, а что теперь делать с остальными сотрудниками?

Согласно Письму Роспотребнадзора от 10.03.2020г. № 02/3853-2020-27 «О мерах по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19)», работодатели обязаны обеспечить необходимые профилактические меры, чтобы вирус не распространялся в стенах компании. Это касается измерения температуры, дезинфекции помещений, предоставлении сотрудникам средств индивидуальной защиты, организация условий питания работников и многое другое.

Одним из ключевых моментов в предотвращении распространения коронавируса является соблюдение дистанции, и если она была соблюдена, то не все коллеги заболевшего признаются контактирующими лицами.

Поэтому первым шагом работодателя будет составление списка работников, которые контактировали с заражённым.

Вторым шагом работодателя должен быть выпуск приказа о недопуске на рабочее место заболевшего и всех, кто с ним контактировал. Скачать образец приказа можно здесь.

Третьим шагом, исходя из указаний вышеупомянутого Письма, работодателю нужно сообщить в Роспотребнадзор о выявленном факте заболевания и передать им список всех контактирующих коллег.

Далее, в соответствии с постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30.03.2020г. №9, необходимо обеспечить обязательное проведение лабораторного обследования на COVID-19 сотрудников из списка.

В связи с этим организация понесёт расходы на лабораторные исследования, которые в дальнейшем сможет принять к расходам по налогу на прибыль. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 23.06.2020г. №03-03-10/54288. Согласно подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ отразить их следует в составе прочих расходов.

Важный нюанс! Если организация самостоятельно производит оплату медицинскому учреждению за тестирование своих работников на COVID-19, то с такой оплаты не следует исчислять страховые взносы. Но если же сотрудник сам произвёл оплату, и вы компенсируете ему данные расходы, то возникает обязанность по их исчислению, в связи с тем, что такие выплаты не указаны в перечне сумм, освобождаемых от страховых взносов в статье 422 НК РФ. Об этом сказано в Письме Минфина России от 07.07.2020г. № 03-15-06/58517.

При этом подоходный налог со стоимости тестирования не удерживается вне зависимости от того, кто произвёл оплату.

Касаемо продолжения выполнения трудовых функций сотрудников, которые контактировали с заболевшим, позиция та же: если они готовы продолжать работу удалённо, то их разрешено перевести на дистанционную работу, если же нет, то им необходимо оформить карантинный больничный лист с кодом – 03 и передать его в организацию. Подробно о получении такого больничного и вводе его в программные продукты 1С мы уже ранее писали в статье Больничный при карантине в 1С: ЗУП ред. 3.1 и 1С: Бухгалтерии ред. 3.0.

В переводе на удалённую работу вам поможет программа 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. В ней организован помощник по переводу сотрудников в дистанционный режим. Ранее мы уже разбирали этот сервис в статье Пандемия и дистанционная работа – как организовать и что отразить в программных продуктах 1С?

И последнее, в связи с выявленной коронавирусной инфекцией у вашего работника на предприятии могут провести проверку по выявлению фактов нарушений законодательства в области санитарно-эпидемиологического благополучия населения, которая может привести организацию к штрафу в размере от двухсот до пятисот тысяч рублей и к административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток. Данный вид ответственности предусмотрен частью 2 статьи 6.3 КоАП РФ.

А теперь перейдём от теории к практике и посмотрим какие документы необходимо ввести в программных продуктах 1С для отражения факта оплаты за тестирование на коронавирусную инфекцию.

Отражение в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0 расходов на тестирование сотрудников на COVID-19 при самостоятельной оплате поставщику услуг

В случае оплаты предприятием анализов своих сотрудников медицинское учреждение является для него стандартным поставщиком.

Поэтому оформление оплаты производится в разделе «Банк и касса» - «Банковские выписки» путём ввода документа «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Проведённый документ создаст проводку: Дт 60.02 Кт 51. 

При получении акта выполненных работ от лаборатории его необходимо ввести в разделе «Покупки», выбрав пункт «Поступление (акты, накладные)».

В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Поступление» и из выпадающего списка выбрать «Услуги (акт)». А затем внести все данные из акта, тем самым отразив расходы в составе прочих затрат. Проведённый документ создаст проводки: Дт 26 Кт 60.01, Дт 19.04 Кт 60.01 (если услуги были оказаны с НДС) и Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму произведённой ранее оплаты.

Отражение в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0 расходов на тестирование сотрудников на COVID-19 при их оплате работниками самостоятельно

Если сотрудник произвёл оплату самостоятельно и принёс в бухгалтерию подтверждающие документы, то ему необходимо вернуть потраченные денежные средства и исчислить страховые взносы, как с дохода, полученного в натуральной форме.

Расходы, компенсируемые работникам, регистрируются в программе путём ввода документа «Авансовый отчёт» в разделе «Банк и касса». В открывшемся окне при нажатии на кнопку «Создать» следует выбрать пункт «Авансовый отчёт». В шапке документа следует указать организацию и сотрудника, а затем на вкладке «Прочее» отразить расходы, понесённые работником.

Затем с этих расходов нам следует исчислить страховые взносы.

Для этого воспользуемся документом «Операции, введённые вручную» в разделе «Операции». При нажатии на кнопку «Создать» следует выбрать пункт «Операция», а затем при помощи кнопки «Добавить» ввести вручную все начисления страховых взносов.

Затем воспользуемся документом «Операции учёта взносов» в разделе «Зарплата и кадры». Данный документ помогает отразить исчисленные страховые взносы в регистрах учёта для дальнейшего формирования отчётности. На первой вкладке «Исчислено взносов» нужно указать те же суммы начислений, что и в документе «Операции, введённые вручную».

На вкладке «Сведения о доходах» необходимо добавить строку и указать размер стоимости тестирования, который вы компенсировали работнику, и с которого исчисляются взносы, после чего провести документ.

Отражение в 1С: ЗУП ред. 3.1 страховых взносов, связанных с компенсацией сотруднику расходов на тестирование COVID-19

В программе 1С: ЗУП для отражения данной ситуации следует создать новое «Начисление» в разделе «Настройка». Так как выплаты в данной программе нам делать не нужно, мы выберем вид назначения начисления, как доход в натуральной форме.

Пройдитесь по вкладкам окна и убедитесь, что на вкладке «Зависимости» и «Приоритет» нет иных начислений и удержаний, на вкладке «Средний заработок» не стоит флажков, а на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» поправьте начисление НДФЛ (подоходный не взимается).

После сохранения нового начисления перейдите в раздел «Зарплата» и выберите пункт «Все начисления». В открывшемся окне нажмите на кнопку «Создать» и щёлкните мышью на «Доход в натуральной форме».

В шапке документа укажите созданное нами начисление, а в табличной части сотрудника, которому были компенсированы расходы на анализы.

Само начисление страховых взносов будет произведено в документе «Начисление зарплаты и взносов» в разделе «Зарплата». Начислим зарплату за месяц и проанализируем начисленные суммы. Наш сотрудник получает оплату по окладу в размере 75000 рублей. Складываем её со стоимостью тестирования, в нашем примере - 2000 рублей. И поочерёдно умножаем на ставки страховых взносов, и получаем:

ФСС по материнству и нетрудоспособности (2,9%) – 2233 рубля;

ФФОМС (5,1%) – 3927 рублей;

ПФР (22%) – 16940 рублей;

ФСС от несчастных случаев (0,2%) – 154 рубля.

Проверяем вкладку «Взносы».

Также следует проверить, что данная сумма не отразилась на начислении подоходного налога. Налог должен быть рассчитан только от 75000 рублей и составит 9750 рублей. Проверяем вкладку «НДФЛ».

Автор статьи: Алина Календжан

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Поиск по сайту

Наши курсы

Мы Вконтакте

Форма входа

Яндекс.Метрика
Политика конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных
Оферта