Нововведения в учете бумажных трудовых книжек с 01.09.2021 г.

: Опубликовано 12.01.2022 09:07; Просмотров: 3856

С 01.01.2020 г. в РФ осуществлен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Такой переход для всех граждан является добровольным и позволяет сохранить бумажную трудовую книжку (БТК) настолько долго, насколько им это необходимо. Соответственно, форма БТК не была отменена. Согласно данным Пенсионного фонда РФ, большинство застрахованных лиц предпочло ведение их трудовых в бумажном формате. Напомним, что при таком выборе, организации наряду с ЭТК обязаны продолжать вести и БТК. Поэтому Минтруд решил обновить правила, по которым осуществляется ведение и хранение БТК, утвердив Приказ от 19.05.21 г. № 320н (далее по тексту Приказ № 320н). Какие же нововведения принес нам этот приказ расскажем в данной публикации.

Подробно об ЭТК и ее преимуществах можно узнать на сайте Пенсионного фонда РФ, а также воспользоваться различными сервисами, позволяющими, например, сформировать и получить выписку из ЭТК.

Для лиц, которые трудоустраиваются в первый раз (начиная с 01.01.2021г.), БТК заводиться не должна. У таких граждан сведения о работе будут вестись только в электронном виде.

Наряду с введением нового приказа утратили силу такие документы, как Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225, а также Приказ Минтруда от 10.10.03 № 69, которые ранее регулировали данный вопрос.

Рассмотрим подробно какие изменения принес нам новый документ.

Обновление бланка

Данным Приказом Минтруд ввел обновленные бланки БТК и вкладыши, а также утвердил порядок их ведения и хранения.

Для начала рассмотрим, какие же изменения коснулись бланка.

В обновленной БТК титульный лист остался прежним. Но при этом, на нем появилось уточнение, что печать компании ставится на бланке только при ее наличии.

Напомним, что еще в 2015г. в силу вступил закон, который позволяет организациям отказаться от использования печати (ФЗ от 06.04.15 No 82-ФЗ).

Поменялось и количество разворотов. В новом бланке для сведений о работе теперь предусмотрено 14 разворотов (ранее было только 10), а вот наименования граф и разделов остались прежними.

Что же касается сведений о награждениях, то здесь разворотов стало 7. Ранее в данном разделе было 10 разворотов.

Аналогичные изменения произошли и во вкладыше к БТК. В обновленной форме раздел о работе стал содержать аж 12 разворотов (ранее их было 9), а раздел о награждениях всего 5 (ранее было 8).

Сразу скажем, что рассматриваемый выше бланк начнет применяться лишь с 2023 года, на сегодняшний день компании обязаны продолжать вести БТК на прежних бланках. Но учтите, что правила заполнения будут новыми.

Важные нововведения

Далее уделим особое внимание наиболее интересным, на наш взгляд, нововведениям, которые коснулись непосредственно порядка ведения и хранения БТК и вкладышей к ним.

Комментируемый нами Приказ частично включает в себя правила заполнения, которые ранее были прописаны в Инструкции No 69.

Например, одним из таких правил является следующее:

Но, к сожалению, в Приказе № 320н не указано каким образом исправлять такие ошибки. Считаем, что в такой ситуации, корректным будет исправление ошибок по старым правилам, а именно под ошибочной записью нужно написать, что такая запись недействительна, а затем внести верный вариант.

Внесение записей

Одно из важнейших новшеств – это отражение данных в БТК при помощи штампов.

Теперь организации и ИП вправе вносить информацию в БТК двумя способами:

• вручную, используя свето- и водостойкие чернила фиолетового, черного или синего цветов;

• с использованием штампов и печатей.

Причем одна запись с легкостью может быть сделана с помощью применения обоих способов одновременно.

Кроме того, согласно письму Минтруда РФ от 29.06.2021 года No 14-6/ООГ-5976 запись в БТК может быть напечатана, например, на принтере.

Даты

Что касается дат, то в комментируемом Приказе сказано, что даты в разделах необходимо указывать арабскими цифрами, при этом число и месяц записываются двузначными цифрами, а год — четырехзначными. Также это правило распространяется на заполнение титульных листов.

Дистанционщики

В Приказе уделено внимание и «удаленным» работникам. Уточняется, что по желанию такого сотрудника информация о его трудовой деятельности организация сможет отражать в БТК при условии, если данный сотрудник ее предъявит. Вариантом представления может выступать отправка БТК по почте России.

Сроки

Следующим нововведением выступает срок отражения информации в БТК.

Кроме записей об увольнении, которые обязательно нужно отражать в день увольнения, все остальные сведения, такие как: квалификация, перевод на другую постоянную работу, награждения, организации указывают в БТК не позднее 5 рабочих дней.

Выдача БТК

Компании обязаны выдавать работнику БТК на руки не позднее 3 рабочих дней в целях его обязательного соц. страхования. Исключением выступает ситуация, когда БТК на сотрудника работодателем не ведется.

Увольнение

С вступлением в силу Приказа No 320н не осталось противоречий с ТК РФ по данному вопросу. Теперь утверждено, что организации обязаны указывать пункт, часть и номер статьи ТК РФ, в соответствии с которой произошло увольнение.

Образец БТК представлен ниже:

Обращаем ваше внимание на то, что заверять такую запись подписью увольняемого лица больше не требуется. Эта запись заверяется подписью директора компании (ИП) и печатью (если она есть в компании).

Напоминаем, что записи в БТК должны точно соответствовать тексту распоряжения или приказа.

Так же, как и прежде, нельзя применять сокращения:

Совместительство

До вступления в силу Приказа 320н информация о совместительстве отражалась в БТК организацией, которая являлась для работника "основным" работодателем. Теперь появился еще один подход: в случае, если в данный момент человек не работает, но ему по каким-то причинам необходимо внести данные о совместительстве в БТК, то организация, в которой он трудится по совместительству вправе сделать необходимую запись.

Есть еще одно важное нововведение, теперь данные о совместительстве могут отражаться двумя способами:

1. В хронологическом порядке.

Для кадровых специалистов данный способ хорошо знаком, ведь именно он применялся до 01.09.21 года. Ниже представлен образец такого отражения записей;

2. Блоками, то есть данные о совместительстве могут быть сделаны вне зависимости от времени записей по основному месту работы. Образец этого варианта заполнения БТК представлен ниже.

Перевод

В ситуации, когда работника временно перевели на другую должность, но такая должность в последствии стала для него постоянной, организации – работодателю нужно вписать в БТК 2 приказа. В графе 2 проставляем дату перевода сотрудника на временную должность, а в графу 4 необходимо внести реквизиты приказов:

1. О временном переводе.

2. О постоянном переводе.

Подробнее с данной информацией можно ознакомиться в пункте 10 Приказа No320н.

Ниже представлен образец БТК в описанной выше ситуации:

Вкладыш

Теперь немного поговорим о том, каким образом, согласно Приказу 320н должен оформляться вкладыш.

Первое, на что нужно обратить внимание, это то, что вкладыш без БТК недействителен.

Каждый раз, когда компания выдает сотруднику вкладыш, в БТК необходимо проставлять штамп "Выдан вкладыш", при этом указывая его серию и «No». Данная запись штампуется на титульном листе БТК. В случае, если места там не хватает, то такой штамп проставляется на титульном листе первого выданного работнику вкладыша.

Учет БТК

Теперь больше нет необходимости вести приходно-расходную книгу по учету БТК, а также книгу учета движения БТК.

На настоящий момент работодатель, в соответствии с пунктом 39 Приказа 320н должен вести две формы учета по БТК. В одной из них будет отражаться учет чистых бланков. В другой же - движение БТК. Бланки таких форм и названия организации придется разрабатывать самостоятельно и утверждать их приказом. Такие бланки можно разработать, взяв за основу прежние.

Эти документы в обязательном порядке пронумеровываются, прошнуровываются и заверяются подписью директора (ИП), а также печатью, если та имеется у организации. Из такого требования можно сделать вывод, что данные книги должны иметь бумажную форму. При этом скреплять их сургучом или пломбой не нужно. Эти правила остались в прошлом.

Если организация в настоящее время ведет книги учета старого образца, и они еще не закончились, то менять их на новые не требуется.

В связи с тем, что по обновленным правилам работникам нужно будет на время выдавать БТК на руки, настоятельно рекомендуем в новой форме книг учета предусмотреть графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки». Это поможет с легкостью отслеживать ситуации, при которых сотрудник обязан вернуть в организацию БТК. Ведь существует не мало причин, по которым работник может забрать бланк на руки, например, увольнение или переход на ЭТК, а также для перерасчета пенсии или получения пособия и кадровый работник может попросту не уследить.

Кроме того, напомним, что у организации всегда должно быть в наличии нужное количество бланков БТК и вкладышей.

Если же БТК или вкладыш заполнен не верно или бланк был испорчен не по вине сотрудника, то стоимость испорченного бланка оплачивается компанией.

Отказ от БТК

В завершении расскажем, как действовать в случае отказа сотрудника от БТК в пользу ЭТК. В таком случает особое внимание следует уделить графам 3 и 4, заполнив их по правилам прописанным в пункте 35 Приказа No 320н.

Запись необходимо заверить организацией, путем проставления подписи и печати, если она имеется.

Напомним, что в таком случае компания обязана выдать БТК на руки работнику не позднее 3 рабочих дней со дня получения от сотрудника соответствующего заявления.

Ниже представлен образец того, как нужно заполнить БТК в разобранной выше ситуации:

Заключение

Подводя итог, следует сказать, что, начиная с 01.09.2021 года основным документом по работе с БТК является Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021г.

При возникновении каких - либо трудностей в работе с БТК, мы настоятельно рекомендуем обращаться к данному документу. Так как в нем есть ответы на все вопросы, которые могут возникнуть у кадровых специалистов.

Автор статьи: Марина Аленина