Как сохранить кассовые чеки в авансовых отчетах от выцветания в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Опубликовано 18.11.2022 08:09

Просмотров: 10027

Друзья, согласитесь, что наблюдательность — очень полезный навык, который нужен не только в обычной жизни. Бухгалтеру без нее так вообще никак не обойтись. Каждый день на работе проходит как расследование: проверяем даты документов, сверяем суммы, сопоставляем факты, никакая мелочь не должна остаться пропущенной! В прошлой публикации мы говорили о том, можно ли принимать кассовые чеки без QR-кода, в этой расскажем способы хранения чеков, ведь со временем они выцветают, а значит при проверке вы не сможете доказать обоснованность ваших расходов. 

Вот и писатель Артур Конан Дойл не зря говорил: «Я всегда придерживался мнения, что мелочи существеннее всего».

Обычно к авансовому отчёту приложены в полном объеме документы, подтверждающие расходы. Как правило - это кассовые чеки. Казалось бы, здесь точно не должно быть налоговых проблем.

Но вот есть очень важный нюанс: такие чеки со временем выцветают, и информация на них становиться нечитаемой. И для этого не потребуется много времени, достаточно пролистать авансовые отчёты за текущий год, чтобы убедиться в актуальности данной проблемы.

Очевидно, что выцветшие чеки не будут приняты налоговым органом в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы.

Однако есть довольно простое решение.

Приведём сразу официальную позицию Минфина, письмо давнее, но с тех пор в подходе чиновников ничего не поменялось: затраты по выцветшим чекам можно подтвердить надлежащим образом заверенными копиями с приложением оригинала чека.

Аналогичный вывод содержится и в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209.

Несмотря на то, что в Письмах Минфина России речь идет о налоге на прибыль, разъяснения чиновников в полной мере применимы и к налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

Итак, чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки выцвели, предлагаем несколько вариантов решения.

Способ № 1. При поступлении документов от подотчётного лица в бухгалтерию заблаговременно делать копии всех чеков, прикреплять их вместе с оригиналами, заверив печатью и подписью должностного лица.

Либо сделать скан-копии чеков, а при необходимости их распечатать.

Для хранения сканов чеков можно воспользоваться возможностями программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0, прикрепляя файлы со сканами чеков и иных подотчётных документов непосредственно к авансовым отчётам.
В авансовом отчете следует выбрать иконку в виде скрепки

В открывшемся окне нажимаем на кнопку «Добавить».

Далее выбираем пункт «Файл с диска».

В появившемся окне выбираем файл, который следует присоединить к документу.

После выбираем команду «Ок».

Теперь файл прикреплен.

В дальнейшем при нажатии на значок откроется список всех присоединенных файлов. Их можно будет просмотреть непосредственно в программе, сохранить на компьютер, либо распечатать.

В журнале авансовых отчётов можно увидеть к каким конкретно документам имеются прикрепленные файлы.

В таком варианте хранения документов c помощью программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 есть несколько нюансов. Важно правильно произвести настройку работы с файлами, так как большее количество прикрепленных файлов может замедлить работу программы при обновлении, сохранении данных.

Способ № 2. Следующий вариант предусматривает получение кассовых чеков от продавца в электронном виде. Тогда подотчётному лицу необходимо до момента проведения расчёта передать продавцу адрес электронной почты или номер мобильного телефона.

По мнению ФНС, если кассовый чек оформлен в электронном виде, то хранить его бумажную копию не требуется (Письмо ФНС от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@).

Способ № 3. Если по какой-либо причине нет возможности делать копии или скан-образы документов, то можно в авансовом отчёте подробно указывать реквизиты кассового чека или продублировать их шариковой ручкой на оборотной стороне чека.

Запомнив реквизиты, в последствии можно с мобильного приложения или с помощью специального информационного ресурса в интернете найти чек, а затем распечатать его или сохранить.

По требованию ФНС кассовые чеки должны содержать адрес сайта ФНС, на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака.

Автор статьи: Евгения Тарасова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов