Что нужно знать бухгалтеру о переходе на МЧД с 2023 года?

Опубликовано 16.06.2023 08:40

Просмотров: 3045

С июля 2021 года начались масштабные изменения в работе с электронными подписями. Позади переаккредитация удостоверяющих центров, изменения схемы получения электронной подписи – теперь выдается только лично владельцу. В 2023 году нас ждет новая, но надеемся, заключительная волна изменений. Мы попросили коллег из компании АСП Электронные сервисы провести на эту тему вебинар для участников нашего закрытого клуба бухгалтеров. Вебинар в записи уже находится в материалах клуба, поэтому вы можете посмотреть его в любое удобное время. В этой же публикации кратко расскажем основные моменты. 

Как было раньше?

Для начала вспомним, как раньше строилась работа с электронными подписями. Руководитель приобретал подпись в коммерческом Удостоверяющем центре. Сотрудники использовали эту же подпись или выпускали на себя как на сотрудника и получали от руководителя бумажную доверенность.

С 1 января 2022 года схема выдачи электронных подписей изменилась. Лица, имеющие право действовать от имени организации без доверенности, теперь должны обращаться в инспекции ФНС. Можно выбрать любую инспекцию, необязательно по месту регистрации компании. Главное уточнить, занимается ли данное территориальное подразделение выпуском подписей.

Электронная подпись от Удостоверяющего центра ФНС выпускается бесплатно. Записывается на защищенный носитель и работает, как и прежде, с программой КриптоПро, установленной на компьютер. Носитель и программу нужно приобретать дополнительно.

Сертификат электронной подписи не экспортируется по регламенту ФНС, то есть может использоваться только на защищенном носителе. К примеру, чтобы сдать отчет, нужно поставить носитель в компьютер.

Еще одно изменение коснулось электронных подписей сотрудников. От них решено было полностью отказаться, поэтому срок действия ограничен 31 августа 2023 года. На замену им был разработан новый механизм подписания документов, который станет обязательным с 1 сентября 2023 года.

Сотрудники должны будут использовать при подписании документов сертификаты электронных подписей, выданные на них как на физических лиц. Такие подписи не имеют привязки к компании – работодателю. Чтобы подтвердить полномочия, нужно приложить к документу полученную от руководителя доверенность, но в новом формате – машиночитаемую.

Новый формат доверенности создан для того, чтобы упростить подтверждение полномочий физического лица при подписании электронных документов. Машиночитаемая доверенность (далее – МЧД) представляет собой файл формата XML, обязательно подписанный электронной подписью руководителя.

Такой документ полностью заменяет бумажную доверенность, которая оформляется сейчас на сотрудников организации. Организации вправе сами выбрать, на какой период выдать машиночитаемую доверенность.

Если доверенность оформлена в программе 1С для работы в сервисах 1С-Отчетность, 1С-ЭДО, то и храниться будет в самой программе. После создания доверенности ее нужно зарегистрировать в контролирующем органе, для которого она создана.

До 31 августа 2023 года включительно действует переходный период, в котором пользователи могут продолжать придерживаться привычной схемы работы или уже подписывать документы с МЧД. С начала осени можно будет использовать только подпись руководителя или физического лица с МЧД.

Продление переходного периода: ждать или нет?

Национальный совет финансового рынка предложил продлить срок действия электронных подписей, выпущенных на сотрудников компаний, чтобы их можно было использовать еще в течение года с даты окончания переходного периода.

По мнению Минцифры, это позволит мягче пройти внедрение обязательности МЧД. При этом разрешать Удостоверяющим центрам выпуск таких сертификатов после 31 августа 2023 не планируется.

Пока продление переходного периода законодательно не закреплено, ждем новостей от законодателей.

Статистка ФНС по оформленным машиночитаемым доверенностям

Бизнес активно переходит на работу с машиночитаемыми доверенностями. Ниже приведена статистика ФНС с мая 2022 года. Видим кратный рост, который продолжается и в 2023 году.

Как работать без использования машиночитаемой доверенности?

Пользователи программы 1С могут сдавать отчеты и обмениваться электронными документами с контрагентами без использования машиночитаемой доверенности.

Один из вариантов – перенести базу 1С в облако, используя 1С: Fresh. Далее дать директору/ИП доступ к личному кабинету для подписания отчетов. Бухгалтер формирует отчет, а руководитель заходит в программу и подписывает его своей подписью.

Как начать работу с машиночитаемой доверенностью?

Подготовили для вас пошаговый план действий.

1. Руководитель получает электронную подпись от Удостоверяющего центра ФНС.

2. Сотрудник или уполномоченное лицо выпускает подпись на себя как на физическое лицо в аккредитованном Удостоверяющем центре. ФНС такие подписи не выдает.

Помните, что электронная подпись – это аналог собственноручной подписи. Храните ее только на защищенном носителе и не передавайте третьим лицам.

Можно получить одну подпись на физическое лицо и использовать в разных организациях, прикладывая МЧД для подтверждения полномочий, а также в личных целях.

Подпись на физическое лицо нужно получить один раз, и далее ее можно будет использовать в разных организациях с МЧД и личных целях.

В сервисе 1С-Отчетность электронная подпись на сотрудника выпускается бесплатно.

3. Директор/ИП выдает сотруднику электронную доверенность (МЧД) на осуществление конкретных полномочий, подписывает ее своей электронной подписью.

В сервисах 1С-Отчетность и 1С-ЭДО работа с МЧД реализована. Сформировать доверенность можно самостоятельно или обратившись к своему обслуживающему партнеру.

4. Сотрудник подписывает документы от компании/ИП своей подписью и прикладывает файл МЧД.

Несмотря на возможный перенос сроков не оставляйте переход на работу с МЧД на последний момент. Важно без спешки перестроить свои бизнес-процессы, выпустить сотрудникам электронные подписи, добавить их в сервисы.

Напоминаем, что подробный вебинар о работе с МЧД от компании «АСП ЭЛЕКТРОННЫЕ СЕРВИСЫ» можно посмотреть в материалах нашего закрытого клуба для бухгалтеров.

Автор статьи: АСП Электронные сервисы

сайт https://asp-edo.ru/

Телеграм-канал https://t.me/asp_edo