Как заполнить отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» при изменении данных и при увольнении сотрудника в программах 1С?

Опубликовано 18.10.2023 09:47

Просмотров: 6692

В прошлом месяце мы опубликовали статью о том, как заполнить отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» в программах 1С при приеме сотрудника на работу. Но согласно положениям Постановления N 2010 от 23.11.2021 г., сотрудник или исполнитель по договору ГПХ (застрахованное лицо) представляет работодателю (страхователю) сведения о себе, необходимые для выплаты пособий не только при трудоустройстве, а также при их изменении. О том, как изменить персональные данные сотрудника в программах 1С мы рассказывали в этой публикации, а теперь расскажем об особенностях заполнения отчета «Застрахованные лица (СЭДО)» при таком изменении. Ну и бонусом коснемся формирования такого отчета при увольнении сотрудника, причем напомним, что он не обязателен к сдаче по законодательству, но многие бухгалтеры сдают его по просьбам сотрудников СФР. 

Изменение персональных данных сотрудника

Страхователь (организация или ИП) передает полученные им сведения и документы, необходимые для назначения и выплаты пособий, в территориальный орган СФР по месту своей регистрации в срок не позднее 3 рабочих дней со дня их получения. Иными словами, если персональные данные работника изменились, то мы должны подать отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» по нему заново.

Отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» при изменении персональных данных сотрудника в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

После того, как мы приняли сотрудника на работу и направили сведения о нем в СФР (ФСС), журнал «Застрахованные лица (СЭДО)» выглядит в программе вот так: 

Направленные по сотруднику сведения приняты фондом и это отражается в программе. А теперь допустим, что у сотрудника изменились паспортные данные и он принес их нам.

Для изменения паспортных данных открываем карточку сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» - «Сотрудники» и, нажав на синюю гиперссылку «История» напротив паспортных данных, вносим реквизиты нового документа:

После сохранения карточки сотрудника нам необходимо направить новые сведения о нем в СФР (бывший ФСС).

Это можно сделать разными способами:

1. Непосредственно из карточки сотрудника, нажав кнопку «Оформить документ» и выбрав в меню «Сведения о застрахованных лицах (СЭДО)»:

2. Из журнала «Застрахованные лица (СЭДО)». Для этого переходим в раздел «Зарплата и кадры» - «Пособия» - «Застрахованные лица (СЭДО)»:

После изменения паспортных данных в карточке сотрудника в журнале отражается необходимость актуализировать данные в течение 3 х дней.

Выбрав нужного сотрудника, открываем отчет по нему. При этом кнопки «Отправить в Фонд» мы не видим, а отчет имеет статус «Успешно принят ФСС». Для того чтобы актуализировать данные и направить их в Фонд, нажимаем кнопку «Еще» и выбираем в меню «Подготовить новые сведения»:

Откроется новая форма «Сведения о застрахованном лице (СЭДО)», которая автоматически заполняется новыми данными сотрудника:

Нам остается только проверить новые сведения и отправить отчет в Фонд любым доступным способом (о том, как можно отправить отчет в СФР (ФСС) мы рассказывали в этой статье).

Отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» при изменении персональных данных сотрудника в 1С: ЗУП ред. 3.1

Наиболее часто встречающаяся ситуация смены персональных данных сотрудников – это изменение паспортных данных. Допустим один из наших сотрудников сменил паспорт и принес нам сведения.

В программе 1С: ЗУП ред. 3.1 изменение паспортных данных производится в разделе «Кадры» - «Физические лица»:

Находим в справочнике нужное нам физическое лицо, открываем его карточку и переходим по синей гиперссылке «Все документы» вкладки «Главное»:

По кнопке «Создать» вносим реквизиты нового паспорта сотрудника:

Сохраняем внесенные изменения и переходим в раздел «Кадры» - «Застрахованные лица (СЭДО)»:

Программа сообщает нам о необходимости актуализировать сведения о сотруднике:

Нажимаем кнопку «Создать сведения», программа автоматически заполняет отчет новыми сведениями (измененными паспортными данными):

Проверяем отчет и отправляем в Фонд любым доступным способом.

Увольнение сотрудника

А что делать, если работник уволился? Нужно ли отправлять отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» в СФР в таком случае?

Из положений Постановления N 2010 от 23.11.2021 г. такой обязанности у работодателя формально не возникает. Сотрудники предоставляют сведения работодателю при трудоустройстве, а также при изменении личных данных (п. 6 Постановления Правительства от 23.11.2021 N 2010). Но! СФР, так же, как и ранее ФСС, рекомендует предоставлять сведения по уволенным сотрудникам. Они необходимы Фонду, если работник больше не трудоустроился и открыл больничный в течение 30 дней после увольнения. В этом случае больничный лист выписывается и оплачивается сотруднику по прежнему месту работы.

В программах 1С эта ситуация предусмотрена по просьбе сотрудников самого Фонда, поэтому при увольнении сотрудника возможность отправить такие сведения есть, и многие бухгалтеры их отправляют, несмотря на отсутствие такой обязанности. Кроме того, и 1С: ЗУП ред. 3.1 и 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 выдают сообщения о необходимости направления сведений по уволенному сотруднику в журнале «Застрахованные лица (СЭДО)».

Давайте рассмотрим, как заполнить такой отчет при увольнении сотрудника в программах.

Отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» при увольнении сотрудника в 1С: ЗУП ред. 3.1

Заполнить отчет можно непосредственно из документа «Увольнение», нажав кнопку «Создать на основании» и выбрав в меню «Сведения о застрахованных лицах (СЭДО)»:

Отчет заполняется автоматически, но количество данных в нем несколько отличается: в нем отсутствует ряд полей, заполняемых в таком отчете при первичном предоставлении сведений по работнику или их изменении (адрес регистрации, реквизиты документа, удостоверяющего личность, способ выплаты пособий):

Также можно заполнить отчет в Фонд из журнала «Застрахованные лица (СЭДО)». Для этого переходим в раздел «Кадры»- «Пособия» - «Застрахованные лица (СЭДО)». После проведения документа «Увольнение» программа сообщает нам о необходимости актуализировать сведения по сотруднику в Фонде. Выбираем нужного нам сотрудника и нажимаем на кнопку «Создать сведения»:

Программа автоматически заполняет отчет по сотруднику:

После заполнения отчета проверяем его и направляем в Фонд любым доступным способом.

Отчет «Застрахованные лица (СЭДО)» при увольнении сотрудника в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

При увольнении сотрудника сведения в фонд можно подать прямо из документа «Увольнение», путем нажатия кнопки «Создать на основании» и выбрав в меню «Сведения о застрахованном лице (СЭДО)»:

Также можно отправить сведения из журнала «Застрахованные лица (СЭДО)»:

После того, как мы провели документ «Увольнение», в журнале высвечивается необходимость актуализировать сведения о сотруднике в течение 3х дней.

Открыв отчет по сотруднику, нажимаем кнопку «Еще» и выбираем пункт «Подготовить новые сведения»:

В открывшейся форме данные заполняются автоматически. Но количество данных несколько отличается: отсутствует ряд полей, заполняемых в таком отчете при первичном предоставлении сведений по работнику или их изменении (адрес регистрации, реквизиты документа, удостоверяющего личность, способ выплаты пособий):

После проверки данных отправляем отчет в Фонд любым доступным способом.

Автор статьи: Евгения Шимова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов