Автоматическая рассылка уведомлений о положенном отпуске в 1С: ЗУП ред. 3.1 КОРП

На что только не меняли Москву, в знаменитом отрывке из Пушкинского Евгения Онегина: "Москва! Как много в этом звуке…". Но что точно не готов променять любой наемный сотрудник, так это заработную плату и ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок предоставления которого регулирует 122 статья ТК РФ. Контроль за своевременностью предоставления сотрудникам отпусков начинается с уведомлений, о них и пойдет речь в текущей статье. По закону, работника необходимо оповестить, под роспись, не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Способ уведомления нормативно не установлен, и вы можете определить его сами (Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1), закрепив во внутренних нормативных актах (Положение об оплате или отпусках). В данной публикации расскажем, как настроить автоматическую рассылку уведомлений о положенном отпуске в 1С: ЗУП ред. 3.1 версии КОРП. 

Каким способом можно уведомить сотрудника о приближающемся отпуске? 

a. вручить ему письменное уведомление об отпуске (в произвольной форме, так как нормативно установленной нет) за две недели до его начала, а факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника. Если работник отказывается ставить подпись о том, что уведомлен об отпуске, рекомендуем составить об этом акт и выслать ему уведомление по почте;

b. оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;

c. внести в график отпусков дополнительные две графы. В одной графе сотрудник поставит подпись, подтвердив тем самым, что ему известна дата начала отдыха, а в другой проставить дату уведомления;

d. для отсутствующих на рабочем месте рекомендуем направить уведомление об отпуске заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Так у вас будет подтверждение, что вы предприняли все меры, чтобы исполнить требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

e. для дистанционных работников рекомендуем обменяться электронными документами. Оба документа (извещающий о дате и подтверждающий, что он извещен), должны быть подписаны электронными подписями, любого вида (ПЭП, НЭП, КЭП).

f. оповестить по электронным способам общения — СМС, переписка в мессенджерах или по электронной почте если это предусмотрено в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

g. отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными ФЗ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, для мужа в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника, и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам.

В 1С: ЗУП ред. 3.1 версии КОРП для уведомления сотрудников об отпуске можно использовать функционал «Рассылки уведомлений», предназначенный в первую очередь для сотрудников, не работающих в ЗУП КОРП.

Данный функционал позволяет не только уведомлять сотрудников о приближающемся по графику отпуске или согласовать/отклонить заявку на отпуск; но и, например:
– пригласить кандидатов на собеседования;
− поздравлять сотрудников с днями рождениями или юбилеем;
− высылать новым сотрудникам информацию о первом рабочем дне и т.д.

Чтобы начать пользоваться автоматическими рассылками уведомлений, в разделе меню «Настройка» - «Управление персоналом» пользователь с правами Администратора на вкладке «Уведомления» должен включить опцию «Сотрудники получают SMS и Email о событиях в системе».



Далее в разделе «Администрирование» - «Рассылки уведомлений» настраивают рассылку, создавая новую или редактируя имеющуюся:



После наименования выбираете вид уведомления из предлагаемого программой списка:



 и При необходимости устанавливаете отбор по организации или виду отпуска:

Далее выбираете способ уведомления: E-mail или SMS:

Если планируется отправлять уведомления в SMS, необходимо приобрести пакет услуг провайдера сотовой связи и в разделе меню «Администрирование» - «Органайзер» выполнить «Настройку отправки SMS».



Стоимость SMS, отправленных из 1С:ЗУП ред. 3.1 КОРП, списывается согласно тарифам оператора.

Если планируется отправлять уведомления через E-mail, потребуются ввести параметры Вашего почтового ящика, с которого будут отправляться письма с уведомлениями. Для корпоративной почты потребуется обратиться к администраторам Вашего предприятия.

Для почты, зарегистрированной в почтовых сервисах Яндекс, Mail, Google данные находятся в справке самого сервиса.

Приведем основные:

Далее выбираем шаблон письма для уведомления и срок уведомления. При необходимости копию уведомления можно присылать и другим сотрудникам (например, руководителю подразделения).



При необходимости шаблон письма можно изменить:



Также можно добавить картинки, текст или данные из базы данных, прикрепить вложения, которые будут отправляться в письме, указать дополнительные признаки упаковки в архив, транслитерации файлов или факсимильную подпись или печать:



По окончанию настройки устанавливаем статус «Подготовлена».

Для рассылок используют типовые шаблоны сообщений или разрабатывают новые.

Для рассылки уведомлений требуются права администратора с полными правами или для пользователя назначить роли доступа.

Для этого надо скопировать нужный профиль прав доступа (раздел «Администрирование» – «Настройка пользователей и прав» – «Профили») и добавить следующие роли:

- «Чтение уведомлений» – назначают пользователям для просмотра рассылок и отправленных сообщений;

- «Добавление и изменение уведомлений» – добавляют пользователям, которые настраивают рассылки.



После чего назначить этот профиль имеющимся пользователям.

Рассылка уведомлений осуществляется автоматически через функционал регламентных заданий.

Соответствующие регламентные задания для уведомления нужно включить в разделе «Администрирование» – «Сервис» – «Регламентные задания», отобрав их в списке и нажав кнопку «Выполнить сейчас»:

• Отправить уведомления;

• Создать уведомления по выборкам данных;

• Создать уведомления по изменениям объектов.



Или настроив расписание для автоматического запуска заданий в заданное время. Для этого нажимаем настроить расписание и устанавливаем необходимое по вариантам:

- на закладке «Общее» указываются дата начала и завершения задания и режим повтора;

- на закладке «Дневное» указывается дневное расписание задания.



Укажите расписание:

• астрономическое время начала и время окончания задания;

• астрономическое время завершения задания, после которого выполнение задания не требуется;

• интервал повторения задания;

• размер паузы между повторами;

• продолжительность выполнения.

Допускается указание произвольного сочетания условий.

На закладке «Недельное» указывается недельное расписание задания.

Установите флажки по тем дням недели, в которых задание будет выполняться. Если требуется повторять задание укажите интервал повтора в неделях. Например, задание выполняется через 2 недели, значение повтора – 2.

На закладке «Месячное» указывается месячное расписание задания.

Установите флажки по тем месяцам, в которых задание будет выполняться. При необходимости можно указать конкретный день (месяца или недели) выполнения с начала месяца / недели или конца.

По итогу выполнения заданий, в рассылке уведомлений можно будет проверить, что уведомления отправлены, а сотрудник может проверить их получение на почте:



Дополнительные вопросы по теме уведомления об отпуске

1. Как уведомления об отпуске позволяют контролировать своевременность предоставления сотрудникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска?

Копию уведомления можно получать одновременно с сотрудником (можно настроить в рассылке); это позволит запустить внутренний бизнес-процесс контроля. К сожалению, на основании уведомления создавать расчетные документы пока нет возможности.

Например, из документа в 1С: ЗУП «График отпусков» пользователь может следить за остатками отпусков с помощью гиперссылки «Контроль остатка отпусков». Перейдя по гиперссылке сотрудника в окне «Отклонения запланированных остатков отпусков от учетных данных», сотрудник формирует отчет по использованию накопленных дней отпуска.



Кроме графика отпусков в 1С: ЗУП предусмотрены и другие отчеты по контролю отпусков и отсутствий:

− «Остатки отпусков» – выводит информацию об остатках отпусков сотрудников в разрезе рабочих лет и накопленных отгулах;

− «Плановые и фактические отпуска» – выводит запланированные и фактические отпуска за заданный период.;

− «Фактические отпуска» - выводит проведенные отпуска за заданный период;

− «Отсутствия сотрудников» – выводит список сотрудников, на которых в периоде отчета были зарегистрированы отсутствия, с указанием вида отсутствия, его периода и длительности;

− «Потери рабочего времени» – выводит как сводную информацию о времени отсутствия сотрудников, так и данные с детализацией по причинам отсутствий;

2. Что делать с уведомлениями об отпуске, когда вносятся изменения в график отпусков?

Настроенные регламентные задания уведомляют сотрудника на основании проведенного документа «График отпусков». Если внести изменения в старый график, или создать новый, то регламентные задания их отработают, как и прежние.

Автор статьи: Сергей Барбатько

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Поиск по сайту

Наши курсы

Мы Вконтакте

Форма входа

Яндекс.Метрика
Политика конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных
Оферта