Автоматическая рассылка уведомлений о положенном отпуске в 1С: ЗУП ред. 3.1 КОРП

: Опубликовано 01.07.2022 19:50; Автор: Administrator; Просмотров: 18563

На что только не меняли Москву, в знаменитом отрывке из Пушкинского Евгения Онегина: "Москва! Как много в этом звуке…". Но что точно не готов променять любой наемный сотрудник, так это заработную плату и ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок предоставления которого регулирует 122 статья ТК РФ. Контроль за своевременностью предоставления сотрудникам отпусков начинается с уведомлений, о них и пойдет речь в текущей статье. По закону, работника необходимо оповестить, под роспись, не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Способ уведомления нормативно не установлен, и вы можете определить его сами (Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1), закрепив во внутренних нормативных актах (Положение об оплате или отпусках). В данной публикации расскажем, как настроить автоматическую рассылку уведомлений о положенном отпуске в 1С: ЗУП ред. 3.1 версии КОРП.

Каким способом можно уведомить сотрудника о приближающемся отпуске?

a. вручить ему письменное уведомление об отпуске (в произвольной форме, так как нормативно установленной нет) за две недели до его начала, а факт вручения уведомления зафиксировать подписью сотрудника. Если работник отказывается ставить подпись о том, что уведомлен об отпуске, рекомендуем составить об этом акт и выслать ему уведомление по почте;

b. оповестить о дате начала отдыха устно, внести запись об этом в специальный журнал и получить подпись сотрудника, подтверждающую, что он своевременно оповещен работодателем;

c. внести в график отпусков дополнительные две графы. В одной графе сотрудник поставит подпись, подтвердив тем самым, что ему известна дата начала отдыха, а в другой проставить дату уведомления;

d. для отсутствующих на рабочем месте рекомендуем направить уведомление об отпуске заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Так у вас будет подтверждение, что вы предприняли все меры, чтобы исполнить требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

e. для дистанционных работников рекомендуем обменяться электронными документами. Оба документа (извещающий о дате и подтверждающий, что он извещен), должны быть подписаны электронными подписями, любого вида (ПЭП, НЭП, КЭП).

f. оповестить по электронным способам общения — СМС, переписка в мессенджерах или по электронной почте если это предусмотрено в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

g. отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными ФЗ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Например, для мужа в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника, и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам.

В 1С: ЗУП ред. 3.1 версии КОРП для уведомления сотрудников об отпуске можно использовать функционал «Рассылки уведомлений», предназначенный в первую очередь для сотрудников, не работающих в ЗУП КОРП.

Данный функционал позволяет не только уведомлять сотрудников о приближающемся по графику отпуске или согласовать/отклонить заявку на отпуск; но и, например:
– пригласить кандидатов на собеседования;
− поздравлять сотрудников с днями рождениями или юбилеем;
− высылать новым сотрудникам информацию о первом рабочем дне и т.д.

Чтобы начать пользоваться автоматическими рассылками уведомлений, в разделе меню «Настройка» - «Управление персоналом» пользователь с правами Администратора на вкладке «Уведомления» должен включить опцию «Сотрудники получают SMS и Email о событиях в системе».

Далее в разделе «Администрирование» - «Рассылки уведомлений» настраивают рассылку, создавая новую или редактируя имеющуюся:

После наименования выбираете вид уведомления из предлагаемого программой списка:

и При необходимости устанавливаете отбор по организации или виду отпуска:

Далее выбираете способ уведомления: E-mail или SMS:

Если планируется отправлять уведомления в SMS, необходимо приобрести пакет услуг провайдера сотовой связи и в разделе меню «Администрирование» - «Органайзер» выполнить «Настройку отправки SMS».

Стоимость SMS, отправленных из 1С:ЗУП ред. 3.1 КОРП, списывается согласно тарифам оператора.

Если планируется отправлять уведомления через E-mail, потребуются ввести параметры Вашего почтового ящика, с которого будут отправляться письма с уведомлениями. Для корпоративной почты потребуется обратиться к администраторам Вашего предприятия.

Для почты, зарегистрированной в почтовых сервисах Яндекс, Mail, Google данные находятся в справке самого сервиса.

Приведем основные:

Далее выбираем шаблон письма для уведомления и срок уведомления. При необходимости копию уведомления можно присылать и другим сотрудникам (например, руководителю подразделения).

При необходимости шаблон письма можно изменить:

Также можно добавить картинки, текст или данные из базы данных, прикрепить вложения, которые будут отправляться в письме, указать дополнительные признаки упаковки в архив, транслитерации файлов или факсимильную подпись или печать:

По окончанию настройки устанавливаем статус «Подготовлена».

Для рассылок используют типовые шаблоны сообщений или разрабатывают новые.

Для рассылки уведомлений требуются права администратора с полными правами или для пользователя назначить роли доступа.

Для этого надо скопировать нужный профиль прав доступа (раздел «Администрирование» – «Настройка пользователей и прав» – «Профили») и добавить следующие роли:

- «Чтение уведомлений» – назначают пользователям для просмотра рассылок и отправленных сообщений;

- «Добавление и изменение уведомлений» – добавляют пользователям, которые настраивают рассылки.

После чего назначить этот профиль имеющимся пользователям.

Рассылка уведомлений осуществляется автоматически через функционал регламентных заданий.

Соответствующие регламентные задания для уведомления нужно включить в разделе «Администрирование» – «Сервис» – «Регламентные задания», отобрав их в списке и нажав кнопку «Выполнить сейчас»:

• Отправить уведомления;

• Создать уведомления по выборкам данных;

• Создать уведомления по изменениям объектов.

Или настроив расписание для автоматического запуска заданий в заданное время. Для этого нажимаем настроить расписание и устанавливаем необходимое по вариантам:

- на закладке «Общее» указываются дата начала и завершения задания и режим повтора;

- на закладке «Дневное» указывается дневное расписание задания.

Укажите расписание:

• астрономическое время начала и время окончания задания;

• астрономическое время завершения задания, после которого выполнение задания не требуется;

• интервал повторения задания;

• размер паузы между повторами;

• продолжительность выполнения.

Допускается указание произвольного сочетания условий.

На закладке «Недельное» указывается недельное расписание задания.

Установите флажки по тем дням недели, в которых задание будет выполняться. Если требуется повторять задание укажите интервал повтора в неделях. Например, задание выполняется через 2 недели, значение повтора – 2.

На закладке «Месячное» указывается месячное расписание задания.

Установите флажки по тем месяцам, в которых задание будет выполняться. При необходимости можно указать конкретный день (месяца или недели) выполнения с начала месяца / недели или конца.

По итогу выполнения заданий, в рассылке уведомлений можно будет проверить, что уведомления отправлены, а сотрудник может проверить их получение на почте:

Дополнительные вопросы по теме уведомления об отпуске

1. Как уведомления об отпуске позволяют контролировать своевременность предоставления сотрудникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска?

Копию уведомления можно получать одновременно с сотрудником (можно настроить в рассылке); это позволит запустить внутренний бизнес-процесс контроля. К сожалению, на основании уведомления создавать расчетные документы пока нет возможности.

Например, из документа в 1С: ЗУП «График отпусков» пользователь может следить за остатками отпусков с помощью гиперссылки «Контроль остатка отпусков». Перейдя по гиперссылке сотрудника в окне «Отклонения запланированных остатков отпусков от учетных данных», сотрудник формирует отчет по использованию накопленных дней отпуска.

Кроме графика отпусков в 1С: ЗУП предусмотрены и другие отчеты по контролю отпусков и отсутствий:

− «Остатки отпусков» – выводит информацию об остатках отпусков сотрудников в разрезе рабочих лет и накопленных отгулах;

− «Плановые и фактические отпуска» – выводит запланированные и фактические отпуска за заданный период.;

− «Фактические отпуска» - выводит проведенные отпуска за заданный период;

− «Отсутствия сотрудников» – выводит список сотрудников, на которых в периоде отчета были зарегистрированы отсутствия, с указанием вида отсутствия, его периода и длительности;

− «Потери рабочего времени» – выводит как сводную информацию о времени отсутствия сотрудников, так и данные с детализацией по причинам отсутствий;

2. Что делать с уведомлениями об отпуске, когда вносятся изменения в график отпусков?

Настроенные регламентные задания уведомляют сотрудника на основании проведенного документа «График отпусков». Если внести изменения в старый график, или создать новый, то регламентные задания их отработают, как и прежние.

Автор статьи: Сергей Барбатько