Материальная помощь к отпуску в 1С: ЗУП ред. 3.1
Предоставление материальной помощи к отпуску — это распространённая практика российских компаний, которая сочетает в себе социальную поддержку сотрудников и ряд специфических требований к кадровому делопроизводству, налогообложению и бухгалтерскому учёту. Ключевая особенность этой выплаты заключается в её двойственной природе: для сотрудника это приятное финансовое подспорье, а для бухгалтерии — операция, требующая чёткого понимания нормативной базы и грамотного отражения в программах 1С. В этом материале разберем автоматизацию материальной помощи к отпуску в 1С: ЗУП ред. 3.1, а в следующей статье рассмотрим начисление такой же помощи к отпуску в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
Документальное оформление материальной помощи к отпуску
Процесс инициирования выплаты материальной помощи к отпуску требует чёткого соблюдения последовательности в оформлении документов.
Всё начинается с наличия локального нормативного акта, который служит фундаментом для всей процедуры. Таким правовым основанием может выступать отдельное «Положение о материальной помощи», специальный раздел в коллективном договоре (Положении об оплате труда) или непосредственно прописанные условия в трудовом договоре с сотрудником. В этом документе фиксируются все ключевые правила, определяющие, кто из работников имеет право на поддержку, в каких размерах и с какой периодичностью она предоставляется, а также устанавливается порядок обращения за ней.
Следующим шагом является подача инициативного документа — как правило, это личное заявление сотрудника или служебная записка от его непосредственного руководителя, которые обосновывают необходимость выплаты.
На основании этого документа и в строгом соответствии с ранее утверждённым локальным актом оформляется итоговое распоряжение — приказ руководителя организации. В приказе в обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество сотрудника, точная сумма помощи, конкретное основание для выплаты со ссылкой на пункт внутреннего положения или договора, а также источник финансирования.
Налогообложение материальной помощи к отпуску
Следующий критически важный аспект — налогообложение, где принципиальным является различие между материальной помощью и оплатой труда. Поскольку материальная помощь к отпуску носит социальный, а не стимулирующий характер, она имеет свои особенности расчета НДФЛ и страховых взносов.
Материальная помощь к отпуску не облагается НДФЛ и страховыми взносами в сумме, не превышающей 4 000 руб. за год (п. 28 ст. 217 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от
Для налога на прибыль материальная помощь к отпуску учитывается в расходах на оплату труда, если она предусмотрена трудовым или коллективным договором и связана с выполнением работником его трудовых обязанностей (письма Минфина от
Рассмотрим налогообложение материальной помощи к отпуску на разных примерах:
Материальная помощь к отпуску в 1С: ЗУП ред. 3.1
Для корректного начисления материальной помощи, приуроченной к отпуску сотрудника, необходимо выполнить предварительную настройку программы.
Для этого зайдем в раздел меню «Настройка» — «Расчет зарплаты»:
Здесь нас интересует гиперссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Материальная помощь» установим галочку «Материальная помощь при предоставлении отпуска».
Далее кнопка «Применить и закрыть».
После установки галочки в разделе меню «Настройка» — «Начисления» в списке начислений увидим готовое начисление «Материальная помощь к отпуску».
Настройки данного начисления сформированы программой автоматически, однако мы можемменять отдельные параметры под нужды организации.
Давайте проверим основные настройки такой материальной помощи.
На вкладке «Основное» нас интересует подраздел «Расчет и показатели».
Есть 2 варианта расчета такой помощи: результат рассчитывается или вводится фиксированной суммой.
В чем разница?
При выборе значения «Результат вводится фиксированной суммой» пользователь сам в документе отпуска вручную вводит сумму материальной помощи согласно полученным документам.
При выборе значения «Результат рассчитывается» по умолчанию размер данной материальной помощи определяется кратно окладу (кратность задается при начальной настройке программы). То есть программа в документе отпуска начислит материальную помощь в размере целого оклада, умноженного на заданный коэффициент в формуле.
Расчетная формула для материальной помощи к отпуску не является жестко фиксированной. Пользователь может адаптировать расчетную формулу в соответствии с внутренними регламентами компании. Система поддерживает такую возможность без ограничений.
На вкладке «Средний заработок» галочка включения сумм такой помощи в расчет среднего заработка не ставится, так как это спорный момент в законодательстве и по мнению методистов 1С материальная помощь, 
На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» видим, что по умолчанию программой установлен код НДФЛ — 2760, в строке «Вид дохода» для расчета страховых взносов также по умолчанию выбрано значение «Материальная помощь, облагаемая страховыми взносами частично». В этих настройках уже заложен лимит вычета 4000 руб., поэтому они не доступны для редактирования пользователем в целях избежания ошибок налогообложения.
Из доступных настроек на этой вкладке расчетчик зарплаты может лишь указать включается ли данное начисление в расходы по оплате труда в целях исчисления налога на прибыль и уточнить способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок по начислению такой материальной помощи.
Важный нюанс: технически программа позволяет сделать два разных вида начисления такой помощи, чтобы у каждого из них была своя формула расчета, как представлено ниже.
Но не рекомендуем этого делать, так как дальше при начислении такой помощи программа может некорректно работать. Поэтому, если у вас в организации разным сотрудникам платится разный размер материальной помощи к отпуску, лучше ввести только один вид начисления, допустим, материальная помощь к отпуску фиксированной суммой и вручную вводить нужные суммы.
С настройками материальной помощи закончили. Перейдем к конкретным практическим примерам.
Пример № 1: начислим сотруднику Иванову И.И. материальную помощь к отпуску фиксированной суммой в размере 6000 рублей.
Для этого в настройках начисления материальной помощи на вкладке «Основное» должно быть указано, что «Результат вводится фиксированной суммой».
Само начисление материальной помощи, приуроченной к отпуску, производится единовременно с расчетом отпускных выплат в документе «Отпуск».
Напомним, что создать документ «Отпуск» можно несколькими способами:
-
в разделе меню «Зарплата» — «Отпуска» или «Зарплата» — «Все начисления»;
-
-
в разделе меню «Кадры» — «Отпуска» или «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников».
В документе «Отпуск» на вкладке «Основной отпуск» необходимо установить флажок «Материальная помощь к отпуску»
На вкладке «Начислено (подробно)» появится строчка «Материальная помощь к отпуску».
В столбец «Результат» вручную укажем сумму 6000 рублей.
Вернемся на вкладку «Основное» и проверим расчет НДФЛ.
Видим, что применился вычет в размере 4000 рублей: (6000–4000) *13% = 260 руб.
Далее необходимо произвести выплату отпускных и материальной помощи.
Рассмотрим более сложный пример № 2: начислим сотруднику Иванову И.И. материальную помощь к отпуску в размере одного оклада сотрудника. Согласно штатного расписания оклад Иванова И.И. составляет 38 332 руб.
Для такого начисления у нас должны быть соответствующие настройки в начислении материальной помощи к отпуску, 
Как и в предыдущем примере необходимо создать документ «Отпуск» и установить флажок «Материальная помощь к отпуску» на вкладке Основной отпуск».
В этом случае во вкладке «Начислено (подробно)» колонка «Результат» заполняется автоматически на основании формулы в настройке начисления.
Проверим расчет НДФЛ на вкладке «Основной отпуск».
При расчете НДФЛ с материальной помощи к отпуску применился вычет в размере 4000 рублей.
(38332–4000) *13% = 4463 руб.
Расчет НДФЛ происходит в документе «Отпуск», а вот страховые взносы с частично облагаемой материальной помощи рассчитываются в документе «Начисление зарплаты и взносов» при окончательном расчете за месяц. Результаты отражаются на вкладке «Взносы».
Подробнее суммы взносов рассмотрим в карточке учета по страховым взносам данного сотрудника: за февраль ему начислен оклад, отпускные и материальная помощь к отпуску. Итого сумма начислений составила 86909,75 руб.
Применился вычет 4000 руб.
Налогооблагаемая база, с которой будут рассчитаны взносы по единому тарифу такова: (86909,75–4000)*30% = 24872,93 руб.
Выплата отпускных и материальной помощи произведена 
Выплата зарплаты за февраль произведена 
Посмотрим как должен заполниться отчет
Пусть в организации числится один сотрудник Иванов И.И.
Его оклад за февраль — 30262,11 руб.
НДФЛ с оклада за февраль — 30262,11*13%=3934 руб.
Его отпускные — 18315,65 руб.
НДФЛ с отпускных — 18315,65*13%=2381 руб.
Материальная помощь к отпуску — 38 332 руб.
НДФЛ с материальной помощи к отпуску — (38332–4000)*13%=4463 руб.
Итого начислено за февраль 86909,75 руб., это видим в строке 120 отчета Раздела 2.
В строке 130 указан вычет 4000 руб.
Налоговая база составила за минусом вычета 82909,75 руб.
НДФЛ равен 10778 руб. Он исчислен и удержан в полной сумме.
В разделе 1 также всё заполнено корректно.
