Новый сервис – 1С: Кабинет сотрудника

: Опубликовано 09.10.2020 08:55; Автор: Administrator; Просмотров: 2986

Сколько раз в месяц вы взаимодействуете с кадровой службой и бухгалтерией? Как часто пишете заявления или приносите копии документов? В среднем каждый сотрудник обращается в бухгалтерию двадцать раз в год. А теперь давайте представим, что таких сотрудников триста или пятьсот, а то и больше. Для минимизации контактов и бюрократии фирма 1С разработала новый сервис «1С: Кабинет сотрудника», при помощи которого сотрудник может удалённо направить заявление на отпуск, зарегистрировать своё отсутствие или изменить личные данные. Давайте рассмотрим основные ситуации, когда может быть применён новый сервис и как его правильно использовать кадровику и сотруднику.

На данный момент времени разработанный сервис синхронизируется с двумя программными продуктами: 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения.

Когда подключён «Кабинет сотрудника» в программах на вкладке «Кадры» появляется пункт «Сервис 1С: Кабинет сотрудника».

Доступ к кабинету может быть реализован либо через мобильное приложение, которое работает на Android и iOS, либо через web интерфейс.

Перейдем к разбору ситуаций, где этот сервис будет как никогда кстати.

Расчётные листки

После начисления заработной платы сотрудникам согласно части 1 статьи 136 ТК РФ работодатель должен письменно уведомлять работников о составе их начислений и удержаний за месяц. Обычно эта обязанность реализуется путём предоставления сотрудникам расчётных листков.

Теперь нет необходимости распечатывать и раздавать бумажные листки и требовать от сотрудника подпись в получении. Достаточно перейти в пункт «Сервис 1С: Кабинет сотрудника» и нажать на кнопку «Опубликовать».

После чего в кабинете сотрудника на вкладке «Зарплата» отразятся сделанные начисления, и работник сможет скачать расчётный листок за текущий и прошлые месяцы.

Так же среди возможностей данной вкладки есть подтверждение работника в получении информации о зарплате по кнопке «Ознакомилась» и удалённое написание заявления на вычеты.

При нажатии на кнопку «Получить вычет» сервис предлагает несколько причин назначения вычета: дети, лечение, обучение, недвижимость, на себя. При выборе одного из типов вычетов откроется окно для заполнения подробной информации, в котором можно будет прикрепить файлы, например, скан-копию заявления, справку с места работы супруга и прочие.

Регистрация отсутствий

Срочная командировка, плохое самочувствие или экстренный отгул – не проблема. Для того, чтобы зафиксировать своё отсутствие сотруднику достаточно зайти в свой кабинет на вкладку «Отсутствия» и нажать на кнопку «Отметить отсутствие».

После чего из выпадающего списка событий выбрать то, которое подходит вам. Например, выберем пункт «Командировка» и в открывшемся окне укажем период отсутствия, сотрудника, который вас замещает и способ связи. При нажатии на кнопку «Отправить на согласование» данное задание отразится в зарплатной программе на вкладке «Главное» в пункте «Мои задачи».

Так же сотрудник имеет доступ к истории всех своих отсутствий, поэтому ему не нужно каждый раз обращаться в бухгалтерию с вопросами: «А когда я был в отпуске?»

Отпуска, остатки отпусков

Ранее алгоритм действия сотрудника при уходе в отпуск был таким:

Шаг 1. Сотрудник обращается в кадровую службу, чтобы узнать остаток своего неизрасходованного отпуска.

Шаг 2. Кадровик формирует в программе 1С отчёт «Остатки отпусков» в пункте «Кадровые отчёты».

Шаг 3. Сотрудник кадровой службы доносит информацию о возможной длительности отпуска работнику.

Шаг 4. Работник приходит в кадровое подразделение за образцом заявления на отпуск, чтобы не пришлось потом переписывать.

Шаг 5. Сотрудник приносит написанное заявление кадровику.

Шаг 6. Представитель кадровой службы вводит информацию о предстоящем отпуске в программный продукт 1С.

Как выглядит алгоритм работы после выпуска сервиса «1С: Кабинет сотрудника»:

Шаг 1. Сотрудник заходит на вкладку «Отпуск» и видит сколько дней неиспользованного отпуска у него осталось. Нажимая на кнопку «Подать заявление», работник указывает сроки отсутствия и отправляет его в программу.

Шаг 2. Кадровик в программе 1С заходит в раздел «Главное» - «Мои задачи» и видит строку «Заявление на отпуск». Для ввода документа «Отпуск» достаточно нажать на кнопку «К исполнению».

Если сотрудник не помнит, когда он был в отпуске и не понимает откуда взялось именно такое количество неиспользованных дней, то он может заказать справку по использованным отпускам на вкладке «Справки». Получив её, он запросто сможет разобраться с данным вопросом.

Изменение личных или контактных данных

Предположим, что сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, адрес регистрации или иные сведения. Ранее ей нужно было сделать копии всех документов, подтверждающих изменения, и отнести их в бухгалтерию для регистрации.

Теперь же можно воспользоваться новым сервисом. В правом верхнем углу кабинета нажмём на иконку «Профиль», после чего откроется окно, в котором можно внести изменения.

В программе 1С при этом появится новая задача «Изменение личных данных».

Запрос справок в бухгалтерии

Нередко происходят ситуации, когда работнику нужна справка о доходах по форме 2-НДФЛ или подтверждение того, что он выполняет трудовые функции в этой организации. Обычно такие документы требуются для получения кредитов в банках или оформления виз.

Для получения данных справок больше не нужно писать заявление в бухгалтерию. Теперь можно запросить их при помощи нового сервиса.

Для этого в кабинете на вкладке «Справки» необходимо нажать на кнопку «Заказать справку» и выбрать её вид.

Когда справка будет подготовлена сотрудниками бухгалтерской службы, статус заявление с «Подготовлен» изменит своё состояние на «Согласовано». Это будет означать, что работник может забрать готовые справки из бухгалтерии.

Контактные данные коллег

Вкладка сервиса «Компания» - это по сути справочник сотрудников организации с некоторыми их контактными данными. Если вам нужно связаться с коллегой на выезде или написать письмо из дома, когда под рукой нет корпоративной почты, то эти данные удобно взять с данной вкладки. Так же там содержится структура предприятия, которой могут воспользоваться новенькие работники для ознакомления с подразделениями и их начальниками.

Подводя итог, хочется сказать, что описанный нами сервис не только минимизирует контакты между сотрудниками и сэкономит бумагу на заявления и копии документов, но и благотворно скажется на имидже компании.

Автор статьи: Алина Календжан