ТЕМА: Авансовые отчеты

Уважаемые коллеги, добрый день.
очень нужна ваша консультация.
я работаю главным бухгалтером строительной фирмы совсем не давно, у нас ОСНО и сегодня мне руководитель дал задание провести авансовый отчет а чеки мне предоставил за июль-август-сентябрь 2015 года что их говорит надо провести. Говорит что на эти деньги был сделан ремонт в арендуемом помещений в 2015 году, что говорит свои деньги вкладывал в это. У меня есть и кассовые чеки на покупку стройматериалов и расписки о том, что физические лица делали строительные работы и получили наличкой. (расписки как правило в бухгалтерии я провести не смогу, т.к. просто они от середины 2015 года и нет договоров с физиками), а вот кассовые чеки, что мне с ними делать?
за 2015 год у него в подотчете задолженности на конец года не было.
за 2016 год у него в подотчете задолженность больше 1060000,00 рублей.
Разве я могу чеки от июля-августа-сентября 2015 года провести даже если в конце 2016 года. Но директор то ведь требует учесть эти суммы.
ЧТО МНЕ ДЕЛАТЬ?

Очень надеюсь на вашу помощь. ПОЖАЛУЙСТА ПОМОГИТЕ.
Надежда Дудина

Здравствуйте.
Такие ситуации бывают. Срок исковой давности составляет три года. Поэтому Вы можете проводить документы с датой в пределах этого срока.
Необходимо, чтобы руководитель дал Вам письменное объяснение (от текущей даты) сущности этой ситуации с приложением указанных Вами документов. На основании этого Вы сделаете бухгалтерские записи в текущем году. Материалы примите на 10 счет с последующим списанием на расходы. Обязательно составьте акт выполненных работ. Его подпишет руководитель. Это основание для списания материалов.
В объяснении нужно написать, что руководитель вложил собственные средства. На основании этого нужно оформить внесение денежных средств по договору займа.
Текущей датой сделайте выдачу возврата займа руководителю.

Доброе утро всем!
Давайте еще раз, может я не так написала.
25.05.2015 года составлен предварительный договор купли-продажи офисного помещения. Директор Перов В.С. ремонт офиса был произведен с июня 2015 - по август 2015 года. В конце августа 2015 года меняется директор новый директор Иванов М.И. по документам в протоколе с 27.08.2015 года, по трудовому договору он вступил в должность с 21.12.2015 года (у нас бардак если честно). Каким образом я должна сделать договор займа от Иванова М.И. когда в период проведения ремонта был другой директор. я ведь не могу отдать деньги человеку который не вкладывал ничего. В наличии у меня только расписки от строителей которые делали работы (они отпадают сразу же) и кассовые чеки на строительные материалы. в феврале 2016 года это помещение у нас отобрали собственники (кто нам его продавал) и отдавать не хотели, они наше помещение сдавали в аренду другому ЮЛ. В январе 2017 года мы выиграли суд и это помещение присудили за нами, директор хочет чтобы все затраты по ремонту с них взыскать.
Другой вариант, подаем в суд на компанию суд выигрываем и по решению суда я все завожу в программу?
Как быть я перечитала уже все что можно.
Заранее благодарю за ответ

Полномочия руководителя действуют со дня подписания протокола собрания участников. Трудовой договор составлен с нарушением закона.
Расписки от физ лиц не имеют юридической силы. Должны быть договоры подряда. Но если бы они были, у Вас должны быть официальные начисления доходов, налогов и т.п. Вы приняли правильное решение, не приняв расписки к учету.
Вы можете составить акт выполненных работ по ремонту во время полномочий нового руководителя. Работы могли начаться при предыдущем руководителе, а закончиться при действующем.
Чеки, датированные периодом действия полномочий Перова, нужно оформить на него, договор займа тоже. А при смене руководителя оформить внесение займа от Иванова и возврат займа Перову.
Напоминаю, что даты бухгалтерских операций должны быть текущими, а не 2015 года.

Я не понимаю, о чем идет речь: "Другой вариант, подаем в суд на компанию суд выигрываем и по решению суда я все завожу в программу?". По решению суда Вы можете получить компенсацию.
Какая главная цель: уменьшить задолженность по подотчетным суммам руководителя или получить компенсацию расходов на ремонт офиса?

Всем хорошего дня.
У меня есть еще вопрос. Все в продолжении этой темы.
Скажите пожалуйста в чеках которые мне предоставил руководитель есть чеки на приобретение канцелярских товаров, посуды для офиса, мне ее тоже учитывать этим годом?
Заранее благодарю за ответ.

Все документы можно учесть текущим годом.

Уважаемые коллеги добрый день.
Обращаюсь к вам с просьбой помочь решить мой вопрос.
Впереди годовая отчетность, но у меня опять небольшая проблема. ПОДОТЧЕТ.
у меня в подотчете директора за 2016 год числиться сумма 600000,00 рублей. он мне никаким образом ничего не может закрыть. понятно что он нам выдает черную зарплату на эти деньги, но перекрывать ведь каким то образом ее тоже надо. Читала сегодня на форумах некоторые бухгалтера делают так: кидают с 71 счета на 94 невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи, далее со счета недостачи 94 на счет 73 прочие расчеты с сотрудниками - отражают задолженность сотрудника перед организацией далее с 91 прочие доходы и расходы закрывают задолженность на 73 расчетном счете типа списывают задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации - делают приказ о списании этой суммы)
Подскажите как все таки правильно сделать, ведь перечислять НДФЛ и страховые взносы ясно понятно он ничего не будет и возвращать деньги в кассу тоже.
Заранее благодарю за ответ

Надежда, здравствуйте. Хочу Вам дать не ответ, но совет на кой Вы фирму так подставляете тем что сообщили и ЫИО директора, свои данные как главбуха выложили?... Вы Бы ещё ИНН компании написали и адрес сейфа где "чёрные" деньги лежат. Вы меня извините. Будь я фискальным органом я бы обязательно ну очень заинтересовалась кто тут такие вопросы с такими подробностями задаёт...

Уважаемая Татьяна, добрый день.
Спасибо что вы написали.
Но все ФИО и название фирмы абсолютно другие. ))) подстраховаться тоже нужно

Дайте лучше совет что делать и кто что делает в этой ситуации пожалуйста. Ну да бардак я не властна что либо изменить.

Здравствуйте.
Даже в том случае, когда Вы списываете задолженность сотрудника с 73 счета у физ лица возникает доход, который должен быть обложен НДФЛ и страховыми взносами. Это не выход.
Можно сделать возврат подотчетных сумм и выдать директору процентный заем лет на 5 и более. Этот срок выходит за проверяемый период. Грамотно пропишите уплату процентов за пользование заемными деньгами. И пусть этот заем висит как минимум в течение срока действия договора. Эти операции тоже отражаются по счету 73. Если сложится подходящая ситуация, когда понадобятся деньги в кассе, заем можно возвращать.