Переход на электронную трудовую книжку в программах 1С

: Опубликовано 10.07.2024 08:42; Просмотров: 4896

Работник с бумажной трудовой книжкой имеет право в любое время отказаться от нее и подать заявление о переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку). Ваша задача напомнить ему, что обратно перейти с электронной трудовой книжки на бумажную нельзя (Письмо Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054). Если сотрудник согласен, то необходимо сформировать верные документы в программах 1С и отправить отчет ЕФС-1 подраздел 1.1. Как это делать расскажем в данной статье.

Трудовые книжки в бумажном виде продолжают вести на работников, которые не отказались от этого. В них отражают сведения о работнике, приеме на работу, увольнении или переходе на электронную трудовую книжку и др.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) - сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которые хранятся в СФР и формируются на основании направленных работодателем подразделов 1.1 ЕФС-1.

ЭТК ведут по работникам, впервые принятым на работу начиная с 01.01.2021 или подавшим заявление о переходе на ЭТК. По остальным продолжают вести бумажные трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления внесите запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку и выдайте ее работнику. Не позднее 25 числа следующего месяца сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 (ст. 2 Закона N 439-ФЗ, п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).

Приступим к практической части и рассмотрим такой пример: сотрудница Ильченко Е.Н. принимается на работу в ООО «Дом шоколада» на полную ставку на должность бухгалтера по заработной плате с 05.06.2024 г. Заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки она писала у предыдущего работодателя еще в конце 2020 г. О своем желании перейти на электронную трудовую книжку она указала в заявлении от 01.07.2024 г.

Если вы начисляете зарплату в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0, то в документе «Прием на работу» в разделе меню «Зарплата и кадры» – «Кадровые документы» в строке «Трудовая деятельность» нужно было поставить галочку «Продолжение» и указать «Способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы» в бумажном виде.

Дату заявления можно не ставить, если у вас нет этой информации.

Напоминаем, что если вы не видите у себя пункт «Кадровые документы», то необходимо в разделе меню «Главное» - «Функциональность» на вкладке «Сотрудники» включить этот функционал.

Если вы начисляете зарплату в 1С: ЗУП ред. 3.1, то в разделе «Кадры» - «Все кадровые документы» (или «Приемы, переводы, увольнения») нужно было указать аналогичные сведения на вкладке «Главное» документа «Прием на работу».

При формировании отчета ЕФС-1 подраздел1.1 по приему на работу мы видим, что данные о прошлом месте работы не подтягиваются в отчет, это верно. В отчете есть только кадровое мероприятие прием на работу.

1 июля 2024 г. сотрудница принесла заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Если вы начисляете зарплату в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0, то в разделе «Зарплата и кадры» выберите пункт «Электронные трудовые книжки».

Далее создайте документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Если вы начисляете зарплату в 1С: ЗУП ред. 3.1, то пункт «Электронные трудовые книжки» находится в разделе «Кадры».

Создаем документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Дата документа должна быть равна дате подачи заявления о переходе на ЭТК.