Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать

Опубликовано 22.05.2013 22:34

Наверняка, многие из вас слышали о том, что периодически нужно создавать копии информационной базы, в которой вы работаете.  Кто-то придает этому большое значение и старается аккуратно соблюдать это правило, но к сожалению, таких людей меньшинство, и как правило, это те пользователи, которые уже когда-то сталкивались с проблемой потери важных данных. А если проблему можно предотвратить, то почему бы так не сделать?

Итак, для начала давайте разберемся, какие опасности подстерегают каждого из нас и каковы могут быть их последствия. Допустим, Вы - единственный бухгалтер в небольшой компании, база данных 1С находится на Вашем компьютере и доступ к ней имеете только Вы. Такая ситуация встречается очень часто. А теперь представьте, что произойдет, если Ваш компьютер сломается? Пройдет достаточное количество времени, пока поломка будет обнаружена и устранена. Особенно тяжело будет, если это произойдет, например, в период сдачи годовой отчетности. А если повредился жесткий диск компьютера и восстановление данных окажется невозможным? Готовы ли Вы в этом случае восстанавливать всю информацию за большой период из первичных бумажных документов на новом компьютере? Неужели Вы готовы так рисковать своим  личным временем и нервами? При этом, если бы регулярно база копировалась на флешку или внешний жесткий диск, было бы достаточно просто переустановить 1С на другой компьютер (пусть даже и на Ваш домашний), загрузить базу и начать работать, как ни в чем не бывало.

Кроме физической поломки компьютера с базой данных может произойти и другая беда - компьютер могут атаковать вирусы. Один раз я наблюдала ситуацию, когда вирус просто "съел" базу данных. Причем от этого тоже никто не застрахован, т.к. всё время появляются новые и новые вредоносные программы и производители антивирусов не всегда могут отреагировать мгновенно. А база данных - лакомый кусочек для таких вредителей, ведь её исчезновение или потеря работоспособности доставит много проблем владельцу.

Ну и еще один важный, на мой взгляд, момент. Наверняка, многим знакома ситуация, когда вдруг  цифры в оборотно-сальдовой ведомости взяли и "сами поменялись". Причем  часто в уже закрытых периодах. Обычно, такая ситуация вызывает панику, ведь непонятно, почему так получилось и как всё исправить? Эта проблема решается очень просто, если у Вас есть несколько копий базы, сделанные в разные периоды работы. Нужно просто поочередно восстанавливать копии отдельно от Вашей основной базы, смотреть оборотно-сальдовые ведомости, найти ту базу, в которой цифры были еще прежние, сравнить карточки тех счетов, остатки по которым не сходятся и понять, в чем разница между ними. А затем просто проанализировать, почему появились эти отличия - например, случайно отменили проведение или пометили на удаление старый документ. Всё это Вы легко можете сделать, сравнивая 2 базы, а имея лишь распечатанную отчетность за предыдущие периоды, найти причину расхождений иногда практически невозможно.

Надеюсь, я убедила Вас в необходимости регулярного копирования базы? Теперь разберемся, как это сделать.

Для того, чтобы выгрузить информационную базу из 1С нам необходимо закрыть программу, а также попросить это сделать всех пользователей, которые в ней работают в настоящий момент, затем необходимо запустить программу в режиме "Конфигуратор". И зайти в меню Администрирование -> Выгрузить информационную базу

Затем выбираете папку, в которой будут храниться копии баз и пишем имя файла, в который будет выгружаться копия (как правило, в качестве имени указывается сегодняшняя дата) и нажимаем кнопку "Сохранить".

После окончания выгрузки программа выдаст сообщение

Ну вот и всё, нажимаем "ОК", закрываем конфигуратор и работаем дальше спокойно!

Наверно, у Вас остался еще один вопрос - как часто нужно делать копии базы данных? Это зависит от того, насколько у вас большой объем информации вводится в базу ежедневно. Я могу сказать так - делать копии нужно с такой периодичностью, чтобы восстанавливать данные в случае их потери было не слишком трудоемко. Ведь учтите, что если Вы решили делать копии, например, раз в неделю по понедельникам, то в случае "поломки" базы в пятницу, Вам придется восстановить всё, что Вы делали с понедельника по пятницу. Однако, делать копии слишком часто без большой необходимости тоже не стоит, т.к. копии базы занимают достаточно много места на диске/флешке. Поэтому делать копии ежедневно я бы рекомендовала только крупным организациям, с количество работающих пользователей 5 и более и достаточно большим документооборотом. Для всех остальных оптимальным режимо; является один раз в неделю, а также обязательно делать копию перед каждым обновлением информационной базы.

И в заключение хотелось бы еще сказать о том, что в настоящее время существуют специальные программы, которые "умеют" самостоятельно делать копии различных баз без участия пользователя с заданной периодичностью. Как правило, в большинстве крупных организаций копии баз делаются именно с помощью таких программ. Стоят они сравнительно недорого и продаются обычно в тех же организациях, что и программы 1С. К тому же, если в штате вашей организации есть программист, то он может написать для вас программу копирования базы сам. Осталось только вежливо попросить его это сделать :)

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов